摘要：随着现代建筑工程的迅猛发展，对于工程管理的重视日益提升，档案管理作为工程管理的重要组成部分，牵涉范围较广，若是处理好档案管理工作，可以为建筑企业施工管理效率和质量提升起到促进作用。本文就对建筑工程档案管理的内容、存在问题进行分析，并提出相应的处理措施，希望可以促进建筑工程档案资料管理水平的提高。
关键词：建筑工程；档案资料管理；问题；处理措施
在建筑工程中，工程档案资料的准确、全面与否，会对工程施工产生极大的影响，可以反应出施工中出现的各种问题，比如施工组织不到位、施工技术不合理、施工质量不合格等，是确保工程项目顺利完成与质量合格的关键因素之一。但就当前建筑工程档案资料管理来说，信息收集不及时、信息真实性差等各种问题普遍存在，了解问题并正确处理，是当前建筑施工企业面临的一项重要任务。
1.建筑工程档案资料的主要内容
1.1土建、安装等施工资料
在建筑工程项目中，其主要的施工内容就是土建、安装，具体施工资料主要包括工程的开竣工报告；图纸的审核、技术交底以及设计变更相关文件资料；施工组织方案、项目监理方案及相应细则、月报、例会记录等；建筑原材料、半成品、成品及构件的的质量合格证明、检查与实验报告；施工中相关的变形、沉降位移等监测资料；项目质量事故记录、处理与检测及音响工程验收等相关材料；项目施工技术实施与总结资料等[1]。
1.2项目竣工文件资料
在建筑工程的档案中，竣工文件资料占据着较大比重，是检验工程质量、日后建筑维护与改造的重要依据，主要包括工程平面布置图、建筑结构图、给排水、强电弱电、室外管线、空调通风以及其他特殊专业的竣工图等。
1.3综合性文件资料
综合性文件资料就是与工程项目相关的各方面文件，包括任务计划书、批准文件；项目的地质、水文、气象以及地震资料等相关文件；征地、拆迁安置文件资料；工程规划、消防以及环卫等相关文件；项目中标、施工与监理相关合同、协议及文件等；竣工验收报告、竣工结算、审计报告等等；项目其他有关的音视频资料等。这些综合性文件资料都与建筑工程项目有一定关系，通过对这些资料的良好管理，可以及时解决、预防施工中的一些问题，确保建筑工程的整体施工质量[2]。
2.建筑工程档案资料管理中存在的问题分析
2.1档案资料管理意识淡薄
对于建筑工程而言，虽然档案资料管理具有不可或缺的重要作用，但大多数建筑企业发展时期相对较短，一直采取的是粗放型管理，并没有意识到档案资料管理的重要性，将其视为可有可无的内容，档案资料管理意识较为淡薄，给予的支持力度十分有限。此外，一些建筑企业档案资料管理一直沿袭传统的管理手段，不仅造成大量人力、物力消耗，其管理效果也并不理想，档案资料的价值得不到充分发挥，也是妨碍档案资料管理发展的原因之一。
2.2档案资料管理机制落后
在大部分建筑企业中，重建设、轻管理的现象较为普遍，虽然有创建相关管理机制处理，但依然对档案资料所蕴含的价值没有充分认识，采取敷衍了事的态度，许多档案资料都是虚假的，没有给予足够的人力、物力支持，导致档案资料管理处于相对较低的水平。同时，由于重视不足，档案资料管理并没有形成完善的监理机制，基本上没有设置专门的监理人员，档案资料的收集、保存等环节没有严格的流程与规范，数据混乱、失真等情况时有发生，档案资料的效果自然也会受到极大影响[3]。
2.3档案资料管理人才缺乏
建筑工程档案管理并不是一件简单的工作，在近些年建筑行业高速发展下，建筑施工、监理、安全管理等各方面涌现出了大量人才，但对于档案管理而言，专业人才还是较为缺乏的。在大多数建筑企业中，档案管理工作人员都是由其他岗位转职或者兼顾的，只是根据自身经验来进行管理，缺乏系统的档案管理理论与专业知识，管理缺少科学性，效率低、效果差，是档案管理工作亟待解决的问题。
2.4电子化归档后的两级化
