摘要：本文总结了房产档案部门在提供查询利用服务时遇到的难题，并结合信息化时代的优势提出相应对策，阐述如何利用创新方式和创新理念解决种种现实问题。
关键词：信息化；房产档案；查询利用
当今时代，随着社会快速发展，城市化进程加快，城镇面积和人口都急剧增加，房地产行业及城市扩建事业也随之高速发展，房产登记档案的数量每年成倍递增，房产档案重要性和不可替代性也日益凸显出来。房产档案的管理模式和管理方法也随之发生巨大变化，传统的档案管理手段已不适应现代化档案发展趋势的要求。如今，房产档案使用单纯的数字化手段也不断涌现出各种问题，我们需要用信息化和网络大数据时代的思维解决这些问题，进一步优化服务，夯实房产事业的基础。
一、当前房产档案查询利用遇到的难题
（一）系统更新快，造成信息衔接不上。自实现数字化以后，房产档案管理系统和房地产市场信息管理系统如雨后春笋，各显神通，各个地区房产管理部门都根据实际需求选择了各式各样的房产档案管理系统，甚至许多地区的房产部门组建了自己的信息系统开发团队，量体裁衣地开发出适合本地区本部门的房产管理系统，系统在房产档案查询利用工作发挥了重要作用，相对于以往的手工查询和电脑存储查询都有着准确率高、检索方便、存储量大的优点。可从长远来看，无论在开发当时多完备、功能多齐全的系统都无法满足日新月异的需求变化，如大家熟知的“千年虫”问题，在房产档案查询系统中也存在同样的尴尬：以前的身份证登记簿中是15位数字，而现在因身份证号码升位而造成身份证信息前后差异无法互查。查询系统在输入新身份证号的情况下，不能自动检索出与之相匹配的旧的身份证号，只能用新身份证推断旧身份证号码，如果早期纸质档案中身份证信息不完全，有些档案内容缺项，使用现行电子登记簿就无法全面反映个人信息，造成判断和查询困难。系统跟不上需求时，就必须换新的系统，新旧系统在更换时除成本较高、工作量大外，还存在个别信息导入不全、乱码或因格式等其他原因无法导入等问题，造成了查询时出现误差。同时新旧系统的更换需要对系统工作人员进行全员培训，成本较大且容易造成工作滞后。
（二）房产档案信息没有实现共享，导致信息孤岛现象。房产档案查询利用工作往往与土地开发、划学区教育、城市建设、个人信用贷款等事项密切相关，而房产部门的各项工作与不动产登记部门、国土部门、公检法司机关、银行、学校、房地产开发公司等单位和部门有着密不可分的关系。而这些密切相关的部门在信息查询系统方面却很少做到联机查询、联合办公，导致群众办事时牵涉到多个部门时不知所向，多跑腿，少办事，如群众办理首套房贷款抵押，除需到房产档案部门开具首套房证明，还需到银行等多个部门办理手续。许多通过系统能一键查阅的事项却需要拿着介绍信跑两个甚至多个部门，如法院、检察院需查封、查询某人的房产，还需要派遣人员到房产档案部门进行查询，工作效率低，大大增加了人力物力成本，与信息化时代便捷、一站式办公的发展趋势严重不符。
（三）档案扫描质量差，纸质档案利用率高，导致档案不安全。各个地区的房产档案部门在初步形成数字化档案时都不可避免的因为工作人员操作不规范、监管不到位、仪器不够完备等原因导致档案扫描图像模糊不清、不齐全、图像与档案不符等种种问题，这些问题在查询利用时都只能依赖于调阅纸质档案来解决，这样既增加了纸质档案的安全风险又提高了归档的错误率。
二、如何解决房产档案查询利用难题
（一）建立开放性的、动态的系统，建立房产管理业务规划的动态更新机制。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆与其它静态的档案不同，房产档案会随时因房地产权属的变化而产生的新档案或发生变化，形成一个动态的、开放的系统对房产档案查询利用工作发展至关重要。
针对对房产档案系统更新换代快的需求，为避免频繁更换新的系统，最重要的是建立开放性系统。考虑到数字化档案未来发展的需要以及其他房产管理系统和电子政务网络的技术集成和资源共享，系统总体结构应具有兼容性和可扩展性。即可以包容不同厂家不同类型的先进产品，便于升级换代，使整个系统可以随着科学技术的发展，不断得到充实、完善和提高。这样就避免了频繁的更换系统带来的不便和误差。
针对房产档案变动频繁、更新快的特点，就需要建立面向动态业务的数字化档案系统。通过在数字化档案系统中内置基于业务规则的动态更新机制，在线跟踪房产的权属变化，如变更、转让、查封、灭失、抵押等。动态更新数字档案的状态和内容，保证数字档案与房产权属现状的严格同步和一致。
（二）充分利用网络化、信息化工具，提高利用效率和便利性。当前房产档案的管理工作逐渐进入了网络化模式，利用网络和信息就能十分便利地实现房产档案信息的整理、检索、归档以及查询等目标，从而极大地提升房产档案在管理工作中的效率，同时对用户而言，也为他们带来了便捷的服务。所以，我们在完善房产档案管理系统的基础上，还需要充分利用“互联网+”思维，创新理念和模式，以人为本推动房产档案利用和服务模式创新，开展如自助查询、网络预约、微信公众号、手机APP、二维码在线查验等多样化、个性化的便民服务。
房产档案自助查询服务推行以来，减少了群众排队和来回跑，是一大创新，而在此基础上，还可以考虑将自助查询系统逐步推广到政务中心、银行、公证处、学校和公安办证中心等群众需要查询房产信息较多的办事部门，群众就可节省多部门办事的时间。在房产档案部门官网开通网络预约功能，可减少群众排队时间，工作人员也可通过网络预约预估查询工作量，提前做好工作安排，避免出现群众一天以上排队时间的现象。
（三）建立数字化统一的规范和标准。建立数字化档案，应根据系统总体结构和技术要求，订立统一规范和标准，以指导具体工作的实施，并在实施过程加强指导和监督，建立随机抽查和奖惩制度，加强对工作人员的业务培训，及时总结工作中出现的问题和经验，提高工作人员业务水平，减少不规范扫描件的出现，提高工作效率。如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描后在电脑中的保存格式等等，这些对以后提供利用时的效率和准确度起着决定性的作用，所以具备统一规范的标准非常有必要。根据国家档案局对电子文件与档案所制定的标准与规范，房产档案能够在管理工作中做到规范化，同时在房产档案的管理工作中，需要在国家的统一规范中确立良好的房产管理数字化标准，从而有效地提升房产档案的管理水平，提升服务水平。
三、结语
无可置疑，目前房产档案数字化正以飞快的速度融入现代信息网络化发展中，必将迎来房产档案工作的巨大进步。房产档案现代化管理工作任重道远，在这样高速向前发展的社会大背景下，房产档案工作需抓住机遇，迎接信息化、网络化时代的挑战，并充分利用网络信息资源，创新服务方式，为更好地服务人民群众，为好地为社会发展提供支撑而不断努力。
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论文作者:邓瑜瑜
论文发表刊物:《基层建设》2017年第12期
论文发表时间:2017/8/17
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