摘要：近年来，随着互联网安全保密技术的快速发展，以数字形式为主要特征的档案发展新时期已经开始且不断深化，逐步促进了互联网与传统档案的有机结合，促进了档案保密建设进程。本文在分析了档案信息内涵及特点的基础上，重点讨论了档案保密管理的现实必要性，并从制度、标准、系统、软件及队伍等五个方面，就做好新时期档案保密管理提出了对策、建议，为做好新时期档案信息化管理提供参考，对提升档案保密管理能力和水平具有积极的现实意义。
关键词：信息化；档案管理；规范
随着计算机技术和信息网络技术的快速发展，各个行业都进入了信息化时代，安全保密技术已经成为行业不可或缺的重要工作手段。“互联网+”时代，档案管理应与信息时代发展步伐一致，在档案管理中积极应用信息化技术手段，不断提升档案管理的效率和质量。
1档案保密管理内涵
1.1档案保密管理
所谓档案保密管理，就是指档案行政主管部门将信息技术应用于档案管理中，对档案进行现代化管理，并利用安全保密技术手段提供服务。随着信息时代的来临，档案信息化管理也是适应新时期信息时代发展的现实需要。信息技术在档案管理中的应用、普及，推动了档案管理模式、管理方式的变革，也使档案管理从传统的以纸质媒介等实体管理为主，朝着以档案实体数字化信息管理为主要应用形式的、为社会提供现代化档案服务转变，无论是档案管
理的内容，还是档案管理的效率都发生了巨大变化。
1.2档案保密的特点
1）管理网络化。利用互联网形成的数据信息共享互联，档案资料的收集、整理、归档以及检索均可以在计算机网络系统中完成。2）管理全程化。档案保密能够将档案资料从形成到修改、删除、销毁等全过程编辑时间、编辑人员全面跟踪，实现档案管理的全过程。3）管理标准化。随着档案管理信息系统和标准化的实施，电子文件、视音频文档、图像等资料的数据格式较为统一和固定，有利于实现管理的统一化。4）管理安全复杂化。档案保密管理使其面临着传统档案管理不曾遇到的信息安全威胁，如数据信息易被篡改、数据库易被入侵，系统易受到病毒攻击等，这些都对档案保密管理提出了新的更高要求。
2档案保密管理的必要性
2.1提升档案管理水平的需要
将信息网络技术应用到档案管理中，实现了档案信息资源的共享，打破了传统档案管理的物理和时空界限，使档案管理更加开放。此外，信息数据库系统的建立，能够将部门的档案信息资源及时、准确地输入到信息系统中，为档案资料的集中统一管理提供便利，也有效弥补了档案管理中信息资源利用时效性不强的短板，有利于提升档案管理的水平和质量。
2.2有利于拓展档案服务领域
从档案管理的本质来看，档案管理实质上是档案的信息资源管理，而信息资源的价值在于其在社会发展中被广泛地开发和应用，促进经济社会的发展进步。因此，利用加强档案保密管理，利用现代安全保密技术、物联网技术、数据库技术，极大地提升了档案存储、开发和利用的便捷性，档案利用者利用数据网络，登录局域网或互联网，输入用户名和密码，即可查询到相关档案资料，提升了档案利用的效率，也有利于发挥档案管理在增强社会效益中的价值。
2.3有利于增加信息的存储量
传统档案管理受制于照片、纸张等实物载体的限制，信息依赖于特殊载体而存在，信息也容易因载体的灭失而丢失。将计算机安全保密技术，尤其是缩微技术、扫描技术以及光盘技术等应用，能够将海量信息保存于光盘、磁盘或云盘中，档案信息的容纳量大增，也极大地降低了管理成本。
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3新时期档案保密管理对策
3.1完善档案保密管理制度体系
根据档案保密管理的现实需要及特点，制定并不断完善一系列档案保密管理工作制度，既包括档案信息存储格式标准，也要包括档案保密管理流程要求，还包括档案保密管理的安全保密制度，等等，如明确档案归档范围、网上检索、借阅、归还档案等规章制度。如《电子文件归档管理制度》《档案保密建设保密管理办法》《档案管理软件功能要求暂行规定》。通过完善严密的制度，积极推进档案保密管理的规范化。
3.2统一档案保密管理应用标准
档案形态多样，既有word格式，也有图标格式，还有音视频资料等，相同载体的档案资料若应用标准不统一，势必会对电子文件资料的集中管理、高效利用和长久保管产生不利影响。当前，档案管理部门应加快制定完善统一的信息化档案管理应用标准，标准要尽量保持兼容性，兼顾不同电子档案的管理，以做好不同档案形态的集中统一管理。例如，加快推进《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》《电子公文归档管理暂行办法》《纸质档案数字化技术规范》，等等。
3.3完善档案管理信息化数据库建设
档案信息资料数据库作为档案保密建设和管理的重要内容，也是档案保密管理的重要基础性工作。档案管理部门应结合部门档案管理的实际需要，结合各类档案资源，加快建立职能、自动以及网络等技术优势明显的档案管理数据库，通过档案数据库建设，为档案管理从纸质档案资料向电子档案管理迈进奠定扎实基础。例如，根据档案管理部门实际，相继建立“数字档案”“声像档案”“历史图库”“图书期刊”“特色专题”和“馆藏介绍”等若干个档案数据库。
3.4加快档案保密管理软件开发
档案保密管理离不开各种档案软件的应用，档案管理部门可与市场上的档案软件开发公司合作，针对档案管理部门的业务职能、档案类型、档案特点和档案管理的现实需要，开发符合档案管理业务需要的管理软件，实现档案资料归档、整理、编目、检索和统计的自动化，也为档案数据库的共享和智能化查阅提供技术保障。例如，积极应用清华紫光档案管理软件、九州档案管理软件、世纪科怡档案管理系统等，行业内规模较大、较专业的软件开发公司的产品。
3.5加强档案保密管理人才培育
档案管理工作人员的业务素能直接影响到档案信息化建设进程。除了掌握档案学理论和基本的档案管理业务知识外，档案工作者还需要掌握一定的计算机技术、信息网络技术和软件操作技能等，档案人员要具备良好的档案信息意识，以及档案信息识别、鉴定能力，尤其是要做好档案信息的分析、判断、筛选和应用，提高档案信息资料的价值。为此，一方面，档案管理部门要加大档案人员的业务培训力度，将信息化网络技术等知识内容纳入到档案业务培训课程；另一方面，档案管理部门要加大复合型人才的招聘力度，为档案保密提供过硬的专业队伍保障。
结语
档案保密是档案发展的趋势和未来，也是一项长期、复杂而具体的专业性工作，档案保密不仅是档案管理部门的工作，也需要信息部门、专业机构的共同参与和配合。在档案保密管理过程中，随着信息化发展的趋势和要求，必然会在实际工作中出现各种新情况、新问题，这就需要在解决这些实际问题中不断推动档案保密建设进程。因此，要高度重视档案保密建设，尤其是信息化管理面临的问题，通过解决问题，找到产生问题的原因，并有针对性的予以解决，通过理论研究与实践分析，共同推动档案保密管理再上新台阶。
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论文作者:何小华
论文发表刊物:《电力设备》2019年第5期
论文发表时间:2019/7/8
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