摘要：烟叶生产基础设施建设档案是烟草重要的档案资源，是烟草行业基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。本文从烟叶生产基础设施建设档案的重要性入手，介绍了烟叶生产基础设施建设档案的内容、作用及其特点，分析了烟叶生产基础设施建设档案管理存在的问题，提出了几点可实施的建议。
关键词：烟草；基础设施建设档案；管理；对策
随着烟叶种植规模不断扩大，烟草行业内的烟叶生产基础设施建设进入了高速发展时期，随之而来的是烟叶中心站、收购点、等一系列服务烟草的基础设施项目大量建设，烟草行业的基础设施建设项目档案资料是烟草行业档案的重要组成部分，它不仅是烟草行业基础设施建设工作的真实记录，还是以后烟草行业发展过程中建设规划、管理及改扩建、管护维修的重要依据。它记录了烟草行业建设发展的历史轨迹，其实际保存价值应该受到重视。
烟草行业内的基础设施建设部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但烟草行业作为工程项目管理的主体，自然要做好基础设施建设的档案管理工作，它不仅服务于今天更有利于将来，是烟草行业一笔宝贵的物质财富。
从现在烟草行业基础设施建设管理档案来看，烟草基础设施建设部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：人员配置不齐全、档案收集及移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强基础设施建设档案的管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。
一、烟草基础设施建设档案的主要内容和特点
烟草基础设施建设档案作为烟草建设活动中形成的第一手材料，是包括该项目的基本信息、建设图纸、工程价款、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基础设施建设档案是指在基础设施建设管理和基础设施建设工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种基础设施建设项目的基本，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基础设施建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是：（一）专业性，是指基础设施建设档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。（二）成套性，是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。（三）现实性，是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基础设施建设档案在将来发展规划中发挥着重要的使用价值。（四）周期长，主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1-2年，大型项目2年或更长时间，时间跨度不可预见。
二、烟草基础设施建设档案管理存在的问题
（一）档案资料收集不齐全
基础设施建设档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基础设施建设档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对工程进度的阶段性资料不收集整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。
（二）档案资料编制质量不高
大多数烟草业主对基础设施建设档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。
（三）档案资料的数据内容缺乏准确性
施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。
（四）档案资料使用手段有待更新
传统的基础设施建设档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基础设施建设档案的最终目的是为了利用，目前烟草基础设施建设档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。
三、加强基础设施建设档案管理的措施
（一）增强基础设施建设部门收集档案的责任感
只有提高档案管理意识才能做好基础设施建设档案管理工作，烟草公司要建立以基础设施建设处为责任主体的组织机构，明确基础设施建设档案管理人员。基础设施建设部门作为基础设施建设工程管理者和基础设施建设档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基础设施建设档案“三个同步”原则，即基础设施建设工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。
（二）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平
档案管理部门应有针对性地加强基础设施建设档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基础设施建设专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基础设施建设档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、实施阶段资料、竣工付款阶段及建后管护阶段资料是如何收集和整理的。
（三）明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实
工程项目施工过程中，烟草基础设施建设部门要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表，确保基础设施建设工程竣工档案是准确的第一手资料。
（四）逐步完善基础设施建设档案现代化管理
随着烟草办公系统信息化与网络技术的普及，烟草行业内的档案管理模式也在逐步现代化，基础设施建设档案归档形式必须更新。因此，烟草基础设施建设档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。
参考文献：
[1]周卫文;浅析档案管理工作的信息化建设[J];广州建筑;2008年01期.
[2]谭晓蓓;浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J];科技咨询导报;2007年13期.
论文作者:郭滨男,刘话雨
论文发表刊物:《基层建设》2019年第17期
论文发表时间:2019/9/10
标签：基础设施建设论文; 档案论文; 烟草论文; 烟草行业论文; 资料论文; 烟叶论文; 档案管理论文; 《基层建设》2019年第17期论文;