关于电子文件作为合法证据的法律可采性，本文主要内容关键词为：证据论文,可采论文,文件论文,法律论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
纵观整个历史，人类社会创造出各种仪式和程序来规范个体行为以使之符合社会和法律要求。在中世纪的法庭上，个人的名誉和社会的认可依赖于证人的口头证明，由证人来核定该人的社会地位和道德品质。与此相应，判断一个人的行为是否合法也要看证人的证词能否表明该人具有一定的社会地位，而不看其行为是否合法或是否能被社会接受。最有力的法律证据就是受尊敬的人的口头证词，而责任关系(accountability)则是由社会结构来确定，由等级地位来保证。
经过几个世纪的发展，书面文件才逐渐成为第二种证据形式，但这些文件的真实性依然有赖于证人的证词：文件上复杂的印章和签名与证人的身分地位一样重要，而证据本身的内容却反而不那么重要。在鉴定文件的权威性时，文件的形式——诸如版面编排、格式设计、笔迹和书写习惯——只是印章和签名的补充，而文件内在的权威决定了它对外在的事件是否具有证据效力。
现代社会已不再注重口头证据，而更看重或至少更信任书面材料。因为证人有可能或经常出于某种目的而作伪证，而法律更相信书面材料会提供事实真相，并认为任何事情一经记录就极难更改。米歇尔·布克兰指出：“（现代）社会看来似乎就是你要求越多的书面材料你便越能确信他人的诚实——或是至少使其更为可靠。”
然而一些法律理论和实践仍保留有过去的习俗——相信口头证词。建立在实践基础上的传闻证据法则就是指“未经证实的书面或口头声明及其结论不能作为事实的直接证据或事实的结论。”这个法则实际就是认为直接的口头证词更有可能有效而准确，而二手信息理论上包括所有的书面资料都具有可疑性。在历史上，这一传闻法则阻止了将更多类型的文件引为法庭证据，而在理论中，建立在口头证词基础上的法律规则也妨碍了对不断发展的文件系统和记录方法进行及时的法律认定和法律采纳。在判例法系中，随着判例的增加，法律不得不将更新的技术引入法律证据中，并进一步巩固证据可采性的理论基础以防止一些利用法律技术、互相冲突的法庭判例的出现。
经过许多年才接受纸质文件作为主要证据的法律体系的建立基础是一系列有关于个人可靠度的严格规定。但电子文件的出现——在数字技术中（例如个人计算机）建立、形成和／或保留的文件和记录——使得仅接受部分文件为证据的狭隘法律重新陷入了窘境。对电子文件可靠程度的不信任和矛盾心理以及电子文件自身固有的属性使得人们很难接受电子文件作为法定证据。电子文件与书面记录不同，后者在第一次被引入法律程序时是通过印章或其他东西证明自己的权威性。而缺少符合法律要求的内部要素的电子文件相应地也就无法对外部事件作出合法的证明。泰勒认为在电子文件激增的“后保管时代”，高度链接将改变以往的通信模式。如果他的预言正确，那么具有与纸质文件完全不同结构和性质的电子文件就将使现有的证据法作出必要的调整，使法律不仅能审查文件的内容也能判断文件和文件系统的形式及技术特征是否符合法律证据要求。
在保管文件的电子系统早期发展过程中，许多人就曾预言电子文件将取代纸质文件而产生“无纸办公室”，但这一预言到现在仍未成为现实。事实上，纸质文件的数量反而有上升趋势。据统计，目前有95%的文件是纸质的，预计到1999年纸质文件的数量有可能会减少占全部文件的92%，而电子文件将逐渐增多其比重将达5%。这是否预示仍占极大比重的纸质文件将继续兴旺，并逐渐为电子文件让位？或者像泰勒所说，我们正目击着：“庞大的纸质文件在进入最后的活跃期前要发生一次超新星级的纸张爆炸。”
这并不是一个愚蠢的问题，其答案有可能会决定如何对电子文件进行法律认定。如果电子文件仍依附于纸质文件——尤其是纸质文件的电子化输出或输入——并在内容上保持与纸质文件一致，那么法律将仍旧视电子文件和纸质文件一样，仅仅在有关条款和程序中作些微调整以吸收电子文件为证据形式的一种。但事实上，电子文件作为一个独特的（或是主要的）文件形式，它们与纸质文件的分歧越来越大，它们的性质和特点与后者是如此的不同，以至于根本无法将它们纳入现有的法律类别之中。J.Timothy Sprehe认为现有的大多有关文件的法律“几乎毫无疑问地认为文件载体应该是固定的，而文件应被保留在纸上。”一旦这一假设被排除，那么现有的法律很可能变得站不住脚。一些观察家对此表示担忧，认为美国宪法可能会因此而部分失效，所以必须修订有关法律以容纳飞速发展的电子技术。
