摘要：对于机关单位来说，文秘人员作为部门领导的直接协助人员，在工作中起到了纽带的作用。在实际的工作中，文秘人员所从事的工作大部分都与文书档案有关系，一般都是对文书档案进行编写和汇总工作。而为了更好地完成文书档案的工作内容，就要求我们的机关文秘人员要具备最基本的业务素质，这样才能够应对文书档案工作的具体要求。
关键词：机关；文秘；档案；素质
一、机关文秘人员应当具备的基本素质
（一）具备一定的文字水平和能力
在机关单位中，文秘人员多从事文书档案管理工作，这就在一定程度上要求文秘人员具备一定的文字水平与能力。作为文秘，在领导开会的过程中需要对会议中重要的内容及时进行记录，会议结束后进行简单的整理，以便于领导查阅。此外，文秘还需要自行搜集相关的信息和资料，以协助相关领导起草一些文件和报告。因此，在进行机关文秘人员的选聘与考核培训中一定要格外的侧重文秘人员的文字水平和能力方面，这样才能提高领导班子的工作效率和质量。
（二）具备相关的文书档案管理技能
文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，其中记录的都是机关中比较重要、隐秘的信息，而文秘人员的主要工作便是对文书档案进行管理，管理工作则
包括相关资料的收集整理以及鉴定检索、对有效信息进行统计等工作，是非常复杂繁琐的，而文书档案对于部门相关工作人员处理工作是比较重要的，在搜集信息以及制作报告时都会参考相关的文书档案。由此可以看出，机关文秘人员必须具备一定的文书档案管理技能，这样一来才能更加有效的协助机关领导处理相关事务，提高其工作效率。
（三）文秘人员的创新意识
近年来，机关领导十分重视文秘人员的综合素质以及文书档案管理工作，对文秘队伍的建设方面也有了很大的进展，但实际上，我国文秘人员的综合素质参差不齐，尤其是基层的文秘人员和文书档案管理质量普遍不高，无法满足相关工作人员日常的工作需要。由于文秘人员的工作内容具有一定的时代性，这就在一定程度上要求文秘人员具有一定的创新意识，对自身能力进行严格要求，思想与时俱进，知识体系要及时更新，适应时代的变化。在进行文秘人员的选拔与考核中也要充分考虑这一点，选择具备创新意识和一定的专业素质的文秘，进而实现整个文秘队伍总体素质的提高。
二、对文秘工作人员与文书档案管理工作的相关建议
（一）提升文秘人员的素质水平
文书档案管理工作主要是由相关的文秘工作人员完成的，但实际上仍然存在着文秘人员专业素质普遍不高的问题，部分文秘人员甚至存在着比较严重的思想问题，严重影响了相关工作的开展。由此可见，文秘人员的基本业务素质能力对于文书档案管理是十分重要的，通过加强文秘人员的思想意识，来全面提高文秘人员的素质水平，进而促进机关更好的发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
（二）开展与文秘工作相关的理论知识学习
文秘人员的工作内容是比较特殊的，具有一定的时代性，这就需要文秘人员的思想以及技能都随之进行一定的改变。文秘人员应重视自身对相关的理论知识学习，掌握一定的专业技能，而且需要不断地学习现代化的文书档案管理方法，做到与时俱进。此外，机关单位也应高度重视对文秘人员的培训工作，并定期开展教育，进而提高文秘团队的整体素质。
（三）不断完善业务指导及相关考核机制
为了提高文秘队伍的综合素质与能力，机关单位可定期的对文秘人员进行相应的业务指导，教授一些现代的文书档案管理方法。除此之外，机关单位也要对文秘人员的文书档案管理能力进行评估，按照相关的考核机制进行考核，对于一些表现较好的文秘人员实行一定的奖励措施，反之，对表现较差的文秘人员也要及时进行教育，进而及时的对文秘队伍进行相应的调整，提高其文书档案管理水平。
三、文书档案管理工作面临的挑战与未来的发展趋势
（一）传统的档案管理模式面临的挑战
在我国，有史以来档案工作一直依附于国家机构，以为统治阶级服务为中心，档案工作重藏轻用。而事实上，新时期新的经济领域和社会领域不断产生，拓展了具有社会意义和现
实意义的档案产生领域，如重大活动、重大项目档案、诚信档案、民生档案、民营企业档案、知识产权档案等新型档案层出不穷，因此，档案工作的内涵和外延也必须随之拓展。档案不仅仅是历史记录，具有维护历史真实面貌的作用，也是人类文化遗产，具有资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。
（二）文书档案管理工作日趋现代化
办公自动化系统的推广应用，使得收文、发文都通过OA流转完成，这就要求档案管理者要改变传统的手工管理模式。首先，选择适合本单位文书档案管理的软件，利用计算机进行档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅利用，做好OA系统软件和档案管理软件的接口，实现OA办公系统与档案系统无缝连接，使所有电子文件数据直接归档进入档案系统，并且纸质文件与电子文件对应整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高档案检索速度。档案计算机检索工具多样化，形成从文件级到案卷级再到档案专题，多层次多角度的检索体系，有利于提高检索工具的覆盖率，使每一种检索工具都能覆盖全部文书档案，能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，从而提高档案利用工作效率。
四、结束语
由此可见，机关文秘人员的素质水平是十分重要，这直接关系到文秘队伍的整体质量以及工作效率。由于文书档案管理工作对文秘的文字能力及档案管理能力要求比较高，倘若文秘人员的专业知识以及技能不熟练，将无法展开相应的文书档案整理工作。因此，机关部门需要加强对文秘人员的培训，提高其整体素质，进而提高机关单位整体的工作效率与质量。
参考文献：
[1]钟晓芸.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].档案天地，2013（1）.
[2]江晓旭.文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013（18）.
[3]孟庆霞.浅谈文书档案管理与秘书人员的修养[J].神州，2012（5）.
论文作者:梁大溪
论文发表刊物:《基层建设》2019年第28期
论文发表时间:2020/1/14
标签：文秘论文; 档案论文; 人员论文; 文书论文; 机关论文; 档案管理论文; 工作论文; 《基层建设》2019年第28期论文;