办公室标准接待体系建设探讨
唐 霞
中核核电运行管理有限公司 浙江 海盐 314300
摘 要： 本文立足于办公室接待工作，根据作者从事多年接待工作的实践和思考，提出了在推进接待管理体系化、规范化、信息化以及人才培养等方面一些有益的探索。
关键词： 接待 体系化 规范化 信息化
引言
办公室作为企业的总办事机构和工作运转的中枢，承担着承上启下、沟通左右、联系内外的重要职能，具有无可替代的特殊地位和作用。必须紧紧围绕企业中心工作，服务企业改革发展大局，积极探索符合本企业自身特点的新思路和新办法，为实现企业健康持续发展和发展战略保驾护航。而接待工作作为办公室工作的重要组成部分，能够帮助企业建立一个良好的企业形象。本文围绕办公室接待工作，根据多年接待工作的实践和思考，提出了在推进接待管理体系化、规范化、信息化以及人才培养等方面一些有益的探索。
一、紧密围绕中心，服务大局，为公司经营发展做好后勤保障
接待工作不仅是公司内外沟通的桥梁，也是展现公司企业文化和企业形象的窗口，是公司软实力的一种体现。接待工作不仅是公司办公室的义务和责任，更有公司各部门的积极配合。比如涉及到的厂区环境的布置、安保工作、网络调试等。接待工作并不是一件单纯的小事，而是涉及到各职能部门密切协作的一个系统，形成了统一指挥、上下贯通、左右协调的接待工作运作体系。公司各部门需围绕着公司的发展战略，对每一次接待活动都精心策划，周密组织，协同配合。
在两条线路中，韩光曙为何选中学科建设和内涵建设？在他的逻辑中，内涵建设更多是指医疗质量与安全、精细化管理、以及服务的各方面，是医院必须做到及格线，是前60分。而从60分到100分，需要用学科建设来表达。
二、加强接待的宏观规划，统筹接待资源，提升接待能力
一个接待是否成功是需要提前规划和安排的，对不同的来宾，不同的调研时间，选择合适的调研路线很重要。对公司的接待资源需要进行有侧重地划分，既有科普性质的公众接待场馆，也有体现企业特色的专门设施设备。此外，在时间策划上，也同时策划了长短不一的不同线路，以满足不同的调研需求。
在配套住宿、用餐、会议场所等方面，我们与地方上建立了良好的合作关系，上级新标准下达后，积极与地方宾馆沟通，挑选一些硬件设施好，服务质量高，价格又满足制度要求的宾馆作为协议宾馆，加强对他们的业务指导和沟通联系。在内部食堂，也积极挖潜，建立定期与食堂厨师长的沟通机制，反馈接待中的相关要求。会议服务方面，专门建立了VIP接待会场布置和会议服务规范。我们有效整合接待资源，提升接待能力。
三、完善文件体系，接待工作规范化、精细化、标准化
（一）修订升版相关管理制度，接待工作有法可依
会议接待活动其他清单。除以上外，还开发了宾馆调研工作操作清单；外出会务工作物品单。
建立短信平台。为提高信息传递效率和增加接待信息的提醒功能，建立了短信平台系统，在大型会议接待中，我们会将各种会议、接待等通知信息通过短信平台发送到相关领导、参会人员手机进行提醒。极大地方便了信息的传递与沟通效率与时效性。
（二）完善各类流程细则和讲解词，实现清单式、标准化管理
会议接待流程模板。根据不同的接待级别，组织开发了清单式的接待流程：A-科普接待：适用于各类科普接待活动。B-重要接待：适用于重要的接待活动。
开发了A、B、C不同版本的接待方案模板。为适应向不同领导汇报接待方案，组织开发了三套不同层次的接待方案：A-接待手册：适用于发放给参会人员，内容简洁明了。B-执行流程：适用于向内部领导汇报整体方案，让参加接待的领导了解他的主要活动。C-实施细则：适用于参与接待的工作人员。
如何高效率、高质量地完成接待工作，接待相关的模板开发很重要。
为适应新形势下对接待工作的新要求，认真梳理了从中央到集团再到板块的各级管理制度，汇编成册，并对公司接待、会议相关管理制度进行了升版。包括《接待管理》、《会议类费用管理》、《文化宣传品管理》，这几个程序重点对接待、会议、文化宣传品的标准，审批流程，组织实施和费用报销等进行了明确，对接待工作的规范化、精细化运作提供了制度支撑。
工作流程信息化，有效利用现有工具提升管理水平和服务质量是适应新形势、新趋势的客观需要。近年来，我们在这方面进行了一些有益的探索，建立起了会议管理ERP平台、短信平台等，大大提升了公司办的信息化水平。
