摘要：事业单位在现阶段国家的建设和发展中有着举足轻重的作用，实现单位人事档案信息化管理有利于提升档案潜在的价值，促使单位档案管理能够达到相关的工作要求，因此档案管理工作的重要性就被凸显出来。
关键词：事业单位；档案；信息化管理
一、事业单位推进档案管理信息化建设的重要作用
事业单位档案管理的信息化建设，即是指在开展档案管理工作时，将以实体档案为重点管理内容的模式转变为以信息化形式的档案管理模式，以便于提升档案管理的便捷性与实用性，为事业单位提供更加优质的服务，促进档案管理工作的全面发展。在建立健全档案管理体系的过程中，档案管理部门应该结合信息技术手段的合理应用，创新档案管理工作的研究与合理分析，便于日后对单位档案管理的保存与查询等，进而不断提升档案管理的整体工作质量，完善信息化档案管理体系。故此，事业单位应该高度重视档案管理信息化建设的重要意义，并从多渠道完善信息化建设体系，建立健全档案管理模式，促进档案管理的长远发展，确保事业单位提供信息资源支持。
二、事业单位在档案信息化管理工作中遇到的问题
1.档案信息化管理系统不够完善
当前许多事业单位人事档案管理工作都进行了信息化改革，在一定程度上提高了人事档案管理工作的效率。但是由于目前全国各地的事业单位人事档案信息化建设标准不一，各个地区所使用的人事档案信息化管理系统也存在一定的差异，无论是在操作还是维护上都具有局限性，也就使得统一的人事档案信息化管理系统在功能上还不够完善，有的只能实现最基本的存储与查阅，无法实现人事档案资源的共享。
2.档案查询工作强度大、费时长
有的事业单位使用传统的纸质档案管理，如果查询档案或者是借阅档案需要档案管理人员事先提出查询档案调度的申请，由上级管理部门批准后才能让档案管理人员寻找。在等待档案查询调度的申请需要耗费很长的时间，加上档案管理人员在成千上万的档案中找到需要查询的档案，最终导致拿到档案都是几天以后的事了，影响工作时效。而且纸质的档案借阅时避免不了会有不同程度上的损坏，同一份档案经过多人的借阅可能会使档案老化，最终导致出现页面损坏、字迹不清楚、磨损等现象，所以，纸质的档案不容易保存。
3.重视程度不够
基层单位往往缺乏档案管理信息化建设规划，档案管理系统未形成统筹安排、共同协调的局面，缺少近期或长远规划，无明确目标，导致档案管理人力资源不足、硬件配置落后、管理系统更新不及时等情况的发生。思想认识不足阻碍了档案管理和信息化建设的进程，难有独到的创新和发展，进程滞缓或停滞不前。原因在于事业单位为认识到档案管理对主业发展的重要性，缺乏档案管理意识，思想较为陈旧，未将档案信息作为资源来认识和使用，档案管理处于传统管理模式，不能发挥有重要利用价值的档案材料的作用，造成了资源浪费。
4.档案管理工作人员整体技能不高
目前很多事业单位从事档案管理工作的人员年龄普遍偏大，学历不高，他们对目前新的办公软件、新的信息技术了解较少，从事办公自动化工作的能力较低。随着网络信息化时代的到来，面对新的设备，他们对很多档案工作显得力不从心。有些事业单位的档案管理人员没有固定的岗位，有的是其他人员对其兼任。这在一定程度上分散了他们的精力，档案管理工作也受到较大的影响。
三、关于如何做好事业单位档案信息化管理工作的对策
1.完善档案管理规章制度
事业单位为国家的建设和发展发挥着重要作用，因此做好档案管理工作有着重要的意义。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆然而纵观当前的档案管理制度，部分事业单位没有完善和深入执行，甚至缺乏对档案管理的重视，主要与单位领导的不重视和档案管理人员观念落后有关，这就不利用信息化档案管理工作的开展。从法律的角度讲，对事业单位的档案管理已经做出了明确的规定，要求档案管理工作的开展需要在法律的框架内进行。基于此，事业单位的档案管理信息化进程也必须在国家以及事业单位内部的规章制度下开展工作，不同事业单位需要结合《中华人民共和国档案法》的相关要求，并依据本单位的实际情况制定出具体的档案管理制度，确保档案录入的完整性和真实性，实现人员的培训和工作的开展，这样档案管理体系就会逐渐得到完善，档案管理人员也会接受定期考核，从而全面提升档案管理水平。
