摘要：电子档案即是指通过信息技术保存的文档资料，随着我国信息技术的不断发展，使电子档案在人们日常生活、学习和工作中得到广泛应用。但在其得到不断发展的同时，其利用方法与管理方法也随之引起人们的高度关注。本文主要从以下几个方面对在信息化条件下如何有效利用和管理电子档案的策略进行简要分析。
关键词：信息化条件下；电子档案；管理
当今时代,随着电子计算机技术的发展,信息化程度越来越高,日常工作中电子档案数量也在逐年递增,新的形势下,必须加强对电子档案的管理,以保证归档资料的真实、完整、准确。
1电子档案的利用模式
1.1拷贝
在电子档案诸多用途中，拷贝属于较常用的一种。在计算机的辅助下进行拷贝，可将电子档案文件资料复制给需要的人员，该利用模式的优点主要表现在能够在备份文件的情况下，完成文件资料的完整、准确迁移，从而使文件资料传输权威性得到保证。
1.2直接利用
该利用模式是电子档案诸多用途中的基本模式，主要是指相关管理部门通过档案管理体系，直接查询和调阅电子档案。在直接利用的途径下，可使使用人员更方便快捷地修改或补充完善电子档案，同时还可达到多人共阅的目的。
1.3通信传输
在互联网技术的作用下，已能够实现通信传输电子档案的目标，使其地域问题得到有效解决。使用人员在异地通过互联网技术传输电子档案至指定地址即可，不仅极大减少了档案转移成本，还较大程度上减少了传输时间，节约人力、物力、财力。而在专业角度上看，该利用模式是指通过网络对电子档案进行远程传输，其能够达成各档案馆间的资源相互借阅、相互共享，从而使电子档案效用得到充分发挥。
2电子档案管理的基本内容
2.1加强人才队伍的建设
档案的电子化管理工作是否能够顺利进行和人才队伍的水平息息相关。当前的数字革命让所有的行业均面临着新的机遇和挑战。所以，应当提高档案管理工作人员的专业水平，让档案管理工作可以跟随现代化建设的步伐，这是实施电子档案管理、提高服务质量的基本要求。
2.2建立相应的应用系统
想要充分利用档案中的资源，就应当建立有效的应用系统。现代化的信息技术在很多方面均有应用，因此，构建一个系统的应用体系过程十分复杂，会用到很多的技术，它是一个全面、系统的工程，其中主要有前后台、网络、数据库或仓库等的建设。
2.3制定相应的规范、标准
传统以及现在的档案管理工作都应该有自己的规范、标准，比如归档、管理程序等工作。针对不同档案的各种信息建立相应的规范、标准，构建一个电子档案管理的标准体系。在目前的大数据背景下，利用分布式、集中、云技术、数据仓库等手段对档案进行存储，是电子档案管理的重要内容。
2.4硬件、软件的建设
电子档案管理工作中会使用到大量的软件、硬件，是电子档案管理工作的物质基础，比如在安全、网络和应用系统的建设、服务器、计算机等等。
3增大电子档案管理力度的必要性
3.1满足不同需求
在档案资料使用方面，其使用层次可分为高低不同层次，不同的使用人员对使用层次需求不同。低层次使用主要是指基本信息的使用，而高层次使用则是指在基本信息基础上更深层次的信息使用，因此增强电子档案的有效管理极为必要。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆科学、合理管理电子档案，能够提升档案资料的使用效率、满足不同使用人员的使用要求、充分发掘档案内有价值的信息等，并且还能够根据档案资料建立时间、性质、内容等对其进行分门别类，有利于档案资料的去伪存真和查缺补漏。增强电子档案科学管理，对于高层次使用而言，其极大满足了高层次使用人员的使用要求。在信息技术不断发展的形式下，电子档案也在不断地实现标准化、流程化及智能化的管理，从而能够满足更多不同层次的使用要求。
3.2节约成本
在应用电子档案系统之前，在保存部分极易破损的档案资料过程中，常常会产生较大的管理成本，并且即便耗费大量人力、物力和财力后，部分档案资料仍然未得到妥善保存，其在介质的作用下，在存储和使用过程中，无法避免地会出现彻底损坏的情况。而在应用电子档案之后，能够有效解决这一问题，通过将极易破损的纸质档案资料输入电子设备，使其成为电子文件资料，不仅减少了档案资料的损毁情况，降低了管理、存储等成本，还可极大节省了档案的存储空间。
3.3提升服务质量
档案资料的管理，其初衷主要是为档案的使用人员、需求人员等相关人员提供档案信息服务。因此，在将档案资料进行标准化、智能化、信息化等管理之后，能够有效弥补传统纸质档案资料服务的不足，使使用人员、需求人员可更方便、快捷地查阅到所需要的档案资料，减少了其中繁琐的使用程序，极大提升了档案资料的服务质量。
4管理电子档案的有效策略
4.1建立利用制度
在增强电子档案管理力度过程中，首先需要建立一套完善的档案资料利用批准制度，以使使用人员在进行利用和查阅时，需要通过相关审批才能够进行利用和查阅，从而减少档案资料的滥用和乱用。另外，还需要建立一套健全的档案资料管理制度，以有效管理档案资料的存储和使用。相关部门可通过互联网技术来对档案进行收集与管理，以及时收集完整的档案资料，确保电子档案的实时性，从而能够全面满足不同要求和层次的使用需求。同时，还需要使纸质档案与电子档案进行互补，根据档案资源的实际情况来创新更科学、合理的管理模式，以不断提升电子档案利用效率和服务质量。
4.2规范利用方式
在增强电子档案管理力度时，还需要对档案利用内容、利用方式等进行严格规范，应根据档案使用人员的实际情况而定，同时还应根据档案保密级别而定。通常情况下，对于绝密的电子档案资料，应禁止使用拷贝的利用方式进行查阅和使用，并且在浏览过程中还需要进行全程监控，以避免资料被复制、盗取。在通过互联网给使用人员提供利用时，对于绝密的档案资料需要进行相应的加密处理，并定期更改“安全密钥”，以避免人为原因导致无法挽回的损失。
4.3增强管理意识
要想有效增强电子档案管理，还需要增强管理人员的管理意识，使其明确加强电子档案管理的价值和意义，从而提起其对电子档案管理的高度重视。相关部门应定期开展电子档案管理人员的相关教育工作，使其深入学习和掌握电子档案管理的知识和理念，以增强其对管理工作的责任感，使其感受到管理工作的重大意义，帮助其建立较强的电子档案管理意识，从而促使其不断完善电子档案管理工作。
结语
总而言之，在信息化条件下提升电子档案的利用效率、增强电子档案的管理力度，对档案资料的存储和利用具有重大作用，相关部门应积极加强电子档案的管理和利用工作，从而促使电子档案服务水平不断提升。
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作者简介
张明伊（1982.7-），女，汉，辽宁省朝阳市人，电力工程师，本科，档案管理，主要从事工程档案、人事档案、财务档案管理。
论文作者:张明伊
论文发表刊物:《电力设备》2017年第3期
论文发表时间:2017/4/25
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