目前，由于电子信息技术的高速发展，而办公网络化、自动化程度越来越高，并且，由于档案工作的持续发展，也开始朝着数字化、网络化的方向迈进，档案电子化建设工作初具成效，但是问题也接踵而至。首先，在档案资料推行电子化管理之后，便不再注重、甚至可谓忽视了传统的纸质档案管理；其次，未重视电子档案资料的误删、保存介质。因此，既找不到传统纸质档案资料，也搜索不出电子文档的局面时有出现。
2.5电子档案信息存在网络安全问题
电子档案实行的是无纸化办公，全部资料信息均依托于计算机这一媒介。所以，电子档案对网络环境十分依赖，而网络本身便具有开放性特征，所以档案的安全问题更为严峻。网络环境的广域性、大量信息数据的共享性、通信通道的公用性等等，这些因素都会使得电子档案在传送以及访问时容易出现信息文档被破坏、非法调用、泄漏、丢失等问题，相较于传统纸质档案，电子档案的保密性和保真性明显更低。而且，只要是存储电子档案的媒介受损，那么档案信息将无法恢复。电子档案是以高新科技为基础的，其形式与内容处于相互独立的状态，内容较为容易因计算机系统、“黑客”攻击和“病毒”感染而被破坏或改动。因此，当前电子档案的法律效率也不太明确，在部分案件之中，司法机构甚至不将电子档案作为采纳对象。
3.建筑工程档案资料管理问题的处理措施
3.1强化档案资料管理的意识
要想推动建筑工程档案资料管理的进步，正确的认识是必不可少的，因此，需要加大对建筑工程档案资料管理重要性、必要性的宣传，让企业所有员工都对档案资料管理有足够重视，为档案资料管理的实施创造良好的氛围和基础。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其中，领导层应加大对档案管理工作的重视，从资金、人力等方面给予更多的支持，引进先进的管理经验、技术，运用信息化手段，来建设高水平、高效率的档案资料管理平台，提升管理工作效率；基层员工应主动参与到档案资料管理中，按照相关要求，做好工程项目相关资料的归档、提交，将信息及时反馈给管理部门，加强各部门间的协作，促进档案资料管理水平的提升[4]。
3.2完善档案资料管理的机制
完善的管理机制是建筑工程档案管理有序、高效开展的基本保障，对此，建筑企业应当分析以往档案管理工作中存在的不足，对管理的流程、职责以及机制等加以明确，为档案管理的实施提供准确依据。在建筑工程施工中，需要建立专门的档案资料管理小组，编制相应管理方案，加强与监理、施工等相关单位间的配合，全面收录工程各方面的资料，避免出现资料的缺失或者数据失真等情况，并做好档案资料的保管，提升档案资料管理的可靠性、安全性，为档案资料的价值的深入挖掘提供良好条件。
3.3培养档案资料管理的人才
建筑工程档案资料管理工作是要由相应管理人员来完成的，人员素质水平在很大程度上影响着档案资料管理的成效，对此，培养专业的管理人才是极为必要的，具体措施有：
首先，加强对档案资料管理人员的培训。对于档案资料管理人员，开展相应的专业培训，包括档案资料管理流程、实际操作注意事项、档案录入规范、档案管理先进理念与技术等等，不断提升管理人员专业技能水平，并将其落实到实际档案管理工作中，提升管理的规范化，减少管理人员的失误或不足，为档案资料管理奠定良好基础[5]。
其次，做好档案资料管理人员的考核。在人员新聘或者培训完成后，需要对其进行考核，确定管理人员是否具备足够的专业能力，能否达到档案资料管理工作的要求，对于无法满足要求的，需要重新培训或者剔除，避免工作能力不足造成的管理疏漏，影响到档案资料的真实性。
3.4加强档案资料管理的监管
监管对建筑工程档案资料管理是具有极大约束作用的，构建良好的监管机制，组建相应的监管部门，对工程档案资料管理的流程、资料来源、操作规范性等进行全方面监督，有效杜绝伪造数据、信息不全面等不良现象的发生，对提升档案资料管理质量是极为重要的，有助于促进建筑工程整体施工的进步。
3.5强化电子文件归档