有关电子文件的法律条款和相应制定该条款的理论和实践不仅对建立、解释法律的人有用，也对遵守和执行法律的人极为重要，而后者主要是指文件管理人员。他们能注意到有关的法律要求，并据此在文件管理中履行自己的责任义务，保证其管理的文件合乎证据可采性的要求。无论电子文件在组织的全部文件中占有多大比重，有关电子文件法律地位的司法判决和法律辩论的结果都将对公共组织和私人团体中的文件管理计划产生极为重要的影响。了解有关的判例和正进行的法律辩论有助于文件管理人员更好的掌握法律，也有助于及时调整文件管理计划以满足日益变化的电子文件的管理需要。
新技术的发展史：变化和抵抗
泰勒已经注意到一旦一种新技术载体被引入到社会生活之中“除非它被正式确立下来并有了明显的生命特征，否则人们不会信任它。”目前对电子文件的法律地位的争论类似于早先人们对两种新技术——照片复制品和缩微胶片——的法律辩论。这两种载体最初也不能作为法律证据使用，直到有相应的立法承认它们可以作为纸质原件的复制品，才具有了证据效力。
在早期使用照片复制品的时候，人们仅视其为原件的拷贝品或第二手证据，而将原件和复写的副本作为首要证据。在1938年，美国联邦法院作出一判决认为“文件微缩复制系统”(recordak)形成的缩微胶片作为原始文件的照片副本可以被视为“常规文件”，这一判决被联邦商事文件法(28 USC SEC 1732-33)予以采纳。但1942年伊利诺斯州最高法院却拒绝承认缩微胶片与原件复写的副本具有同等的法律地位。相互矛盾的司法判决终于在1949年被妥善解决，当时通过的“关于规范作为证据使用的商业和公共行政的照片复本的法案”或称UPA法案是作为联邦商事文件法的修正法出台的，其中规定：
如果一个组织在常规的商业或事务活动开展过程中保存或记录下任何备忘录、账目、信件、出版物、报表及这些信息的合成文件(combination)，或在事务的常规处理过程中使用的摄影、影印、缩微胶片、缩微卡片、模拟图像和其他能精确复制原件而形成耐久载体的拷贝品，除了法律要求原件必须被留存，或原件已被保存这两种情况外，拷贝品经鉴定认证，可视为与原件具有同等的法律证据效力。
在这段规定中关键词是“在事务的常规处理过程中”，不在事务的常规处理过程中产生的照片复制品一般不被法律承认。所以证据必须具备(1)原始文件要合法；(2)原始文件不可再被生产；(3)照片复制品是原件的全文拷贝品。而对非常规情况下形成的照片复制品进行法律认证将更为复杂。
虽然对非常规下形成的照片复制品不仅要考察它的内容和原件下落，也要靠证人的证明才能被法律承认，但即使是在已确定的照片复制品系统中产生的，并且也是在事务的常规处理过程中产生的证据也同样需要证人的证明，需要文件管理人员和其他负责管理程序的雇员对文件系统的程序和工作方式提出足够的证明。这些严格的规定使得法庭“将信任的目光从证人的身上转移到能证明事情真相的文件身上”。但其前提是这些文件是在“标准化的环境下产生，并能被其他独立证据证明”，而且需要有关人员的证词，无论是法律规定还是事务管理要求，都需要那些负责控制所有生产文件复制品的程序和方法的系统管理人员的证词。
对于缩微胶片的复制品而言，情况也是如此。1949年的关于作为原件替代品使用的缩微品的法律地位的UPA法案，其中规定了作为独立证据使用的缩微品必须是在事务的常规处理过程中，通过能“精确复制”原始文件的工艺流程而形成的。然而到了1971年，没有一例司法判决认为在事务的常规处理过程中产生的缩微品可以像原件一样作为独立证据使用，并且也未对计算机输出的缩微胶片(COM)的复制品赋予相应的法律地位。之所以难以确定COM的复制品的法律效力，是由于它的原始文件也是由计算机产生，而人们普遍对电子环境下生成和加工的原件持怀疑态度。正是人们对计算机形成的文件抱有根深蒂固的成见，所以一份有关缩微胶片法律地位的报告就宣称连由计算机输出的纸质文件也日益受到人们的质疑：