2.实行新型档案数字化管理模式
档案管理数字化是新的档案管理方法，主要是电脑存储，把纸质档案利用扫描仪、照相机等设备进行数字化，再存储到电脑当中，通过扫描仪、分类、整合、修正的零星数字化文档转变为完整完善的数字化档案资料库，还需要在电脑上录入名称、年月日、卷宗编号等，方便以后的搜索和查找。这种新型的档案数字化管理方法的推进，在传统纸质档案管理上更好地实现整合优化，建立健全庞大的档案资料库，用便捷的方式大大减少了档案管理人员找寻档案的时间，提升事业单位的工作实效。
3.提高档案信息化建设重视度
利用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询所需资源，工作效率大大提高。因此，事业单位必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，借鉴其他单位的经验，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备。而且，在构建档案信息化管理平台后，管理部门应该秉承着政务信息公开的原则，适度公开档案信息，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴，让档案管理能够得到监督，以提高档案信息的真实性和准确性，提升档案利用率。
4.全面提升档案信息化水平
网络和信息的发展直接改变了档案工作的管理方式，事业单位档案管理工作要顺应形势发展。实现信息化要有一定的物质基础，单位要采购一批信息化设备，如一体化扫描仪和储存设备，通过纸质档案电子化，存入电子储存设备，有效保障档案的安全。单位要建立自身的信息平台，进行分类管理，例如将档案按内容分类（人事档案、财务档案等）、将档案按时间分类等等，这个平台可以及时更新，给予档案管理人员和单位工作人员一定的权限。有些对外的事业单位还可以开通对外查询窗口，方便服务公众。譬如公共图书馆开通公共查询，读者可以查询自己目标图书的状态等。事业单位档案信息化还要有创新，例如在移动互联时代可以开通单位档案服务的 App 和微信公众号等，积极与使用者沟通，提出问题，随时解决，让办公工作不受时间和空间的限制。
5.强化档案信息安全管理
事业单位在进行档案信息化建设时，要注重加强信息安全管理。避免因档案管理人员的操作失误、设备故障、网络病毒等原因出现安全隐患。根据档案信息的保密等级制定相应的保密措施，以此强化档案信息的安全管理。首先，要充分利用档案管理软硬件设备，通过现代化信息技术加强档案管理系统的稳定性以及安全性。其次，要加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息安全的宣传工作，保证档案管理人员操作的规范性，以此提高档案信息管理的安全性。
结语：
综上所述，随着社会科技的进步，信息化建设项目的开展，在最大限度上解决了档案管理目前的问题，顺应了时代的发展。虽然现阶段很多事业单位的档案管理中还是存在很多的问题，但是通过上述的分析，采取合理的措施，为管理工作未来的发展奠定基础，使事业单位的不同部门都可以合理运行，推动事业单位信息化建设档案管理工作的可持续发展。
参考文献：
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[2]李海博.关于事业单位档案信息化管理浅谈[J].无线互联科技，2019（10）
[3]吴富华.新形势下事业单位档案管理的问题和对策[J].科技经济市场，2019（5）
论文作者:李燕飞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/14
标签：档案论文; 档案管理论文; 事业单位论文; 管理工作论文; 信息化建设论文; 管理人员论文; 单位论文; 《基层建设》2019年第28期论文;