伴随着OA 办公网、 E- Mail、CAD 文件、建筑项目与阶段软件、施工组织编辑软件等的广泛推广应用，档案资料的存储载体发生了改变，电子载体是其新的发展形式，主要类型有光盘、磁盘、网络服务器等等。
3.5.1正确认知电子档案安全管理的关键性
从思想层面着手，改变旧式思想，严格执行各级责任制度，对档案安全管理层层把关、全面负责，通过完备的管理机制，实现内部工作人员的严格管理，促进电子档案资料管理的安全性提升，预防非法访问，争取达到无授权用户“进不去、拿不出、看不到、改不了”的效果，从而确保电子档案的真实性和完整性。
3.5.2国家、地方、行业推出规范标准
电子档案管理工作要想变得有序化、合理化、科学化，就必须要有国家、地方或是行业的相关规范条例给出执行标准。尤其是对于那些需要进行长期储存的招投标文件以及建筑结构资料等等，都必须要对其操作程序进行严格的规范，禁止越权行为，在对文件进行存储时必须要做好技术处理。
3.5.3做好电子档案的备份工作
电子档案信息的备份可按照单位的具体事情来确定是否需要多套备份、异地存储等等。所谓备份，便是将电子档案资料存储在不同的电子媒介上，最好是“三备份”。其中一种备份介质是本地物理介质，需要创建一处适合保存光、磁介质的空间，载体需要竖直排列，而且必须要能够具有防止阳光照射、空气灰尘污染、抗变形强等功能，附近不得有磁场或有害气体。若是条件允许，可以使用防磁柜这类专用设备来保存电子档案载体。所有电子档案的载体都要定期接受检测与靠背，从而保证档案信息的完整性。检测方式可用随机抽样或是等距抽样等，检测周期至少设置为半年一次，抽样的频率不得低于总数的十分之一。拷贝周期则通常为四年一次，而且，原载体在拷贝之后继续保存的时间不得低于四年。而另外两种备份通常保存在不同网络远端服务器上。
3.5.4严格管理电子档案的操作权限和用户口令
应当在电子档案管理系统类设施严密、全面的操作权限管理体系，结合加密技术，确保电子档案在进行传输时的安全性。对于用户口令，一方面要保证口令的设置合理性，不可使用简单常用的符号作为口令；另一方面需要设置口令更换周期，从而有效防止外人盗用口令，作出非法访问和越权访问行为。必须要对文件密级实行严格管理，并且要做到单机操作、专机专用。按期对软件进行检测，必须安装好防火墙、杀毒软件等。
结束语
综上，建筑工程档案资料管理价值巨大，不仅关系到工程的质量与安全，也与众多相关方利益密切相关，做好建筑工程档案资料的管理是势在必行的。从现阶段建筑工程档案资料管理情况来看，有许多不足之处，深入分析、了解这些问题，采取针对性处理措施来改善管理工作，提升管理水平，对建筑工程档案资料管理工作发展进步是有重要作用的。
参考文献
[1]王琳.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].绿色环保建材,2018(02):197.
[2]李梦娜.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].门窗,2017(05):79.
[3]王宇青.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].建材与装饰,2017(18):169-170.
[4]苏碧云.浅析建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施[J].江西建材,2017(02):283-284.
[5]刘元元.建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015(03):49-50.
论文作者:覃玉鸾
论文发表刊物:《基层建设》2019年第10期
论文发表时间:2019/7/4
标签：档案资料论文; 建筑工程论文; 档案论文; 电子论文; 文件论文; 资料论文; 档案管理论文; 《基层建设》2019年第10期论文;