建立微信群。根据不同的接待工作需要，建立合适的微信群。比如参会人员群，主要用于会议信息通知，收集人员抵达和返程信息等；会务接待人员群，主要用于沟通接待工作的动态变化，接待信息的沟通，准备工作进展汇报等。
四、完善平台，持续改进，实现信息化、数据化
标准化讲解词的开发。根据不同的对象和接待目的，制定合理的调研路线，并开发标准的讲解词。我们的讲解词不但包括公司的，还有所在地地情的。有专业科普知识的讲解，又有人文故事的渗透。
开发投用会议管理ERP平台。利用此平台实现会议计划申报、审批，会议立项申报、审批，会议信息大数据统计等功能。该系统的正式投入使用，极大提升了会议审批的效率，也为公司办及时掌握公司会议费使用情况提供了方便。
根据本组研究结果,我们认为在采用注射器抽吸负压状态下同轴取材活检更容易成功,并且不增加穿刺活检相关并发症,而有助于明确椎体压缩骨折病因,减少椎体压缩骨折病因的误诊和漏诊,使患者获得更长期的良好疗效。因此,经皮椎体成形术中在负压状态下同轴取材活检是一种安全易行、提高诊断准确性的活检方法,应该在椎体压缩骨折行椎体成形术时常规进行。
导致柴油机活塞熔顶主要因素有如下几点：活塞顶部严重积炭；活塞环胶结或断裂；供油不均；喷油嘴工作不良；柴油机产生爆震；机油冷却喷嘴堵塞；柴油机长时间超负荷超速运行，或柴油机散热不良；活塞缸套组件质量或装配质量不合格；经常猛轰油门，柴油机高速大负荷运行及温度过高［1-3］。
单这样说，你可能还感受不到这个比赛的重要性——RoboCup是国际机器人竞赛当中含金量最高的一项比赛，相当于电影界的奥斯卡金像奖、音乐界的格莱美奖、足球界的世界杯。这次的国际总决赛共有来自全球39个国家的4000多名学生参加。王振宇所在的“铁榔头机器人战队”，是中国乃至亚洲唯一一支在快速制造机器人挑战赛项目中冲进国际总决赛的团队，他们的竞争对手是包含剑桥大学团队在内的数支强队。在这场国际公认级别最高、参赛队伍最广、专业水平最高的RoboCup国际总决赛中，这支来自合肥，平均年龄不足14岁的队伍，勇战38支他国冠军强队，最终获得RCJRescue Line项目亚军。
逐步建立接待数据库。在接待中，会积累很多的信息，如何把这些信息利用好，我们逐步建立了宾客信息表和接待常用宾馆餐饮信息表。宾客信息表 主要包括来宾信息、来访时间、鞋码、喜好等；常用宾馆餐饮信息表 主要包括宾馆、餐馆信息，联系人，特色等。
五、加强团队培养，不断提升接待人员素质
接待工作完成和落实的好坏取决于接待人员的自身素质，因此，提高接待人员的业务素质和工作能力，造就一支业务精、能力强的高素质接待队伍至关重要。
接待过程中，客人自始至终主要与接待人员接触，接待人员的一言一行都代表着企业形象。这就要求接待人员不但要对公司的中心工作和企业文化相关熟悉，更要熟练掌握接待工作相关 的流程制度，礼仪知识，核电专业知识等。为此，我们也专门制定了接待人员的培训计划，有“送出去”参加各种行政管理知识培训的，有与兄弟单位加强对标交流的，最主要的还是在自身岗位上加强岗位实践锻炼的。组织接待人员开展“每月一讲”，针对接待活动中所需要的知识安排每人负责一个专题，每月安排一次讲学活动。
结束语
以上是对接待管理体系的简要描述，对于规范化、精细化运作我们还处于探索阶段，在许多问题上还有待于进一步深入，如人员对国家法律法规及公司制度的把握还不够深入，管理创新还不够，如何合理合规，又热情周到的做好接待工作我们任重道远。
以学生为中心的教学改革是教育思维模式的颠覆性变革，“关键是将教与学的重心真正地转变到以学生为中心的教育上来，实现从以教为中心到以学为中心的转变”［1］。把这一理念落实到教学实践中并不是一件容易的事，这既涉及到教师的教学习惯，又与学生的学习习惯有关。就教学本身的目的而言，这一理念也应运用于指导成人教育。我们这里提出的“以学习者为中心”，不仅强调在教学中要以学生为中心，更要明确指出，教育教学的一切工作都要以学生为中心，真正地把提高学生的核心能力作为成人教育的中心任务。
DOI: 10.19569/j.cnki.cn119313/tu.201903172
标签：接待论文; 体系化论文; 规范化论文; 信息化论文; 中核核电运行管理有限公司论文;