论科技档案的前身——兼析科技文件、科技文件材料和科技活动文件的区别，本文主要内容关键词为：文件论文,科技论文,科技活动论文,前身论文,区别论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
澄清科技档案的前身，这不仅是档案学理论的需要，也是档案学实践的需要。档案部门要保证科技档案的完整成套，首先必须明确科技档案的前身是什么。然而，有关这一问题，档案学界从来没有作出正面的回答。本人认为，解决这一问题的关键就是要明确科技文件、科技文件材料和科技活动文件三个基本概念，以及它们之间的本质差别。
一、过去的结论
关于档案的来源，在档案界早有定论：档案是在人类的社会实践活动中形成，由各种文件材料转化而来的。“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案。
然而，对一般规律的抽象并不能代替具体规律的揭示。在科技档案管理学以档案学中分流并发已完善自成体系的过程中，许多同志很自然地把档案是由现行文件转化而来的规律具体化为科技档案是由科技文件材料转化而来的。这一结论在科技档案专业的各种教材和文章中均有表述。最典型的表述方式有两种：
（1）直接指出：“科技档案由科技文件转化而来”。
（2）在下定义时，通过把科技文件材料作为科技档案属概念的方法，间接肯定了科技档案是由科技文件转化而来的观点。如将科技档案定义为：“在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。①
当然，在有些教科书中也提到了科技档案主要是由科技文件转化而来的，这说明作者已注意到了科技档案并不是全部由科技文件转化而来的这一客观事实，但科技档案的前身究竟为何物？这在书中并没有加以明确。
那么，科技档案果真是由科技文件材料转化而来的吗？要澄清这一问题，关键是明确科技文件、科技文件材料和科技活动文件这三个基本概念。
二、科技文件材料和科技文件概念的演变
科技文件材料，是50年代我国的档案文件工作者适应当时档案文件管理的需要而从苏联引进的一个概念。最早称为“技术文件材料”，其最初定义为“技术文件材料”，是以文字、技术符号、图表、录像等分式记载的，记录和反映现行生产、建设、科学研究和其它技术活动的那些正在使用的技术文件的总称。其中包括图样、技术文字材料、技术表格、技术照片等。②
总的来看，科技文件材料的原初概念比较科学地揭示了其本质属性。唯一比较明显的缺陷是用词上不够精确，根据理论上的解释，“技术”和“科学”（这里专指自然科学）是两个不同的术语概念，因此用“技术文件”来覆盖科学和技术文件就不很妥当。技术文件材料这一术语概念一直延用到70年代末，自80年代起，它被正名为科技文件材料。以此，技术文件材料这一术语成为了一种历史。
科技文件材料这一名词术语自出现以来，档案界对它的解释五花八门。比较典型的和有代表性的表述是：
1.“科技文件材料是一个总合性概念，它泛指一切科技文字材料、科技图样材料，科技表格材料，以及在不同载体上用其它各种技术处理形式形成的科学信息材料，如科技录音材料，科技录像材料等。……是一切科技、生产活动及其成果的记录。”③
2.“科技文件材料是在科技活动中产生、形成的，以特定的形式固定在一定载体上的各种记录。”④
从现实的情况看，前几年从第二种表述角度去解释定义科技文件材料相当流行和普遍。分析这种现象产生的原因，一方面可能与发现科技活动中产生的文件并非全部是具有科技内容的文件有关；另一方面可能是受科技档案定义角度的影响。
近年来，随着对科技文件材料认识的全面与深化，档案学术界逐渐出现了一种欲用“科技文件”术语取代“科技文件材料”术语的倾向，这种倾向集中体现在《科学技术档案管理学》（陈作明主编，1989年档案出版社出版）、《现代科技文件管理》（高鹏云著，1990年学苑出版社出版）和《科技文件学》（张照余主编，1993年华文出版社出版）三部著作中。在这三部著作中，不仅统一采用了科技文件这一术语，而且对科技文件概念都从作者各自的认识角度下了定义：
1.“科技文件是针对特定的科技活动编制的，正在用来传递科技思想和记录科技信息的科技文献。”⑤
2.“科技文件是以特定的文字、字母、术语、线条与声像等来表达与传递科技思想、科技活动的记录。”⑥
3.科技文件的广义概念是“科技文件是伴生于科学技术活动的文献。”科技文件的狭义概念是“科技文件是伴生并正效用于特定科学技术活动的文献。”⑦
