摘要：传统的档案管理是建立在纸质信息管理中的，随着国家电子信息技术的不断完善，电子政务和电子商业的实施应用也促进了电子档案的发展，电子档案的管理方式也逐渐投入到档案管理的应用当中。与传统实体的纸质档案管理方式不同，电子档案管理模式有着高效、高速、轻便、信息检索快、处理方式快、信息更新及时等特点。此外，随着网络技术的快速发展，信息管理呈现出准确性和一致性的特点。目前，我国的档案管理正朝着数字化和电子管理的方向发展。
关键词：档案管理；工作内容；模式；转变
1 档案管理工作内容的变化
1.1 档案收集整理工作
传统的档案多为纸质档案为主，工作人员主要负责档案的收集工作、整理工作和归档工作。目前，随着网络信息时代的不断发展，档案资料不再仅仅局限于纸质版本，更多的是电子档案的接收。或者是纸质档案数字化，对数字化的纸质档案进行整理，导入系统。
1.2 保存档案工作的过程
传统的档案保存工作需要投入大量的人力和财力，因为档案的数量以及档案的管理过程都十分烦杂。在传统的档案管理工作中，不仅需要大量的资金，还需要大量人力对档案进行核对，并对档案加以管理。随着互联网的发展，档案越来越受到人们的关注和重视，对档案的使用也越来越频繁，传统的档案管理方式已经不适应企业管理的需要，也不利于档案的长远发展。只有对档案管理工作进行新的变革，才能适应当前企业发展的需要。因此，要通过先进的信息技术对档案进行管理、保护和利用，从而保证企业档案的安全性、稳定性和利用的时效性。
1.3 档案管理工作呈现新趋势
电子档案管理主要以电子数据、软件系统为主，这就要求在日常档案管理工作之中，应及时做好档案信息内容备份的工作，并不断完善、更新档案管理系统，加强档案的安全管理，避免非法访问和信息内容随便被篡改的情况出现。
2 档案管理工作模式的转变
传统的纸质文档管理不仅费时，而且后期管理效率相对较低。电子档案管理主要是维护好档案存储服务器，计算机系统和档案管理软件等硬件设备，并通过电子手段对档案进行分类、分级别管理。档案管理工作内容的转变带来了工作模式的转变，在档案管理过程中，要对档案信息进行核对，确认无误后再进行保存和管理，以提高档案信息的真实性。对一些非常重要的档案，应确保其安全性和完整性，全方位做好保管措施。此外，要运用先进的管理理念和管理方式来保证档案的安全。档案管理工作人员要提高自身服务意识、业务水平、职业素养和综合素质。
2.1 管理方式的转变
档案管理涉及公司或个人的隐私，必须要提高档案管理工作人员的安全意识和保密意识。
第一，必须做好保密工作。进行档案查阅必须在档案管理人员的授权下进行，并且不得随意打印，必须经由档案管理人员及相关领导同意，才可申请纸质版本。
第二，在日常的管理实践中，档案管理工作人员要经常对档案进行备份。
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第三，电子档案的管理主要是对计算机系统和档案管理软件进行管理，档案管理工作人员要经常检查并更新计算机系统，发现故障要立即通知相应的技术人员进行处理。定期维护硬件设备，做好系统的安全升级。
第四，电子档案的管理看似简单，但很多管理细节都要引起重视。比如：档案信息输入时，要注意对信息的检查等。电子档案的管理工作对档案管理工作人员有了更高的要求，首先，它要求档案管理工作人员必须提高自身专业性，要有扎实的专业技术。其次，还要求档案管理工作人员必须提高综合素质，并具备责任心、耐心、细心等基本职业素养。电子档案的存储方式只需要一定的内存和硬盘就可以完成，改变了纸质档案的存储方式。档案存储方式的改变意味着档案管理的制度也要发生改变。传统的纸质文档管理效率低下，为确保信息的安全性，人们查阅档案时不可以携带手机等电子产品。目前的档案查阅会有专门的摄像头监督，人们可以携带手机进入档案馆，但不可以拷贝、拍照等。对违反相应规定的行为会给予严厉的惩罚。随着信息技术的发展，人们的思想观念也发生了变化，这时就要创新管理方式，不断学习先进的管理经验，运用先进的技术来提高管理效率。在管理的过程中，要认真贯彻“以人为本”的管理理念，并完善相应的管理制度，只有把两者紧密联系起来，才能促进管理模式的改变。
2.2 信息与档案的收集工作转变
传统的档案管理模式中，档案管理人员都是依靠档案的自然生成方式获取档案，之后再进行档案的归纳和管理，而这种情况下进行的档案收纳与管理都是在纸质文件的基础上进行的。此类方式基础工作量大、时间长，而且纸质文件会受到纸质和保存条件的限制，长时间的保存会使纸质文件在调取过程中遭到一定程度的损坏。同时，在调取时需要人工操作来进行，非常复杂且耗时，例如，建立会议记录这种信息量较大的文件档案时，通常都是应用人力记录的方式来进行档案的收集。但受限于记录人员的水平与能力，一般情况下记录的周密性就会有很大的差别，会影响档案管理工作的正常进行。在新时代背景下，档案管理的工作内容有了极大的转变，电子信息收录的方式能保证收录的档案信息的完整性，而且不受收录者本身的素质限制和收录的条件限制。档案的整理也可以依靠计算机技术来完成，编写相应的程序并按照一定的顺序收录来达到对信息收集管理的目的。电子信息管理具有较为严密的逻辑性，在进行档案的调取工作时依靠计算机的目录检索技术能快速进行信息的搜索与调取，快捷便利。相较于传统的档案收集与收录工作，新型的档案管理工作有着更加便利、主动的工作性质。
2.3 存储设备安全管理转变
电子计算机档案系统一旦出现故障很可能会导致原有的存储档案数据完全丢失甚至产生乱码。所以应对电子档案进行有效备份，有条件的，建议存储一份纸质档案，以备不时之需。目前，档案管理工作正在走电子信息化的管理路线，能在日常工作中对档案进行维护、备份，还有对异地数据也要及时收集，备份。对于电子档案存储设备，要定期检查，严格保管。电子档案也有一定的缺陷，容易受到网络攻击等，所以应加强网络安全管理，系统权限管理等。
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论文作者:文矿
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/7/24
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