IFLA“政府部门图书馆指南”解读与分析_图书馆论文

IFLA《政府部门图书馆指南》的解读与分析，本文主要内容关键词为：政府部门论文,图书馆论文,指南论文,IFLA论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。

      国际图书馆协会联合会（IFLA）2013年发布了由政府图书馆专业组和政府信息与官方出版物组两个专业组共同支持的，由Nancy Bolt和Suzanne Burge主编的《政府部门图书馆指南》（以下简称《指南》），该指南历经多年的研讨、规划、会议和撰写以及评审，旨在为政府部门图书馆提供行动的建议、范例、行为规范以及最佳实践。

      该《指南》的内容重点包括16个部分，提出和讨论了政府图书馆的类型，政府图书馆的综合管理，分析和满足用户的需求，在政治环境下开展工作的挑战和机遇，图书馆馆藏建设，实体与电子馆藏的组织、获取与保存，人员配备，管理财务与资源，宣传政府图书馆的作用，政府图书馆与其他图书馆的合作，政府图书馆的营销与公共关系，保护用户隐私的义务、政府图书馆的发展趋势等问题，并得出了简明扼要的结论。

      本文将对该《指南》的作者、主要内容、意义价值、政府图书馆的发展趋势做分析和研究，以期对我国政府图书馆建设提供借鉴和参考。

      1 《指南》的作者

      《指南》共由7位作者撰写完成，第一主编Nancy Bolt曾在美国科罗拉多州图书馆工作18年，在IFLA政府图书馆组任职9年，并任2005—2007年的主席，同时担任IFLA专门图书馆部门的主席，还曾在IFLA管理委员会和专业委员会任职。第二主编Suzanne Burge是英国图书馆与情报专家学会（CILIP：Chartered Institute of Library and Information Professionals）创始会员兼前任主席，曾任英国在IFLA政府图书馆组的代表，她专门从事在政府组织中建立服务机构，有在多个政府图书馆工作的经历。其他五位作者分别来自印度、德国、英国、美国和加拿大。

      2 IFLA制定该《指南》的目的

      IFLA明确说明了制定《指南》的意义，指南虽然不是强制性的，也不一定适用于所有的政府图书馆，但可以成为政府图书馆开展工作的参考。通过《指南》可以帮助政府官员认识到政府部门图书馆的重要性，提出改进政府部门图书馆的建议，使其满足服务对象的需求，为图书馆员寻求优化馆藏和改进服务的帮助和建议。在具体层面上，IFLA希望搜集世界各地有关政府部门图书馆的组织、职责制定和价值体现的最佳做法，以便为政府部门提供借鉴；为发展中国家组建政府部门图书馆以及制定相关职责提供方案；支持开展宣传活动以发展和改进政府部门图书馆。

      3 《指南》重要内容的分析

      3.1 政府图书馆的定义、类型和特点

      （1）政府图书馆的定义。《指南》确定了政府图书馆的定义，并将它们与公共图书馆和大学图书馆在概念上做了明确区分。按照指南的说法，政府部门图书馆是指由政府建立并提供全部支持，服务于政府部门但不限于政府部门的图书馆，它向政策制定者、政府工作人员，某些情况下也向公众提供信息，目的是搜集并提供给政府决策者、政府工作人员乃至广大公众提供他们需要的信息。公共图书馆或大学图书馆虽然由政府创建，也向政府工作人员和公众提供服务，但由于它们的服务对象并非某一政府部门，而是公众或者教学人员，所以并不被定义为“政府图书馆”。

      （2）政府图书馆的类型。《指南》对政府图书馆的类型划分是依照政府的立法、行政和司法三大任务作为依据的，这种划分显然带有明显的西方色彩。IFLA认为，政府的上述三大任务所对应的机构都应该配备图书馆或信息服务机构来提供支持，政府图书馆的主要职能是为各级政府服务，提供各类政府和非政府机构与个人出版的信息，服务对象包括议员、部长、行政人员、科学家以及其他专家、研究人员，有时还包括公众。

      按照上述原则，IFLA将政府图书馆的类型划分如表1。

      

      （3）政府图书馆的特点。政府图书馆是政府机构的有机组成部分，又是图书馆的一种类型。作为政府部门的工作人员，图书馆员的工作必须满足政府的标准，满足政府不断变化的需求；同时，作为图书馆员，又不能违背图书馆的职业准则。《指南》在“政治环境中工作的挑战和机遇”中讨论了政府图书馆应该持有的态度和策略，其中反映了政府图书馆工作与一般图书馆工作相比较的特点，特点归纳如下：

      要成为政府机构团队中的一员，图书馆的工作需要与政府机构的重要目标整合在一起，确保其提供的服务与政府制定重大决策的机构保持相关。

      图书馆不是政府组织获取信息的唯一渠道，但要努力成为最可信和最可靠的渠道之一，图书馆员需要关注信息的准确性、及时性，也要关注信息来源是否带有特定的政治偏见，要从多个渠道收集某一专题信息，为政策制定者提供全面的观点。