人们通常认为纸质文件是可靠的，因为签名是可以被证实的，字迹和纸张的年代是可以被分析考证的，所使用的打字机也是可以被确认的。但现在的情况发生了变化，字处理机器可以轻易改变原件复制品的内容，根本不需招募专业打字人员来复印文件，只要给字处理机器以相应的指令就能完成所要求的任务，从而获得所需的纸质文件，该文件除了那些经指令修改过的信息外，其余内容与原始文件完全一致。
法律承认缩微胶片和照片复制品具有合法的证据效力，因为法律认为它们是纸质原件的精确复制品，并且复制原件的方法和过程是可以被标准化也可以被有效地预测到的，它们不仅是机械技术的产物也必须借助有关的机器才能被识读。UPA法案的理论基础就是假定合法的纸质原件复制品是在事务的常规处理过程中，由可接受系统管理员校正的系统经专业人员控制而形成的，并且文件的复制品是凭肉眼直接识读——或与纸质原件同样大小，或只比纸质原件略小。那么对于那些内容极易被修改、增加、删除、销毁的电子文件，并且其文件系统要按预先设定的程序代码工作，所形成的也是不能直接识读的机读文件，法律又该如何判断它们的法律效力呢？
也许通过比较不同的技术而得到标准更为可靠，在UPA法案就表述为作为证据的文件“要在事务的常规处理过程中”，也就是在“一个可靠的系统中……能确保复制出的文件所含信息与原件一致的系统”中形成。由此可看出法律是如何看待电子文件的，在早期的法庭上要求作为证据使用的电子文件要与相应的纸质原件、缩微胶片具有相似点(similarity)，并要求建立能确保电子文件可靠的系统环境。
法律规定和有关的司法判决
至今仍未出台有关电子文件证据效力的专门法律，因此在缺少明确的法律条文的情况之下，司法实践像处理有关照片复制品和缩微胶片的案件一样不得不参考以前相关的判例。律师和法官都同意将电子文件作为记录事实真相的“全部文件”的一部分，承认电子文件像纸质便函和信笺可以作为证据使用，但这仅仅使电子文件获得“准法律证据”的地位。只有正式确定电子文件的法律效力，才能真正的完善现有的文件法。
1990年美国司法部发布关于现有的证据法如何适用于电子文件的白皮书。该书要求联邦文件管理人员必须要按照法律规定来建立和维护电子文件，并规定联邦电子文件适用1950年颁发的联邦文件法(44 USCCH 21,29,31,33)。这本白皮书还例举了有关法律对联邦文件的定义，其中就有“机读材料”，认为联邦机关要“借助信息处理技术，像计算机和缩微机等文件管理工具”对包括机读文件在内的一切联邦文件进行“经济而有效的管理”。该书讨论了电子文件和最佳证据法则、传闻证据法则之间的关系（联邦商事文件法和UPA法案对此有专门定义），认为虽然“证据法对电子化归档和纸质归档的规定并无区别”，但在具体的司法规程中应该考虑到电子文件极易被复制和修改的特点，白皮书认为“如果文件管理人员对电子文件系统一无所知，或者无足够的资料或能力去解释其控制机理，这将导致极为可怕的后果，因为这样将会使电子文件不能作为法定证据使用，或是使电子文件没有足够的证据效力”，因此规定文件管理人员要更加注意对电子文件系统进行全面了解和密切监控。
事实上，一般都认为电子文件的可靠性不如照片复制品和缩微胶片，因此文件管理人员和法律工作者更应注意为电子文件成为有效的法律证据创造有利条件。在以上提到的白皮书中例举了几种互相矛盾的有关电子文件法律地位的司法判决，其中美国联邦政府诉Scholle一案(558F.2d1109,8th Cir,1977)强调了电子文件和其他载体文件的区别，认为“要充分考察文件处理流程和文件目的才能确定所产生文件的可信度……而计算机存储的复杂特点就要求更为全面的检查以获得足够的依据。”与此相反，美国联邦政府诉Vella一案(673,F.2d 86,C.A.Tex,1982)在区别电子文件和纸质文件之后，提出“计算机数据汇编应视同于在事务常规处理过程中形成的其他文件”。
在这些互相矛盾的判例中，司法部以美国联邦政府诉Russo案件(480,F.2d 1228,6th Cir.1973)为准，认为有关电子文件的法律认证是“一个重要问题”，在处理这类案件时，法院一般会同意：
