档案局超前指导，档案馆提前接收——电子文件管理的实践，本文主要内容关键词为：档案馆论文,超前论文,文件管理论文,档案局论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件是社会科技进步的产物，在实践中显现出极大的生命力。据权威机构调查，1998年全球信息存储有5%是以数字形式进行的， 而到2003年，这个数字将猛增到50%。电子文件与纸质文件有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理的实态，是实实在在的物质。电子文件和纸质文件都是由人们在社会实践活动中形成的，用来指导现实工作的信息传输工具，在规定的范围内有同样的效用。它们都是形成者真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。电子文件信息能够快速传递，并且不受时间和空间的限制，供多用户检索，更有利于实现共享信息。然而，在档案领域，电子文件的可变性、信息与载体的可分离性，又给管理工作带来了新的问题，使得档案部门不能不重视并尽早介入电子文件的管理，以适应信息时代的要求，跟上社会发展的步伐。
主要做法
（一）超前指导电子文件归档
1996年白城市委办公室、市政府办公室、市档案局提出了超前指导电子文件归档的要求。各立档单位把应归档的电子文件转换成文本格式并存入专用软盘，第二年与纸质文件归档同步向档案馆移交。为此我们制定了各项业务工作的检查验收标准，并把电子文件的归档范围、归档要求、归档手续、归档时间及目录格式印发给各单位，不同单位采取不同的电子文件移交方法。应用档案管理软件的单位，实行文档转换后全数据库移交；其它有微机的单位，实行归档文件全文拷贝移交；没有微机的单位到档案馆打印文件，直接形成电子文件归档；上下级存档的文件开始试行去人拷贝和报送磁盘移交方法；纸质档案不进馆的基层单位，在向档案馆报送档案目录的同时移交电子文件。运作两年之后，1998年又以市委办公室、市政府办公室正式文件印发了《白城市直机关电子文件管理暂行办法》，从电子文件的责任分工、处理程序、技术要求、接收和保管、提供利用等六个方面加以规范。这些规定和措施，在市委、市政府两个办公室和档案局共同监督指导下，得到了很好的贯彻落实，电子文件进馆工作全面展开。
（二）提前接收电子文件进馆
立档单位把归档的电子文件拷贝后，需要填写《电子文件目录》、《磁盘标签》，然后移交给档案馆，具体交接分三步进行：第一步是检查其盘片质量是否合格，有无病毒感染。发现病毒，及时查杀，合格后才能移交。第二步是按《电子文件目录》核对磁盘内电子文件的完整性与准确性。这是一项细致的工作，需要逐一对照每份文件，特别是有凭证作用的，要与纸质文件进行全文核对，确保无误后，制作备份盘。第三步是办理交接手续。在归档磁盘的标签上注明该盘电子文件的全宗号、目录号和移交时间，并同移交人分别在标签上签字，加盖公章，双方各保存一套。
电子文件接收进馆后，必须进行再整理，才完成了向档案的转化。按照《白城市档案馆电子文件管理工作细则》的要求，及时整理电子文件入“档案馆室文书档案管理系统”。具体分四步：第一步，为了避免归档的盘片由于反复读取而造成损坏，先把需要转换的电子文件一并拷入到硬盘的一个临时文件夹内，为电子文件向档案管理系统转换做准备。第二步，在档案管理系统内输入单位名称、全宗号、年度、责任者、案卷号等项目，即确定了电子文件的档号，并与纸质文件相对应。第三步，通过给出该份文件所在的盘符、路径、文件名，而将其转入档案管理系统，这样就用很短的时间完成了一份电子文件的转录存档过程。而接收使用“档案馆室文书档案管理系统”单位的电子文件，只需将其报送的数据盘做数据恢复就可以了，更是方便、快捷。
（三）有效保证电子文件安全
为了保证已进馆的电子文件的安全，在保管电子文件的微机上由专管员设置了两级密码。一是设置开机密码，二是利用档案管理系统软件设置密码的功能，设置系统密码，并定期更换，以防止他人非法进入。对于接收进馆的电子文件磁盘，专人专柜保管，并按照全宗号的顺序存入软盘盒及防磁柜内，编制存放索引。为防止磁性载体由于寿命的限制而造成电子文件数据的丢失，对磁盘半年进行一次抽检，每年进行一次全检，发现有数据损失的，及时做好登记，同原单位联系，更换软盘，重新拷贝丢失的数据。并且坚持连续年检，三年后统一复制一次，以保证数据的长期可读。这样就从控制环境条件、预防性检测磁盘和定期更换载体三个方面延长了电子文件的生命力。
（四）注重发挥电子文件作用
为了发挥微机管理电子文件的现实作用，充分利用档案管理系统的全数据库任意检索的功能，改变干部任免卡片手工编写、人工查找费时、费力的弊端，在接收干部任免电子文件的基础上，我们还将馆藏干部任免档案的原文录入档案管理系统，实现了干部任免档案的计算机全文检索。如要查找干部任免情况，只需输入所要检索的人名，就可以用几秒钟的时间找到该干部一生的历次任免全文。到目前为止，已有近万份的电子文件存入档案管理系统。利用这些电子文件，编辑《白城市县处级干部任免情况汇编》、校对组织沿革、开展微机查档业务，体现了管理电子文件的价值。
