摘要：信息化时代，计算机技术和互联网技术使社会生产生活得到极大地改变，有效提升了社会生产效率和质量。企业运转过程中会产生海量数据，企业通常选择用档案管理的方式保存这些数据和信息，使其在企业需要的时间点被顺利应用，为企业的管理提供重要帮助，因此企业档案管理信息化和再利用成为企业管理质量提升的重要手段，本文从企业档案管理现状入手，分析企业档案管理的网络信息化及开发利用策略，为企业管理水平提高提供借鉴。
关键词：企业档案管理；信息化；开发利用
引言：企业档案是企业人员、产品、制度轨迹记录，在总结经验教训、辅助企业做战略决策方面具有重要作用，传统档案管理方式已经无法满足当代企业管理的信息量需求和效率需求，因此企业档案管理信息化成为各个企业改革的重要组成部分，然而大多数企业的档案管理信息化程度和再利用工作并不到位，导致资源的投入没有得到应有的回报，企业档案对企业生存和发展的辅助作用没有得到充分发挥。
1．企业档案管理现状
1.1 企业文书档案管理不集中
企业的日常运行会产生大量的文书档案，从人事类的劳动合同、五险一金档案、员工考核档案、岗位调动档案到行政类的财务档案、生产资料出入库档案等，基于我国人口基数使得企业文书档案每天的产生量十分可观，然而全国性企业的文书档案无法进行集中管理，每个地区的分公司都需要进行单独管理，部门、分公司之间只有少部分信息可以交流共享，大多数信息尚无法进行有效的共享，导致企业档案管理信息化对工作效率提升作用没有得到充分发挥。
1.2 档案存储成本过高
分散各地的企业档案管理需要单独建立库房进行管理，库房为了保证文书档案的保存效果需要配备温控设备、湿控设备、防盗设备、防火设备等必备用品，造成存储成本过高，企业行政经营成本始终无法有效控制。且文书档案较为脆弱和易丢失，若企业档案管理人员没能够及时按照档案管理规定进行整理和保存，容易造成不必要的损失和成本增加。有的企业在当地办公环境较小，没有适宜的档案库房可以利用，需要另外租赁或整体换成面积较大的办公地点，直接造成了企业运行成本的增加。
1.3 档案管理人员专业水平有限
档案管理是一门看似专业性较低实则专业要求较高的工作，工作人员必须具有较为出色的专业技术和沟通能力，能够完成每日琐碎的、无逻辑、无规律的档案管理工作，能够细心的工作为文书档案提供较为安全的保存环境，能够与来访人员进行有效沟通，有效提高企业档案的入档、存取和利用效率，一旦档案管理工作人员没能够履行岗位责任，就有可能造成档案的遗失、损坏，消耗工作时间、提高企业运营成本。
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1.4 档案管理模式落后
企业档案信息化管理已经推行了数年时间，但大多数企业并未完全做到信息化，很多重要信息还是以纸质形式进行保存和共享，这也与我国各政府行政部门要求纸质文件有较大关系，因此数字档案管理并没有充分发挥出应有的作用，导致企业档案管理信息化程度较低，再利用程度较低。
2．企业档案管理的网络信息化策略
2.1 开发专属档案管理系统
当前市场上很多档案管理系统并不能够满足企业的个性化需求，既能够满足基础的、通用的管理需求，因此有条件的企业可以选择开发专属档案管理系统，以此作为基础有效提高企业档案管理效率，推动企业其他部门工作效率，间接降低企业运行成本，提高企业经济效益。企业开发专属管理系统的过程中应当兼顾到部门之间的差异，兼顾到与当地政府部门的对接，不使企业专属管理系统造成与其他系统的不兼容，避免不必要的资源浪费，为企业生存发展提供强有力的支持。
2.2 做好档案管理团队建设工作
企业任何部分的发展都离不开人才的支持，企业要重视对档案管理团队的建设和管理，打造一支具有较高专业水平的档案管理团队，使其具有系统维护、系统开发、信息化档案管理等专项能力，一方面企业可以从市场中招聘具有计算机、网络开发能力的人才，另一方面可以培养既有档案管理人员，使其在专业方面得到有效提升，逐渐打造出一支兼具档案管理和信息化建设能力的档案管理团队，实现对企业档案的信息化管理和有效再利用。
3．企业档案管理的开发利用策略
企业档案的开发再利用离不开高水平的安全措施和有效的数字化管理。企业应当在日常管理中首先保障档案管理系统的安全和稳定，做好防火墙、杀毒软件的维护工作，定期进行升级和查杀，避免档案系统因病毒、木马攻击出现运行问题；其次要从人员管理的角度入手，严谨管理人员利用档案管理电脑进行下载、购物等与工作无关的动作，避免给病毒、木马侵入的机会；最后要做好企业档案的保密管理，使其不在不法人员攻击下被顺利解读和利用，为企业修复和追踪争取时间。
企业要加强对数字化档案交流平台的维护和管理，既保障企业档案在企业内部的正常交流和共享，又保护其不在系统外被非法获取和利用。想要做好数字化平台的保护，一方面需要从计算机网络入手，用科学技术对企业档案提供周密保护；另一方面需要从行政管理角度入手，严谨员工违规行为，对重要文件予以数字、纸质双保护。在具有相对周全保护的情况下，开展企业档案开发利用方能保证企业的自身利益，提高企业工作效率，降低运行成本，提高经济效益。
结束语：企业档案管理的信息化和开发利用是企业改革十分重要的组成部分，也具有相当的挑战性，企业管理层需要做好心理准备和资金准备，为未来企业的生存和发展谋取福利。企业档案管理改革过程中应当注重实践和实际作用，以企业的最急切需求为首要解决点，避免资源不必要投入，促进企业可持续发展。
参考文献：
[1]覃日珍.企业档案管理的网络信息化及开发利用分析[J].通讯世界，2017（07）：132-133.
[2]陈琼.企业档案管理信息化的实现方式及相关问题研究[J].办公室业务，2017（11）：59.
论文作者:罗丽珍
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/26
标签：企业论文; 档案管理论文; 档案论文; 开发利用论文; 文书论文; 成本论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第3期论文;