电子文件的归档管理必须充分利用原基础，本文主要内容关键词为：充分利用论文,文件论文,基础论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
从共性出发，对电子文件、电子档案的管理仍离不开原来纸质档案的管理传统，离不开原有的档案管理基础，不能完全抛弃档案管理的一般原则、规律，我们还是可以参照纸质档案的管理经验对电子文件进行收集、整理、归档、提供利用。具体表现为：
一、利用原来的档案业务政策基础。电子档案只不过是电子形式而不是纸质形式罢了。其归档与不归档范围的区分、保管期限的确定、全宗管理的原则等，跟纸质档案并没有什么区别。
二、充分利用纸质档案管理的工作流程基础。办理完毕的文件经过归档以后才成为档案。这一点，电子的与纸质的没有很大区别。档案部门为了保证档案质量，往往从文件形成阶段就开始抓起。纸质文件归档的界限是自然存在的，即以立卷（传统方法）或“立件”（新方法）为界。经过立卷或“立件”的文件作为档案得到保管，而未进入卷或件的文件经过一段时间以后，就会被妥当处理，不会与档案混在一起。而电子文件与电子档案都是以电子的形式存在，流动性大，容易复制，应该强化“归档”这一环节。也就是说，电子文件只有在加盖了档案管理员才有权加盖的电子归档章以后，才能成为档案。因为电子文件存在逻辑归档与物理归档两种归档方式。电子文件与电子档案极易相混，我们在整理纸质档案时，如果以件为单位，每一件都加上了归档章，而以卷为单位的档案中，并不是卷里的每一件都有归档章的。对电子档案，必须每一件都加盖归档章。
三、电子文件的归档管理要充分利用原有的管理体制。国家档案的管理体制是统一领导、分级管理。档案事业又是以档案馆为主体，档案室为基础。电子文件的归档管理也应该以档案室为基础。档案室电子文件归档管理的进度影响着档案馆接收电子档案的进度。目前档案室的电子文件归档管理工作参差不齐，非常不尽如人意。有些能产生正式电子文件，有的却只能产生辅助性电子文件，甚至只能产生草稿性电子文件。严格地说，只有正式电子文件才能进行归档整理，形成电子档案。但是，即使是能产生正式电子文件的单位，其对正式电子文件的归档整理也存在着许多问题。有的只有文书文件，而没有科技文件，有的即使产生了，也不能归档，因为在办公自动化平台上没有设置档案管理平台。这样一来，档案室就不能很好地在电子文件归档管理中起到基础作用。而档案馆接收电子档案时，只能越过各单位的档案管理平台这一层次，直接接收各单位的电子文件。比如在台州市各级综合档案馆中，有两种办法得到了普遍的运用：一是通过机关信息中心接收各单位通过机关信息中心寄发的电子文件，二是通过视频采集系统采集当地的新闻联播。其实这两种办法是迫不得已的弥补办法，并不能根本解决问题。因为通过机关信息中心接收的电子文件只是电子文件，没有经过发文或接收单位的归档，不能称为电子档案。另外，经过机关信息单位寄发的文件只是各发文单位产生的电子文件的一部分，还有一部分电子文件没有通过机关信息中心寄发而是通过其他渠道寄发的，另外对内发文的文件档案馆无法通过机关信息中心采集到，这就影响了档案的完整性。治本的办法是像传统纸质档案那样集中到各单位的档案室，再由各单位档案室向档案馆移交，各单位的电子档案应该先集中到各单位办公自动化系统的档案管理平台，由档案室档案员在档案管理平台上进行归档，然后向档案馆移交。电子档案的管理也应该遵循在传统档案管理过程中行之有效的以档案室为基础的体制及全宗管理原则。有的同行认为各单位的办公自动化系统不统一，档案管理平台也不统一，会影响与档案馆的对接。笔者认为这或许并不是一个问题。只要他们在设计办公自动化系统的时候，注意到可以把电子文件转换成几种通用的格式就行。至于档案馆是不是已与各档案室联网问题也并不重要，因为一时做不到在线接收，进行脱机接收也是可以的。
综上所述，只要我们充分利用原基础，就可以减少电子文件归档管理的难度。当然我们也要充分注意电子文件的特殊性，针对特殊性来探索新方法，完全运用纸质档案管理经验和方法来管理电子文件和电子档案，也是行不通的。