湖南省永州市中心医院北院图书室 425000
【摘 要】在对文件档案一体化管理的内容和特点进行简要叙述的基础上，探讨了当前医院文件档案管理工作存在的主要问题。以提高医院文件档案管理水平，实现文件档案的一体化管理为目的，提出了对应的管理策略和建议，形成了相对完善的医院文件档案一体化管理体系。
【关键词】文件管理；档案管理；一体化管理
随着当前社会经济的持续发展以及医院业务、服务范围的拓展，尤其是在当前信息技术以及以信息技术为载体的电子文件系统，同样得到了快速发展，企业文件及档案数量都迅速增加，传统的文件档案管理方式、分段式的管理模式已经不能够满足当前电子文件、档案的管理需要，需要根据当前情况进行改进。因此，根据当前新形势、新环境和新任务，医院要进行文件、档案的一体化管理，通过将文件与档案管理工作融合起来，实现医院文件档案的创新发展。
1、文件档案一体化管理
在当前信息化背景下，卫生系统进行信息化建设是当前医院建设的必然选择，而文件档案的一体化管理则属于医院数字化建设工作的重要内容。当前，诸多医院还采用了传统的手工方式进行文件档案的管理。通过采用文件档案的一体化管理，将公文处理以及档案管理工作在同一个系统当中相结合，可以使得文书工作与档案工作形成一个相互融合的整体，使得档案管理部门可以对文书处理过程中产生的数据等信息进行充分的应用，从而有效的减少甚至消除重复工作量，提高档案管理工作的整体效率，达到改善传统文档管理方式的目的。同时，通过文件档案的一体化管理还可以使得文件处理更加精炼，并能够为档案系统的标准化建设提供基础。
2、当前医院文件档案管理工作现状
2.1 文件、档案管理工作由两个部门分别承担
当前，医院文件档案管理工作属于两个不同的职能部门完成的工作，主要采用了文件、档案各自为政的管理模式。在具体的执行过程中，将立卷归档作为两者的工作界限：在归档前属于办公室的文书部门管理；归档之后则属于档案室管理。在这种管理模式下，管理文书工作的行政人们通常只根据便于工作或者部门的实际需要出发，而在文件收发、等级以及转运等方面则不遵守相关规定，通常是在每年年初将上一年度的文件材料成批的方式转移到档案管理部门。这种方式会使得档案管理部门不能够合理的保证文件控制质量和数量，而且不能够对整个工作流程进行标准化的管理监督，尤其是还需要对移交的文件材料进行逐份审核、筛查，存在着工作量大，工作效率低等问题，人力、时间等浪费严重。
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2.2 没有统一的管理标准与制度体系
因为没一个医院各个职能部门的具体功能是不同的，甚至存在较为明显的差异，使得这些部门产生的文件没有一个统一的格式，文件最终归档的类别也不尽相同。尤其是对于当前大量产生的电子文件，缺少一个统一的管理标准和制度，导致文件处理过程中产生的信息不能够被档案管理部门所利用。在归档过程中又需要对档案进行重新的编目、著录、标引等操作，资源浪费现象明显。最为重要的是，没有一个具有操作性和翔实的保管期限表，使得医院档案管理工作人员对不同文件档案的保管期限是不甚了解。因为每一份公文实际保管期限没有通过文件形成人员确定，公文在完成流程归档之后，又需要花费资源对电子公文进行重新鉴定。
2.3 文件与档案管理软件不同
办公自动化系统与档案管理系统之间不兼容，存在着各自为政的情况，给现代电子文件的归档带来了难度。从实际的情况来看，部分使用办公自动化的医院，大多是基于医院既有的医疗管理系统而设计的软件。但是档案管理部门使用的档案管理系统则是行政部门根据部门自身的实际需要而设计的软件。两种软件设计目的以及采用的设计方法不同，运行过程中产生的文件数据不能够相互转换、共享，不能够实现文件档案的一体化管理。
3、医院实现文件档案一体化管理的相关策略
3.1 进行理念创新，实施文档一体化管理
医院在实施文件档案一体化管理工作中，首先要树立起坚定的文件档案一体化管理理念，并在组织机构、业务范畴、人才队伍等方面做好相应的准备工作。首先，要树立整体观念，在医院文件档案管理工作中实现管理的一体化，要充分考虑档案工作的实际需要，做好档案和文件管理的相互融合与衔接工作；其次，要强化医院组织机构的改革工作，设置一个合适的企业文件档案一体化管理组织机构，将传统的文件管理、档案管理以及信息管理部门进行有机的合并，通过统一组织、协调的方式实现文件档案的一体化管理；再次，要形成一个统一的文件、档案工作业务操作规范，并通过有效的业务指导将文件档案的收发管理、归档管理等工作协调起来；最后，还必须做好医院档案管理人才队伍的建设工作，培养一支素质高、技能过硬的文件档案管理队伍，为文件档案管理通知提供可靠支撑。
3.2 将医院文件档案管理与发展规划融合起来
通过将文件档案管理工作与医院的发展规划融合起来，可以为后续医院的发展提供支撑。医院的文件档案，尤其是电子文件管理工作必须要融入到医院的中心工作，通过强化与各个部门的沟通和协调，明确各自的职责，强化对电子文件前端的管理和全过程监控，可以实现对文件档案工作以及各项其他职能的相互融合与渗透，为医院的决策管理、医疗服务等提供支撑，促进医院的全面协调发展。
3.3 促进管理技术的更新，实现流程再造
对文件档案的管理流程进行全面优化，彻底打破文件档案分段你管理、不相互沟通的壁垒。档案管理的相关工作要提前介入文档的一体化管理系统当中，在系统设计之初就应该对文件管理以及档案管理的各项要求予以充分考虑，控制文件的真实性、完整性和有效性，实现对文件的同步鉴定、著录、标引等。充分应用对文件进行处理的文书过程产生的数据信息，避免档案管理部门的重复工作量，使得文件从收集、整理、立卷与归档、利用形成一个统一的整体，实现文件档案的精炼处理，保证文件档案的系统化、标准化，将文件档案管理人员从文件档案管理工作的繁琐程序中解脱出来。
参考文献：
[1]卓文友.论企业文件档案的一体化管理[J].档案管理，2014（3）.
[2]王晓萍.医院文件档案一体化管理的思考[J].中国集体经济，2016（6）.
[3]孙艳.医院图书档案一体化管理探讨[J].中国管理信息化，2016（6）.
论文作者:艾银娥
论文发表刊物:《中国医学人文》(学术版)2017年2月第4期
论文发表时间:2017/5/5
标签：文件论文; 档案论文; 医院论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理部门论文; 《中国医学人文》(学术版)2017年2月第4期论文;