江淮汽车集团股份有限公司 安徽省合肥市 230601
摘要：行政管理费用管控首先要明确行政办公费用范围，采用科学手段规范费用控制程序，秉承科学、合理、规范、节约的原则进行管控。本文根据作者多年工作经验，对行政管理费用管控措施进行了详细的研究分析。
关键词：行政管理费用；管控措施；研究；分析
1、行政管理费
行政管理费是指国家预算用于行政机关、党派、团体、外交事务方面的费用。包括各级人民代表大会常务委员会、各级政府、中国共产党和各民主党派、政协、人民团体及驻外机构的经费和补助费，出国费，招待费，国际组织会费和向外国的认捐、救灾、馈赠等费用。是党和国家领导、组织国民经济，进行外交事务活动必要的财力保证，属于非生产性支出。
2、行政管理费用管控措施
项目费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除项目特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：招待费、企划广告费、电话费、办公费。
采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：政府及社会性收费、税金、保险费等。除此之外的采用预算管理。
2.1预算管理
预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划，财务部统一会同相关部门讨论、审核，经项目经理批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。
2.2具体实施
目前项目对所有费用按月预算，之后，将逐步向季度预算、年度预算目标迈进。每月25日前，各部门向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各单位。各部门未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。
2.3超预算部分审批权限
部门本期费用合计数超预算≤500元，或单项费用超预算≤5％，由财务总监审批；部门本期费用合计数超预算＞500元，或单项费用超预算＞5%，由项目经理审批。
2.4费用预算的编制
预算费用应该包括经营费用和财务费用。对于费用预算要在分析研究各项预算支出的必要性和可能性的基础上，来确定其开支数额的大小。具体可分三个层次：
（1）要求各单位、各部门根据本企业预算期间的总目标和各单位的具体目标，以零为基础，详细讨论预算期内需要发生哪些费用，各项费用数额多少，未来效果如何。
（2）将各部门提出的费用项目分为两类：必须全额保证的费用和可适当增减的费用；对于可适当增减的费用项目进行成本效益分析，将所费与所得对比，在权衡每项工作轻重缓急基础上，分成若干层次，排出先后顺序。
（3）按上一步骤所定的费用开支层次和顺序，结合预算期内可动用的资金来源，分配资金，落实预算。
（4）各项费用预算由项目根据业务特点指定牵头部门,分别组织相关单位编制，并直接向项目财务部提供。如：工资性支出由人事部门牵头、办公费有由行政部门牵头等。。
2.5行政管理
（1）行政管理
指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。
（2）具体实施
单项费用金额≥200元必须采用书面申请。单项费用金额≥200元或有批准的书面申请，由财务总监审批。单项费用＞200元或无批准的书面申请，由部门经理审批。
3、费用报销单填列要求
经办人在办理各项费用报销时，费用报销的票据要求是税务部门认可的正式发票。其中：服务业、餐饮业、运输业的发票为地税部门发票。商品、货物、提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票。确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。
票据应按费用分类分部门进行整理，并分别如实填写《费用报销单》或《差旅费报销单》。所附原始单据内容必须具备：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证的单位名称和填制人的姓名、接受单位的名称、经营业务内容的数量、单位和金额、大小写必须相等。购买实物的原始凭证，必须有验收人的证明。依合同或计划支付的款项应注明所依合同，计划的名称和编号，合同中注明验收合格后付款，应附验收报告。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆经办人应在原始凭证上背书经办人的姓名。原始凭证不得涂改、挖补。经办人应将票据按类别和时序（有效票据和其他票据）整齐粘贴，若报销的票据中有经领导批准的收据应单独粘贴。公司实行集中采购，统一付款，行政事业部负责各种物品的采购，行政仓库管理员负责各种物品的验收、发放和实物管理，财务部负责物品帐务管理。
4、差旅费管控
为保证我公司员工因公出差工作的顺利进行,本着高效节约和保证员工生活的原则,按照公司员工的任职需要，结合本地同行及本公司实际情况，特制定本标准。
4.1职员出差的批准程序:
公司职员因工作需要出差，需经本部门主管签发出差申请表,在出差申请表上注明:出差人员姓名、人数、地点、任务、时间、预支差旅费等项内容，报公司经理批准后方可出差。员工因公出差，除特殊情况，要提前1天由本人提出申请经批准后办理借款手续。差旅费借款人填写借款单，借款金额要根据路途远近，出差天数，乘坐何种交通工具，住宿、补助标准进行确定，借款单要经部门经理审核，主管副总审批，财务经理核实，财务总监签批，公司目经理核准后，出纳方可支付。
出差回来后要在三天内到财务部报帐，剩余款要交回，不许欠款。无故不报账者，财务有权从其工资中扣除，并按出差借款金额及天数收取万之五的利息。
4.2职员出差乘坐车船及飞机标准:
部门经理因公出差，可高铁一等座。部门其他工作人员因公出差，却因工作需要，经部门经理批准，方可乘坐高铁，一般情况一律乘坐火车或汽车。对超出乘坐交通工具标准的,由部门经理批准后方可报销，特殊原因需要提升交通工具标准的需报部门经理批准。
5、通讯费管控
公司对通讯费费采用预算管理和额度管理相结合的的方法，额度管理是指根据所担当的职务级别、工作的需要以及历史数据，确定该岗位的通讯费费报销额度。
5.1手机费
按公司薪酬标准按每月以工资的形式发放.特殊岗位或若确因业务所需通讯费超过当期额度，本人可申请对超额部分进行核实报支，但应附通话清单。
5.2座机电话由行政部制定定额，超支部分从工资中扣除。
6、招待费管控
招待对象必须是外单位、需招待的客人。员工个人用餐不得报销，员工集体活动用餐，由单位报销属于员工福利，不执行此制度。各部门因业务需要招待客人，要事先填写申请单报行政部，经项目经理批准后到财务借款，除特殊情况外，先斩后奏者财务不予报销。业务接待必须要对口接待，并严格控制参加人数。宴请客人厉行节约，反对铺张浪费。不得讲排场比阔气，以加强联络感情办实事为目的。除重要客人，一般宴请不得上高档烟酒、生猛海鲜、名贵菜肴。饭后不得安排娱乐、游玩、洗浴等活动（客人自费除外）。宴请客人用餐标准（含酒水）：分每人多少元三档，特殊情况需要超标用餐，部门经理特批，否则超标餐费个人负担，不得报销。
7、办公费管控
办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消
耗，如购买纸笔、邮寄费、快递费等。
7.1办公用品分类
办公用品按会计核算项目分为专用办公品、快递费、其他办公品具体如下：（1）专用办公品：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材。（2）快递费：是指邮局的邮寄费、市内快递费。（3）其他办公品：①包括消耗品：购铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封等。②管制消耗品：签字笔、修正液、电池、笔记本等。③管制品：剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、文件筐、文件夹等。
7.2其他办公用品领用按使用可分为个人领用与部门领用2种。
（1）个人领用：由个人使用保管的物品，如铅笔、胶水、橡皮等。
（2）部门领用：是指打孔机等管制品，由部门指定人员领用、保管、集体使用
8、结束语
行政费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法进行管控，有利于加强公司费用管理、控制不合理费用开支；同时，也规范了公司内部管理，提高了公司的财务管理水平。
参考文献：
[1]中外行政成本的比较与反思[J].张平.财会月刊.2008(06).
[2]行政管理费用的国际比较分析[J].陈威.人力资源管理Human Resource Management，2011年01期.
论文作者:李美娜
论文发表刊物:《基层建设》2018年第21期
论文发表时间:2018/8/22
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