      图书馆员要在事件发生时同步获取信息，从博客、聊天室和社交网络以及传统媒体上收集新闻动态和即时发生事件的信息，以便政治家在需要时能够利用图书馆对事件做出及时和恰当的回应。

      图书馆员也有直接接触公众的机会，其形象与所在政府机构的要求保持一致，遵守行为规范和行为准则。

      3.2 政府图书馆综合管理的任务

      IFLA认为，所有的图书馆管理的任务都包括规划、评估、员工管理、财务管理、服务提供、营销/传播，以及利益相关者关系和用户关系管理等内容。

      （1）政府图书馆规划。针对图书馆的规划，《指南》规定政府图书馆每年至少开一次规划会议，会议有员工、图书馆馆长和图书馆负责人的上司、客户、主要利益相关者参与，可以让上述人员直接参与会议，也可以用访谈、调研或讨论的方式反馈建议。政府图书馆规划内容包括：战略、前景展望、价值观阐释、使命陈述、需求评估结果等。为了开展规划，政府图书馆必须审查图书馆的现状、图书馆未来1～3年的目标、图书馆实现既定目标的具体计划。

      （2）图书馆评估。《指南》确定了图书馆评估的目的主要是弄清用户对图书馆服务的需求和看法，《指南》还确定了图书馆评估需要弄清用户数量、图书馆服务的情况和用户满意度情况，具体的指标主要包括：上一年度有多少用户使用了图书馆的服务；有哪些图书馆的重要服务得到使用，并且在多大程度上得到使用；使用程度最高的馆藏有哪些；图书馆用户对服务的满意程度如何。

      （3）用户需求识别的过程和方法。《指南》对用户及其需求的识别尤其重视，认为政府图书馆必须有一套识别用户需求的科学方法，用户需求必须进行定期和系统的评估，可以采用流通与参考咨询数据、用户提问等间接评估方法和用户调查、访谈和焦点小组座谈、收集使用反馈等直接评估方法。

      《指南》提出识别用户的过程为：首先识别出所有的用户，然后对用户群进行分类和分级，再对不同类型、不同级别的用户群进行优先度确定。一般情况下，本政府部门的用户最有可能是一级用户，其他政府部门和机构的用户为二级用户，社会公众为三级用户；也有可能所有的用户不需要区分级别，一视同仁。而区分用户的类型和级别有利于确定服务的精细化程度和响应时间，以合理分配服务资源，有效利用馆藏资源和员工资源。

      《指南》还提出与核心用户结盟以及建立“图书馆委员会”的思路，认为与核心用户结盟不仅有利于图书馆在业务发展上取得成功，而且对图书馆的生存也至关重要；建立由政府部门相关组织作为代表参与的图书馆委员会，可以方便与用户沟通交流，传播图书馆的项目和服务信息。

      （4）馆藏建设和管理。IFLA认为，馆藏建设政策将作为图书馆所隶属的政府机构信息政策的组成部分，也是图书馆的规划工具，能确保馆藏建设不受影响，不带偏见地正确实施。《指南》给馆藏建设的定义如下：馆藏建设是指各类型图书馆资料的采选（采购），结合用户的当前需求与未来需要，在既定的馆藏建设政策框架下开展工作。政府图书馆馆藏建设的要求是“以需求为基础，平衡的和具有时效性的馆藏”，其建设效果以是否能够为所隶属的政府机构在履行职能方面提供了有效支持为标准。《指南》还要求政府图书馆制定书面形式的馆藏建设政策，指导图书馆的规划、预算和文献采集。

      《指南》也对馆藏的组织、获取和保存的具体工作做了规定，政府图书馆可以与政府机构签署合同或者以自动的方式收集部分馆藏；为了便于获取，还需要编制目录，可以与WorldCat或OCLC开展合作，或者采用都柏林核心数据，或者采用机读目录（MARC）格式，来实现编码数据的全球范围内的获取。

      政府发布的信息必须保存，确保决策者和公民可以获取有价值的历史、法律和政策信息。保存的政府信息可以数字化的形式提供传播服务，同时注意遵守灾备的原则，可以借鉴IFLA出版物《防范最坏情况，制定最佳计划：在灾难面前保护我们的文化遗产》（Preparing for the Worst，Planning for the Best:Protecting our Cultural Heritage from Disaster）所提供的灾备管理思路。

      3.3 政府图书馆的宣传和营销

      政府图书馆营销的任务是让主管部门、实际的和潜在的用户、图书馆的员工，必要时还包括公众，认识到图书馆的价值和意义及其服务的价值，从而让主管部门能提供足够的财政支持以及其他必要支持，让用户充分利用可供使用的图书馆资源，让图书馆员工积极和负责的落实自身目标，让公众有恰当的认同和必要的支持。

