审计人员如何巧用EXCEL和WORD，本文主要内容关键词为：巧用论文,人员论文,WORD论文,EXCEL论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、ＷＯＲＤ运用中的技巧
１．审计人员在编写审计报告和其他文档时，通常要使用ＷＯＲＤ软件。按照中文文本的书写规则，所有段落的首行文字要向后缩进两格，其他行次的文字则不能向后缩进。每个段落都要调整，有些朋友会感觉很麻烦，加之有些段落行首是标号，不容易将整篇文章调整齐。如何实现一步到位完成调整，其中一种方法就是学会运用水平标尺定位（水平标尺位于工具栏和文档编辑框之间）。具体做法是：先将要调整的所有段落用鼠标拖动抹黑，移动首行缩进符（水平标尺上沿的倒三角符号）确定段落首行文字的位置，移动悬挂缩进符（水平标尺下沿的正三角符号）确定段落其他行次文字的位置，这样就能一次性整齐调整全文。
２．文档中可能既有中文字符又有英文字符，如果英文字符字体选择和中文字符一样的宋体或楷体，则会显得比中文字符小一号且不够醒目，一般来说应当将英文字符字体选择为Ａｒｉａ体。具体操作是用宋体或楷体完成文档后，将全文抹黑后选择Ａｒｉａｌ体。
３．如何正确输入二○○Ｘ年中的"○"。编写文档时通常需要落编制日期，而大写的数字"○"既不能用英文母的"Ｏ"代替也不能用小写的阿拉伯数字"０"代替，正确的方法应该是在需要落时间的位置选择"插入"菜单下的插入"日期和时间"。
二、ＥＸＣＥＬ运用中的技巧
审计人员除了用文字表述审计过程和结果，还要用数据表对各项数据进行直观披露、对比和分析。有几点技巧值得注意：
１．先输数据和文字，后画表格边框。在预先设计表格形状时一般都无法准确估计表格的行列数和那些单元格需要合并、拆分，如果先画好边框后实际情况与估计情况出现较大的出入，则需要花费大量的时间对画好的表格进行调整。
２．运用"冻结窗格"功能，方便查看、编辑超长超宽的工作表。对内审人员而言，经常需要将集团内部各分子公司经济指标完成情况以汇总表的形式反映。如果分子公司的数量和反映的指标数较多，工作表的长度和宽度就会超过电脑显示器每屏所能显示的范围，一旦移动到工作表的后半部分和下半部分，就看不到工作表的项目栏内容（通常项目栏都在工作表的第一行和第一列），这就给查看和编辑工作表带来困难。解决的办法是选定行项目栏下方和列项目栏右侧交接的单元格，在"窗口"菜中选择冻结窗格"，这样就能固定行列标志，方便查看和编辑工作表。
３．行列大挪移。工作表完成后，有时为了打印方便或其他目的，需要将工作表的行列对换，如果重新制作表格会浪费时间，简便的方法是将原工作表抹黑后选择"复制"，在原工作表以外的其他位置选择"选择性粘贴"，选择"转置"选项后按"确定"。
４．将以"元"为单位的工作表数据转换为以"万元"为单位。由于工作表使用者的需求不同或是纸张宽度有限等原因，常常需将工作表数据由"元"转换为以"万元"为单位。简便操作方法是先在工作表以外的其他任意单元格输入"１００００"，选中该单元格按"复制"，再将需要转换数据的单元格抹黑后选择"选择性粘贴"，选择"除"后按"确定"。运用同样的方法可实现多种变化，如将以"万元"为单位的数据转换成为"元"为单位的数据，将以某种货币表示的数据按一定汇率转换成以人民币表示的数据等。
５．活用"自动筛选"功能。对一组杂乱无章的数据列进行分类整理时，借助"自动筛选"功能就能实现快速整理出符合条件的数据。例如某数据表中有３长列数据分别是产品名称、产品单价、销售对象，要从该数据表中整理出符合条件"销售对象为Ａ公司、销售单价在Ｍ元-Ｎ元之间的ｘ产品"的数据。可将项目名称栏抹黑后依次选择"数据"-"筛选"-"自动筛选"，然后分别在产品名称栏选择"自定义"-"产品名称等于Ｘ"，在产品单价栏选择"自定义"-"销售单价大于Ｍ元小于Ｎ元"，在销售对象栏选择"自定义"-"销售对象等于Ａ"，之后符合条件的数据表将清晰地呈现出来。
６．快速输入行列序号。有时需要在工作表中标注行列序号，如何实现快速输入从１-Ｎ的序号，简便方法之一是（以插入行号为例）在需要插入行号的第一行输入１，在第二行输入２，将包含１和２序号的两个单元格抹黑后向下复制则可完成１-Ｎ行的行号标注。
７．设计通用数据表，快速检查各项税金、限额费用的计提数和开支数是否符合国家和企业和规定。审计人员的审计内容之一就是检查税金和费用的计提与开支是否合规合法，设计一个通用数据表可简化复杂的计算和验算。例如下表：Ｄ３单元格的公式可设定为"＝ＩＦ｛Ｃ３＜＝１５００００００，Ｃ３*０．００５，[１５００００００＊０．００５＋（Ｃ３－１５００００００）＊０．００３]｝，Ｆ３单元格可设定为"Ｄ３-Ｅ３"。Ｄ４单元格的公式（假定该公司员工的月工资都在５０００元以下）可设定为"＝ＩＦ｛Ｃ４＝５００，Ｃ４＊０．０５，ＩＦ[５００＜Ｃ４＜＝２０００，（５００＊０．０５＋（Ｃ４－５００）＊０．１），（５００＊０．０５＋１５００＊０＾１＋（Ｃ４－２０００）＊０．０５）＝]｝"。
三、ＥＸＣＥＬ和ＷＯＲＤ通用的技巧
１．巧用ＳＨＩＦＴ键。有时我们需要复制、剪切、打印文档或数据表中的一部分，如果该区域跨页，仅用鼠标拖动则很难选定（鼠标移动的距离不容易把握）。简便的方法是用鼠标点击被选区域起始处时按住ＳＨＩＦＴ键不放，用鼠标拖动编辑框右侧的滚动条将光标移至被选区域的结束处后再放开ＳＨＩＦＴ键，这样就能准确的选定需要操作的区域。在重新启动计算机时同时按住ＳＨＩＦＴ键，计算机可以跳过对系统和硬件的检测而达到快速重启的目的。
２．定义新词（手工造词）。审计人员在编写审计报告或制作工作表格时，经常要使用一些专用术语或专用词组，如用的会计科目、公司名称等。我们可以事先将使用频率较高的专用术语用简单的代码进行定义，调用时在自己定义的代码前多输入一个字母"Ｕ"即可。例如在能拼音状态下可以将"四川新华书店集团有限责任公司"定义为"ＳＤ"，调用该词组时只需要输入"ＵＳＤ"。定义新词（手工造词）的操作方式是用鼠标右键点击中文输入方式的状态栏，然后自定义词组。