仔细对比分析，80年代末90年代初产生的科技文件概念与以往的科技文件材料概念的一个最显著区别在于科技文件既可以是个体概念。又可以是复合概念，而科技文件材料只能是一个总称，一个复合概念，这是科技文件具体内容与载体形式多样性的反映。比如，针对某一张工程图纸，一份科技成果报告，我们可以说“这是一份科技文件”，但不能说：“这是一份科技文件材料”。因此，与科技文件材料术语相比，科技文件术语在具体使用时将具有更大的灵活性和实用性。
除此之外，两者并没有什么本质差别，只是在表述上后者显得更加明确和简练些。如科技文件定义1与科技文件材料的原意相近；科技文件定义2与科技文件材料定义2是同出一炉；而科技文件定义3则是一个在前人成果上的总概括，但其基本观点倾向于定义2。可是，以往的分歧目前依然存在。
三、关于科技文件以“科技内容”为种差的思辨
纵观科技文件和科技文件材料术语概念的演变过程，我们可以发现，档案学术界在这一概念的认识上始终存在着观点上的分歧，而分歧的焦点是科技文件和科技文件材料是否必须具有科技内容。关于这一问题的争议集中体现在定义中有关“种差”的确定上，即究竟以“科技活动”作为种差，还是以“科技内容”作为种差。要解决这一问题，首先必须弄清分歧产生的原因。本人认为，这种分歧是由于意识到科技档案的来源范围（亦即前身）与科技文件材料原意的（初始含意）的外延范围不相吻合而引起的。
（一）从科技档案的来源范围分析：科技档案是机关单位和个人在科学技术活动中产生的，具有保存价值的知识形态和历史记录。也就是说，科技档案必须能够真实地再现或反映具体每一项科技活动的历史过程和活动成果。科技档案的这种本质属性必然要求科技档案具有有机的完整性，而保证这种完整性的根本途径就是将各项具体科技活动中产生的具有保存价值的全部文件（通常表现为成套文件）都归档。
由于现代社会中的绝大多数科学技术活动都是一项既有分工又有协作的系统工程。因此它不再具有纯粹的科技性（即理论上对科学和技术活动所作的解释）。通常，在每一项科学活动的全过程中，不可避免地含有个别为纯科技活动所必须的经济的、管理的环节，甚至司法的、外交的环节，在这些环节中产生的许多文件都不会具有科技内容。诸如：科技项目在审报、审批、计划过程中产生的某些申请、批准和计划性文件；为工程兴建而征用土地过程中产生形成的土地征用证书等在项目承包和国外引进项目过程中产生形成的承包合同和一系列非技术性谈判记录、协议；在项目财务经费管理中形成的概算书、决算书及其他的一些财务经济帐册报表；在项目鉴定验收过程中产生形成的某些奖励文件等等。上述这些文件虽然不是科技活动中产生的主体文件，但它都是完整地记录和反映一项科技活动不可缺少的有机组成部分。
事实上，伴随每一项相对独立的科技活动，通常总是产生两部分文件：一部分是大量的具有科技内容的文件；另一部分是少量的不含科技内容的文件。这两部分文件作为一个有机整体，共同记述和反映特定项目科技活动的全貌，是科技档案的来源。
（二）从科技文件材料原意的外延范围分析：科技文件材料只包括那些在科学技术活动中产生的各种“技术文件”，亦即具有科技内容的文件，而不包括在科技活动中按程序产生的非科技内容的文件。
很显然，“科技档案的前身是科技文件材料”，或“科技档案由科技文件材料转化而来”这种理论上的表述是有欠严密的。那么，如何对其进行修改呢？可考虑的方法只有两个：一是重新解释科技文件材料的概念，使其外延范围与科技档案的来源范围相一致。亦即使科技文件材料的概念扩大化；二是采用新的表述方式，此时的科技文件材料原意基本不变。在《现代科技文件管理》和《科技文件学》二书中，采用的是第一种处理方法，它通过运用“科技活动”种差使科技文件材料的原初的概念扩大了。而在《科学技术档案管理学》中，则采用的是第二种处理方法，它通过运用“科技内容”种差使科技文件材料的原概念基本不变，同时指出：科技档案是由科技活动的成套文件转化而来的。其中“以科技文件为主，但也往往含有少量非科技文件。⑧
上述过程，就是科技文件和科技文件材料概念中出现的“科技活动”为种差和以“科技内容”为种差两种不同观点的起因经过。也许，在有的同志看来，这两种观点只不过是表述方法上的区别，其最终在实践效果上将是殊途同归的。
其实不然，上述两种表述上的差别，实质上反映了人们对科技文件这一事物在认识上的差别。本人以为，以“科技活动”为种差去限定科技文件会产生以下一些问题：