      政府图书馆应倡导公民获取政府信息，可以游说其所隶属的政府机构，对要求政府信息公开获取的法律予以支持，倡导免费、永久、公共地获取政府信息；政府图书馆应倡导当选和被任命的官员、政府员工、国民以及图书馆同仁和图书馆协会对政府图书馆给予持续性的支持；政府图书馆应倡导在政府信息保存、获取和服务方面的政府政策的建立。

      营销可以采用的手段包括：散发介绍开放时间和服务内容的传单，与媒体合作、使用内部沟通手段，例如在图书馆制作标牌、面向政府部门员工举办的宣讲会、需求调研、展示等。

      3.4 保护用户隐私

      隐私保护是近年来社会尤其关注的问题，政府图书馆服务对象是政府官员和政府公务员，保护隐私的要求比起普通图书馆可能更加重要。图书馆使用相关的记录是受到保护的，在美国只有法官或法庭命令或得到图书馆用户特定许可方能获取这些记录。因此，理想的隐私政策为：不透露哪份图书馆资料被何图书馆用户使用，除非有法庭命令或图书馆用户的许可；不透露图书馆用户请求查询的信息内容；不体现对执政党或在野党的偏好，不论政治派别而一视同仁；所有将个人信息与图书馆资源相关联的记录，在个人完成对信息的使用后应立即删除。

      有了上述具体的隐私保护政策，政府图书馆的用户可能更加放心地使用图书馆的资源，这也是政府图书馆服务保障体系的一个部分。

      4 政府图书馆的发展趋势

      与其他类型的图书馆一样，政府图书馆同样面临着生存和发展的危机。2003年，美国国家环境保护局（Environmental Protection Agency，EPA）决定关闭其在东海岸的主要图书馆，这次举措更是给政府图书馆的未来蒙上了阴影，引起广泛的讨论和关注。好在十年过去了，这种关闭并未形成后续反应，但是，政府图书馆仍然面临着严峻的预算缩减到关闭的种种威胁。

      政府图书馆一直以来都是减少开支的对象，还由于图书馆占据最好的办公空间，常常是减少和压缩空间的对象。IFIA认为，为了自身的发展，政府图书馆的应对有：（1）努力以决策者可以理解的方式让他们认识到图书馆的价值，从而保证图书馆的存在和发展；（2）认识到潜在的趋势和内在的威胁和机遇，在可能的情况下善加利用机遇；（3）把握变化，以提高图书馆向用户提供服务的效率和效果。

      在当前的社会背景下，有很多可以善加利用的因素，表现为：新的沟通和调查工具不断出现，而且免费或近乎免费，可以为政府图书馆用来认识和满足用户的需求；虚拟专用网络技术可以被分权制组织用来确保平等获取授权使用的资源；网络与信息共享使政府信息传播利用更深入，是政府图书馆发展的宝贵机会；全球或地区范围的合作增加，可以让政府图书馆获得竞争优势，不仅能够分享经验而且能够传播图书馆理念，提升用户的图书馆意识；政府作为学习型组织的存在，需要创造资源、获取资源、共享资源，政府图书馆可以以改进、变化和增加服务和产品的方式回应学习型组织的要求。

      《指南》还引用了达芬奇研究所总结的未来影响图书馆发展十大趋势的研究结论，以此说明政府图书馆需要时刻准备好去迎接变革：（1）通讯系统不断改变着人们获取信息的方式；（2）所有的技术都会终结，今天通用的技术会被新技术取代；（3）我们尚未实现最小颗粒的存贮空间，但很快就会实现；（4）检索技术会变得越发复杂，会包括搜索诸如味道、气味、质地、反射率、不透明度、质量、密度、音调、速度和体积等属性；（5）时间压缩正在改变图书馆用户的生活方式；（6）随着时间的推移，我们会进入一个口头交流的社会，计算机会变得更像人类，具有人类的个性、脾气和其他特征，会使我们觉得像是和其他人在一个房间里；（7）对全球信息的需求正成倍增长，学习和理解世界其他各地文化的能力对于我们去迎接未来全球社会至关重要。与此同时，我们学习有关全球社会的知识，一个全球体系的时代将要出现；（8）一个全球体系新时代的舞台已经铺开，图书馆将在全球体系发展的过程中发挥重要作用，因为图书馆将负责存档和传播新体系所赖以发展的基础信息元素，代表着新体系和新文化的出发点；（9）我们正从产品经济转向体验经济，图书本身会从一件产品转向一种体验，随着图书在形式上从简单的“纸张上的文字”转变为各种数字表现形式的信息，未来的图书将从其创造的体验角度被加以评估；（10）图书馆会从信息中心转变为文化中心。以文化为基础的图书馆将挖掘行业的精神，评估重点领域，并为最重要的工作提供资源支持。

      笔者认为，达芬奇研究所提出的未来影响图书馆发展的十大趋势不仅是政府图书馆发展所应该迎接的变革，也是当前图书馆学情报学前沿研究必须关注的问题。

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