论电子文件管理中的“提前介入”，本文主要内容关键词为：文件管理论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
正如电子计算机技术给人类文明进步带来的巨大冲击一样，电子文件作为电子计算机技术的伴生物，也给人类的记忆工程带来了深远的影响。电子文件由于其读写方式、特性以及内容与载体的关系等与纸质文件有显著的不同，发生了革命性的变化，使得我们必须改变以往传统文件与档案管理中行之有效的观念和方法，以新的理念去重新思考。
电子文件如何管理和归档？归档后形成的电子档案如何管理和维护？如何开发利用电子档案信息资源为现代化建设服务？这是信息时代，我们档案工作者正面临的课题。不过，就目前我国电子文件的管理现状而言，我认为档案部门加强做好电子文件管理的“提前介入”工作是非常紧迫和必要的。
一、认识“提前介入”。
所谓“提前介入”，又可称作“前端控制”，按照国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》（草案）的观点，就是“在文件形成前采取行动”，将“干预的时机”确定在电子文件生成系统和管理系统的设计阶段，把档案管理的要求和手段向前延伸到电子文件管理工作之中。这也是全球档案工作者的共识，如法国档案学者C·诺加雷在谈及信息技术对档案和档案工作的影响时指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期进行干预的时机，甚至重新考虑这种生命周期本身。”冯惠玲教授也在其博士论文中指出“总之，对电子文件的管理要‘从信息系统源头做起’，在系统设计阶段即考虑作为档案保管的要求……。”现在，一些国家已开始采取措施，按档案工作的要求制订的“文件保管期限表”，并且编制了通用软件，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。
针对电子文件自酝酿生成直至归档保存的全过程，电子文件的生命周期可划分为设计、形成和维护三个阶段，其中设计阶段对电子文件的全程管理具有决定作用。所以，为了更有效地管理好电子文件和归档后形成的电子档案，我们应尽可能把电子文件在生命周期各个阶段的管理需求溶入电子文件生成系统和电子文件档案一体化管理系统之中。在系统设计时，要考虑到使电子文件能够按照文件和档案管理的要求生成，确保电子文件的内容、结构、背景信息三位一体的完整性，在电子文件生成时，在人工辅助和干预下，自动完成鉴定、著录等工作，要考虑到电子文件的归档范围及需保存的稿本，电子文件的利用和检索需求及访问权限的范围与控制措施等。如果不采取“提前介入”，则很难实施对电子文件和电子档案的有效管理，很可能导致文件失真，文书工作失控、档案失踪等现象的发生。
二、重视“提前介入”。
过去，我们在享受电子计算机技术给我们工作带来的方便、快捷和效率之时，却忽略了对“成果”的重视即忽视了电子文件管理，导致电子文件的完整保留、妥善保护等方面都存在着很多问题，这些问题不解决好将会直接影响电子文件的归档质量、永久保存和开发利用。
1.电子文件的管理现状让人担忧。由于在电子文件的著录、鉴定、归档、检索利用等诸多方面缺乏可操作的规范和标准，电子计算机应用系统在设计时也未考虑档案管理要求。导致许多电子文件从产生的那一刻起就“先天不足”；并且在管理上存在草稿性电子文件处于“自生自灭”、辅助性电子文件无人管理、正式电子文件也往往只进行了逻辑归档的状况。这样，电子文件的“生存”受到威胁，其完整性毫无保障。
2.电子文件的凭证价值让人怀疑。电子文件的凭证作用源于它的“原始性”，而“原始性”的表现需要由内容、结构和背景信息三大要素给予支持。如果电子文件生成系统和管理系统不能实现电子文件由产生起整个生命周期内这些要素的记录和保留，缺乏“背景信息”和“元数据”的电子文件，其“原始性”、真实性将无从谈起。
3.电子文件的永久保存难以保障。有些电子文件的存贮载体不安全，信息记录格式不标准；同时对电子文件生成的设备环境数据缺少登记，对一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施。这些情况的存在对电子文件的永久保存是非常有害的。