几点体会
档案部门只有站在全社会的角度思考问题，才能跟上信息时代的步伐。
机关文书处理现代化与档案管理手工化的矛盾早已显现，80年代末我们就认识到这个问题并着手解决。开始在部分档案馆室试点，引进了几种档案管理软件，但由于当时都是初级开发，局限性很大，已弃之不用。为此，我们曾有过等国家统一标准后再抓电子文件管理的念头。然而，各单位微机功能闲置、电子文件无端浪费的现实，迫使我们改变了举棋不定的态度，同时也清楚地认识到，在计算机软硬件不断更新的时代，抓电子文件管理的技术和方法想做到永远先进、一步到位是不可能的。等待观望和好高鹜远只能是一事无成，宁让现在管理电子文件的方法留下时代的痕迹，也要抑制各单位随意对待电子文件，使档案馆走出无休止的著录、输入数据的恶性循环。
注重调查研究，坚持因地制宜的原则，才能做到超前性和可行性的统一。
据我们1995年末的调查，白城市直有75%以上的单位具备微机硬件，586机型极少，386机型最多，多数使用DOS操作系统， 尚没有使用光盘的单位。微机操作员计算机专业毕业的极少，文档人员身兼多职且更换频繁，档案业务生疏是普遍现象。鉴于此，我们经过认真分析研究，一致认为，引进只有高档硬件才能运行的先进软件，脱离了白城的实际，不可能实现全面抓电子文件管理的设想。所以我们选择了以解决立卷难为突破口，以检索电子文件全文为主要功能的文档管理软件，此软件对硬件和技术要求不高，比较实用，便于普及。从上百个单位实践看，达到了预想的结果。基层档案馆室档案数量不多，对已存的档案实行案卷级或文件级微机检索是初步的，实际应用价值不大。只有尽快抓电子文件管理，走计算机检索档案全文的路子，才能使档案管理真正进入社会信息系统循环。
坚持广泛宣传与具体指导相结合的路子，才能抓出成效。
电子文件管理是一项新的工作，往往不被人们认识，必须下大力气宣传，才能取得各方面的支持和理解。我们利用召开会议、汇报工作、办班学习等各种机会，反复宣传，得到了很好的回报。从我们提出电子文件归档的建议到实施，始终得到了市委办公室、市政府办公室及有关部门的大力支持，三年的时间，逐步被人们接受，已纳入机关文书立卷程序当中，与纸质文件归档一并检查验收。对各单位文档人员、微机员的培训和指导也是至关重要的。在进行了微机操作常识、档案管理术语、运行程序的步骤等最基本的知识培训讲解后，更需要的是业务指导人员面对面的具体指导，直到受训者对每一个问题都弄懂弄通为止。各个单位基本上都经历了这样一个过程，使电子文件管理工作走向了正规。
采取双重措施，保证电子文件的档案属性。
尽管电子文件有可变性和信息与载体的可分离性。但是采取相应措施后，电子文件信息可以具有原始属性，关键的问题在于如何确认和保证这种原始性，做到了这一点，电子文件的档案属性就应得到认可。确认和保证电子文件信息的原始性，一是依靠行政措施规范人的行为，保证电子文件的原始性。因为由人研制出来的安全保护技术，只能在一定的时间内有效，不可能百分之百解决问题，最终还能被人攻破。所以，行政保护措施显得更为重要。要从电子文件的形成、归档到进馆后的管理、利用，每一个环节都作出明确的规定，责任到人，互相制约，并以权威机构的文件形式固定下来，如同财务制度一样，先采取行政命令的做法予以控制，随后再制定法律予以规范。我们依据《白城市直机关电子文件管理暂行办法》、《白城市档案馆电子文件管理工作细则》，电子文件形成单位与档案馆分别建立连锁责任制，《白城市直机关单位管理电子文件责任制》规定：主管领导对电子文件的真伪负领导责任，电子文件定稿签发后，同时履行对拷贝归档的电子文件签字手续。微机员对电子文件的真伪负责，并保证电子文件随时生成随时存储。已定稿的电子文件拷贝软盘履行签字手续后，由文档人员归档保管，按规定向档案馆移交。《白城市档案馆管理电子文件责任制》规定：档案馆的馆长、科长负责电子文件的接收、管理和利用工作，制订有关制度，并确保其实施，在利用、拷贝重要电子文件时应由主管科长批准；微机员除了负责电子文件的日常保护之外，在接收电子文件时，首先应在微机上检查所接收电子文件的可读性和完整性并制作备份盘，交由归档单位保管，接收有凭证作用的电子文件时，应全文核对，确保无误后，当场备份一套封存，以备日后查考。这样，保证了电子文件的完整、真实、准确和安全。二是技术措施可以在一定的范围内、一段的时间里保证电子文件的安全可靠。通过专人负责、双重加密、存取控制等多级安全保护措施，保证电子文件的原始凭证作用。
白城市档案局超前指导，档案馆提前接收电子文件的做法，对电子文件管理的问题进行研究提出了解决的措施，并付诸实践，从一个侧面回答了档案界普遍关心的问题。尽管目前还是尝试阶段，但我们认为这个方法是可行的，相信通过进一步应用实践，会不断地丰富和完善，推动电子文件管理尽快走上科学的轨道。