联邦商事文件法的通过是为了使那些经过事实证明为可信的文件能更容易地被法律接受为合法证据。传统的司法实践通常要求每份书面文件都要经文件形成者的确认，而联邦商事文件法则赋予法庭更多的权力以直接对事实进行认证。
电子文件是否能被采纳为法庭证据，在这一判例中提出了以下三个要求：
(1)是否能说明所使用的文件输入程序；
(2)是否能证明文件的准确和可靠；
(3)是否是在事务的常规处理过程中形成的文件。
在分析这些判例的基础之上，司法部的白皮书认为从法律角度看，法律应该承认联邦政府所建立和保存的电子文件，法庭应该能证明并认可电子文件的保存程序。但该书对此没有作进一步的详细论述。1992年由影像和信息管理协会(association for image and informationmanagement)发布的关于电子文件法律可采性的规定对此作了一些论述，该规定涵盖了“所有以任何技术产生的，保存于任何载体之上的信息形式，无论是已有的还是将来会有的，无论是否需要借助专门的机器才能被普通人所识别的所有信息形式。”像Russo判例一样，这一AIIM标准对作为法律证据的电子文件也提出了三个要求：
(1)要有输入和输出文件的书面步骤；
(2)要有系统用户的培训规划；
(3)要有审查系统。
但需要指出的是这些规定并非法律条文，而是专业性标准。
法庭在审理案件时基本上是承认电子文件的证据效力，近来的争论焦点主要集中在电子邮件系统和作为文件使用的电子邮件信息的地位。目前，仅有一份是有关电子邮件的立法：1986年电子通信隐私法（行政法99-508），正如其名所显示的那样，该法为保护通信中的隐私禁止非法窃听和入侵电子邮件，规定必须经法律授权并执有法庭传票，在说明文件中确实含有与调查事项有关的信息之后，政府机关才有权获得这些文件。为保证经法律授权的机关能获得所需的文件，该法要求联邦政府的文件系统必须对所有必要的电子信息进行备份。
现在大多电子邮件系统可以对事务常规过程中发送和接收到的信息建立备份磁带。但当Oliver North使用由IBM公司生产的国家安全局(National Security Council)的专业电子邮件系统来与其他伊朗门事件(Iran-contradealings)有关的人通信时，他似乎并未重视这一事实，这正像一篇纽约时报的文章所说的那样——NSC和其他联邦机关鼓励使用电子邮件通信，因为“他们相信计算机信息不会像纸质文件那样被保存下来。”
在里根任职最后一天，有关人员通过保留伊朗门丑闻的e-mail通信记录来对其政府提起诉讼，当法庭发现被告未按联邦文件要求保留相关文件，并且对电子文件的建立、维护和处理没有建立相应制度，遂于1993年1月3日判被告败诉，这就是著名的阿姆斯特朗诉总统执行办公室一案(Armstrong v.Executive office of the president)(810 F.SUFF.355,DDC 1993)。因为有相关法律条文规定“由于电子邮件是在联邦事务开展过程中产生的，因此在所有电子邮件中应优先考虑那些属于联邦文件的电子信息。”所以政府仍就此案提起上诉。但法院进一步发现：“因为不存在有适当程序以区别哪些文件是联邦文件，因此在未经全面检查之前不得销毁任何电子邮件。”受理上诉的法院驳回被告维持原判(62 USLW 2109 1993 WL 304567)，并认为：“因为文件以纸质和电子两种形式存在时其内容常有所不同，因此，电子版本必须妥善保管。”
受理上诉的法院意识到在电子文件和纸质文件存在有潜在的不同——因为在电子文件中可以含有大量有关发送者、接收者、日期、过程等信息，而这些并不总可以被转换为纸质形式，（这主要看系统设计和用户选择）——这使法院开始从完全不同的角度来看待电子文件。早先的司法实践都试图在以纸质为基础的文件理论中为电子文件找到一席之地。许多报告和论文都告诫机关要保留电子文件的纸质拷贝品，而不建议设计一个适当的系统来解决在捕获电子文件的来源信息时出现的困难。