1.理论上不利于揭示科技文件的本质属性。文件，首先是一个个体概念。社会实践活动中的任何文件都是在处理特定事务中一份一份产生的，亦即由“事由目的性”决定的，对于不同的具体事务的处理就会产生形成内容不同的具体文件。科技文件就是在处理具体的自然科学和生产建设等技术事务中产生的，具有科技内容，这是它和政务文件、财务文件、司法文件等其他各类文件的本质区别，否则，具体的文件与文件之间就无法进行明确区分。总之，文件内容的科技性是科技文件的本质属性之一。那么，为什么科技档案不从内容上分而是从活动领域上进行概念限定呢？这是因为科技档案归档保存主要是为了能够反映社会实践活动的历史原貌，亦即由“历史目的性”所决定，这就客观上规定了档案是文件的有机集合体，否则，档案就无法描述与再现历史，这样，档案也就失去了保存的意义。可见，档案是一个整体概念。不同种类的档案应能反映不同的实践活动。科技档案必须能够反映科学技术活动的过程和成果，能够描述科技发展的轨迹。文件和档案在形成过程中所表现的这种本质差别，决定了科技文件宣用“科技内容”加以限定，以区别其他类型的文件，而科技档案宜用“科技活动”加以限定以区分其他类型的档案。
2.实践上，模糊了科技文件与其它类型文件相区分的具体界限，给实际工作中区分各种不同类型的文件造成了困难。根据是否产生了“科技活动”这一标准去区分科技文件和其他文件，那么，就会得到这样的结果，在科技活动中产生形成的不具有科技内容的工作计划、总结、奖励文件、谈判协议及财务帐册等均为科技文件，而在综合性社会事务管理活动中产生形成的财务帐册、统计报表，甚至审批过程中形成的工程项目初步设计、可行性研究报告等均为政务文件。也就是说，内容类同甚至完全相同的具体文件在不同的活动领域中会变成不同的文件。这显然是不合理的，也是不符合实际的。
3.概念名称与概念外延不相吻合。科技文件顾名思义应是具有科技内容的文件，而用“科技活动”为种差将会使部分不含有科技内容的文件列入科技文件的范围。从而导致科技文件的名称与其概念外延的不一致性。这一方面将直接影响到有关理论阐述的严肃性；另一方面将直接影响到实际应用的可行性。科技文件作为科技人员、科技管理人员和科技文件工作者等广泛使用的名词术语，应属于普通的名词术语，而不是档案专业的专用术语，因此，档案学术界在对这样的名词术语进行概念定义时，应考虑它的实用性和通用性，不能仅仅以档案工作的需要为定义的出发点。
四、结论
综上所述，论证科技档案的前身与明确科技文件的概念具有非常密切的联系。由于科技文件的本质是本源性的科技信息，因此，在具体定义时宜以“科技内容”为种差，使科技文件和其他文件相区别。同时，为了正确表述科技档案的前身，有必要引入科技活动文件这一新概念。科技活动文件可以被定义为在自然科学研究、生产技术和基本建设等各项科学技术活动中产生的文件。它包括现行的科技活动文件和非现行的科技活动文件，其中以科技文件为主体，同时还包括相对少量的非科技文件。具体结论如下：
1.科技文件既是一个个体概念又是一个复合概念，而科技文件材料是一个复合概念，因此，在名词术语上可以统一使用科技文件，从而实现专业术语上的科学性、实用性和规范性。
2.尊重文件的运动规律、科技文件概念应有广义与狭义之分，这也是近几年来逐渐明朗化的一个必然趋势。广义的科技文件包括现行科技文件（即正在使用的科技文件）和非现行科技文件（即保存备查的科技文件，它是科技档案的主体文件）。
狭义的科技文件专指现行科技文件。
3.一切科技文件都具有两个最基本的特征：一是科技文件属于“文件”的范畴，是文件的一种类型，它具有文件的一般属性，这使它得以和一切非文件形态的图书、期刊、情报资料等文献相区别；二是科技文件含有自然科学和生产建设等科技内容，这使它得以和文件中其他各类非科技文件相区分。为此，广义的科技文件可以简单定义为：载有科技信息的文件。狭义的科技文件则可定义为：载有科技信息的正在使用的文件。在实际工作中，通常使用的是狭义概念。当然，以科技文献或文献或信息记录材料作为属概念配以适当的种差给科技文件下定义也是完全可以的。但笔者认为“科技内容”种差是构成科技文件概念种差不可缺少的组成部分。
4.现行科技文件是科技档案的前身，但科技档案的前身并非都是现行科技文件，它还包括少量现行的非科技文件，亦即科技档案的前身是现行的科技活动文件。现行的科技活动文件处理完毕后，具有保存价值的部分就转化为科技档案。可见，科技档案与广义的科技文件之间呈交叉关系；科技档案与科技活动文件之间呈从属关系。
注解：
①《科学技术档案工作条例》（1980年）
②《技术档案管理学》，中国人民大学出版社，1980年
③王传宇：《科学技术档案管理学教程》
④高鹏云：《科技文件材料管理》
⑤陈作明：《科学技术档案管理学》
⑥高鹏云：《现代科技文件管理》
⑦张照余：《科技文件学》
⑧陈作明：《科学技术档案管理学》
⑨陈兆祦：《＜档案管理理论与实践＞序》
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