4.电子文件的安全利用存在隐患。如果电子文件的利用要求在设计阶段未予以考虑，对需要控制利用权限的限制部分未采取必要的控制措施，那么由于电子文件的特性和计算机系统及网络的不安全性，将严重影响电子文件的信息安全。
鉴于上述的各种情况的存在，我们必须从计算机办公自动化(OA)、计算机辅助设计CAD、辅助制造(CAM)等系统设计及电子文件生成时，就采取措施“提前介入”，把档案管理的要求和可能预先设定的管理功能纳入系统之中。
三、做好“提前介入”。
就“提前介入”的思想追根溯源来说，其实它不是电子文件管理阶段产生的，应该说它是文件、档案源于一物思想或文件生命周期理论的产物。事实上我国许多档案学者针对立卷归档中存在的问题和文件、档案一体化管理的客观需求，比较早地提出过把“归档”环节提前到文件形成阶段、档案部门提前介入到文件的制作和运转过程进行指导和控制的观点。但由于观念、体制和技术方法的原因，“一体化”工作在我国一直没有真正的开展起来。所以，在电子文件时代，要想有效地做好“提前介入”工作，使“一体化”真正开展起来，必须做好以下工作。
1.转变观念。这里所说的“观念”不单指档案工作者的观念，还包括文书工作者、计算机技术人员及所有与文件、档案工作有关的人员的观念。在传统纸质载体时代，由于文件和档案的分段管理，导致文书工作与档案工作在体制与管理上的“隔绝”。随着信息时代的到来，首先被冲击的壁垒是档案工作与文书工作的界限，档案工作者已无法坐等文书工作者以归档形式提交的“成果”，他要把自己的“势力范围”扩大到原来的文书工作阶段。归档不再是文书工作和档案工作的“结合部”，在归档之前就要进行某些“档案管理”活动。在电子文件管理活动中，文书、档案工作者将比以往更加需要得到文件形成者的支持和帮助，因为电子文件的形成过程不仅对日后的可保存、可利用性具有重要的意义，它还是证实电子文件原始性、真实性的依据。另外，管理和使用电子文件还离不开计算机技术专家的帮助，因为电子文件产生、保管和利用都依赖于电子文件生成系统和管理系统，系统的优劣与我们和计算机专家的协作关系有很大关系。这样，我们档案工作者要积极转变思想，变以往的“被动”为“主动”，积极争取领导、文书形成者、文书工作者、计算机技术专家的支持和帮助，让他们也懂得他们的工作对电子文件的永久、有效保存是多么重要，争取他们主动的关心。形成一个有利于开展“提前介入”和“一体化”工作的群众基础。
2.加强学习。电子文件的管理，涉及到电子计算机软硬件及网络技术、信息处理技术、文件管理和档案管理的基础知识，要做好“提前介入”工作，绝不是只懂得电子计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的。为了与文件形成者、计算机专家、文书工作者较好地沟通，我们应了解文件管理、计算机软硬技术等方面的知识，同时，标准化知识、法律知识、外语知识等对我们开展工作非常有帮助。学习的重要性不言而喻。
3.制订规范、标准，参与系统设计。针对不同领域、不同种类的电子文件，其归档内容、保管期限、著录内容、使用范围等可能不尽相同。我们要在吸收传统纸制档案管理理论、方法、标准的基础上，结合电子文件工作实践，详细制订出各类电子文件著录、鉴定、收集、归档、利用范围的规范和标准。比如，就电子文件著录而言，文本文件、图形文件、图象文件、多媒体文件等，它们的著录内容都不相同，我们应该分别制订。并通过我们的参与系统设计工作，使之能在电子文件生成系统和管理系统中实现。在国际上，现在许多欧美国家针对电子文件制订了“文件保管期限表”，以此来判断某份电子文件是上“天堂”还是去“地狱”。总之，我们要实现“提前介入”，就必须先要制订出这些规范和标准，并将之溶入电子文件生成系统和管理系统之中。
4.制订管理规定。电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。“提前介入”阶段事关电子文件的形成质量和永久保存，所以针对电子文件的制作和管理人员的管理更应该建立一套严格的管理制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性、完整性的最关键措施。