学者和期刊作者像司法部一样已发现法院倾向于将文件的电子形式视同为纸质形式，RUSSO判决——它相信电子文件是产生于事务常规处理过程之中——让人们想起早期对纸质载体的法律地位的争论，这些希望找到一个能同时接受纸质、电子这两种形式的法律框架的做法事实上已经接受了“可靠系统”(dependable systems)这一概念，即希望建立一个能在所有载体上生成和维护文件的通用程序(documentedprocedures)，从而在新旧技术间搭起一座沟通的桥梁。
文件管理所面临的挑战
负责开发和完善这些“可靠的文件系统”的最佳人员无疑是文件管理人员，只有他们才能确保组织能按法律要求保留下完整的文件资料。一些诸如司法部发布的白皮书之类的报告和AIIM颁布的标准，为文件管理人员建立形成、维护和处置电子文件的正确方法和程序提供了一些规范，这些联邦文件法虽然仅适用于保护联邦政府的文件，但私人组织也应同样谨慎地处置自己的电子文件——虽然并无法律要求私人组织在事务常规过程中保留E-mail信息的拷贝件，但司法判决和ECPA都表明应建立文件保留制度以便在诉讼案中保护自己。
对于政府和私人组织在处理电子文件时出现的最主要的问题可能就是如何判断哪些电子文件具有永久保留价值，以及如何从一大堆非文件信息中发现所需的有用文件。一些“数字签名”系统的开发和安全标记系统的完善——美国国防部在划分电子信息时所使用的一种系统——在私人组织中的应用可能会促进更多的系统设计人员参与对电子文件保管系统的设计，这对电子文件实施有效的前端控制无疑是件好事。
“可靠的文件系统”被认为是能有效保管纸质证据的系统，但这些纸质文件同样不能自我证明或自行生效，这样在司法实践中又得回过头来依靠证人证词和证人的忠诚，正如要求文件管理人员要对照片复制品和缩微胶片的制作方式和过程做出证明一样，但电子文件系统并非如照片复制品和缩微胶片系统那样容易控制和检测，所使用的工具也经常需要升级换代。因此Mark Hopkins在他的一篇论文中提到对文件管理人员证词的可信性的“疑虑”——“文件系统和文件管理者所考虑的究竟是文件的可信性还是文件管理的方便性？”在例举了加拿大和美国出现的一些误导性或欺诈性的文件保管案例后，Hopkins问道：“在面对商业压力和职业道德，一个无权无势的文件保管员在法庭上能否真正地坦白呢？”
Kenneth Chasse像Hopkins一样对电子文件系统的可靠性也表示了担忧，他认为文件管理人员必须在司法程序中被正式赋予专家证人的地位，这样才能使人们注意到电子文件系统可靠的重要性。他说：“我认为对于那些形成具有法律证据效力的文件的系统，证据法应将注意力放在确保职业忠诚(professional accountability)不会因计算机的使用而有所改变。”由于微型计算机的普及导致文件能保留在许多分散的文件形成者的手中，Chasse和Hopkins都错误地将电子文件控制责任完全放在了文件管理人员的身上，他们认为记录性文件无疑是有效的，但将电子文件纳入法律证据范畴则是十分困难的，这些观点反映出传统意见的流行和顽固。
对电子文件的性质和使用情况的怀疑和不安，非常像人们在面对每一项新技术被引入司法程序时所持有的态度，从书面材料开始就是如此。电子文件所具有的独特的、令人不安的匿名性质，也就是说电子文件缺少传统的签名和印章等背景信息，事实上缺少几乎所有的实体性信息，这使得人们面对日益增长的电子文件所具有的恐惧更难消除。在司法实践中一般倾向于将文件的电子形式视同于文件的纸质形式，而忽略形成和维护电子文件的复杂环境的特点。美国哥伦比亚巡回法院意识到了电子文件和纸质拷贝件之间存在着潜在的不同，指出电子文件具有争议性的法律特征。目前法院要求联邦政府部门必须按联邦文件法的有关条款管理自己的电子文件，而其他政府机关和私人组织可不受此约束。现在的信息系统可以捕获所有的电子信息——像E-mail的发送人、发送时间——也可将电子信息转换为人类直接可读的纸质形式，但至今没有相应的法律来规范这些系统的使用。随着多媒体链接的增多和双向交流能力的提高，这对平面式的硬拷贝形式是一个很大的冲击。电子文件和纸质文件之间巨大的差别可能会破坏现有连接不同载体的理论桥梁并使证据法出现漏洞，因此文件管理人员必须继续开发和完善新的电子文件保管系统，以使电子文件更容易被法律接受为“可靠”的独立证据。