摘要：在信息化背景下，电力企业作为国家的重要支柱性企业，在经营管理活动中形成的电力档案，不仅对企业的生存发展发挥着重要的作用，对于社会的整体进步也有着重要的参考价值。科学有效的档案信息管理，对于发挥电力档案在企业经营发展中的价值，起着决定性的作用，因此，加强档案信息的管理是电力企业现代化建设的必经之路。将信息化建设渐渐纳入企业现代化管理体系中，这给电力企业的档案管理带来了巨大挑战，许多企业为了提高自身竞争力，利用计算机技术和网络技术等一系列现代化技术，对档案信息资源进行深度开发和广泛利用，而且建立了具有综合功能的档案信息化管理系统，改变传统的电力档案管理模式，实现了档案信息资源的整合，促进了企业部门间的信息交流，为企业的高效有序发展提供了重要支撑。
关键词：档案信息化；管理系统；电力企业
随着企业各项工作进行信息化建设的需求越来越高，如何正确有效地利用信息技术服务企业可以说是企业如何走到同行的前列去的重要策略。以电力企业为例，员工的各项信息都需要建档，庞大的信息资料建成档案后需要管理，信息技术则是管理工作的首选。当然，数量过于庞大、种类复杂的档案信息化任务还将面临一系列难题，本文就对此进行分析并解决。
1档案管理信息化建设的概念
从定义上来说，企业内的档案管理信息化建设工作被定义为“运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务”。概括来说就是利用互联网技术进行已有档案的电子档案生成并加以管理、开发的应用过程。
2档案信息化管理系统在电力企业的应用现状
1.电力企业档案管理制度不健全。档案信息化管理系统建立后，一方面主要依靠计算机网络技术，与传统的纸质档案管理不同，更多的是对电子文档的管理。因此，我国以前制定的一些与电力档案管理相关的制度，已经不能满足现在电力企业的业务需求，这使得信息化环境下的电力档案管理无法可依，归档时无章可循。另一方面由于网络的开放性，使得电力档案信息的保密变得尤为重要。2.档案信息建设队伍里缺乏创新人才。档案信息建设是一项需要各项创新建议加以融入的工作，只有现有人员在集成前人丰富经验的同时，不断进行技术上的思路开拓与实践上的进一步创新，才能让信息化建设具备强大的生命力。而我国电力企业往往缺乏这样的人才，档案管理工作本身就十分枯燥，再加上企业整体对之不重视，导致信息化建设队伍了里缺乏能发出新声的创新人才。3.系统对接技术不完善。大多数电力企业的档案信息化管理系统上线时间不长，许多对接技术还不成熟，有些档案管理系统通过与办公系统对接实现文档一体化管理，一个系统的运转可能直接影响另一个系统的管理，这就要求两个系统建立无缝连接保证良性运转。但在实际操作中，由于信息技术的不稳定性，二者的连接有时会出现脱节等情况，这可能造成归档文件不完整，归档部门与文件处理部门不对应等问题。
3提高电力企业档案信息化管理水平的措施
3.1档案制度建设
根据国家对档案制度的管理要求，结合本企业档案工作的实际，制定相关档案管理制度，例如《公司档案工作管理办法》、《公司项目档案工作管理办法》、《公司固定资产投资项目档案管理办法》《公司运行项目档案管理实施细则》等制度，为公司档案工作顺利开展提供程序上的保障。
3.2提升档案管理人员的信息素养
将信息技术应用在档案管理工作中是必然趋势，更是现代化档案管理的内在要求，能够有效解放人力，提升档案处理的效率与质量。但是不论如何，档案管理最终还是落实在人身上。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆企业档案管理人员是否具备较高的信息素养，能否灵活恰当地进行计算机技术的操作与运用，将会直接关系档案信息化建设的进步。因此，提高档案管理者的信息素养至关重要，加强信息技术实践操作培训刻不容缓。企业要从实际出发，考虑人的因素，提升档案管理者的专业素养，特别是专业技能与职业道德，建立完善的培训机制，增强他们的终身学习意识。另外，企业要邀请信息技术操作运用方面的专家给企业的档案管理者提供示范指导，让他们明确如何将信息技术和档案管理结合起来，掌握怎样进行信息化系统的操作和科学规范的处理。
3.3加强系统接口工作的完善
电力企业需要加强档案信息化管理系统与其他业务应用系统的接口工作，完善对接技术。一方面，对档案信息化管理系统与其他业务应用系统的接口进行统一规范，比如某电力公司通过对档案资源的定义，实现了档案管理信息平台与其他业务系统接口的统一规范。另一方面，完善电力企业各系统间的对接技术，关注各业务应用系统的更新升级，保证其他业务系统中的用户信息与档案管理系统中的用户信息一致和同步。
3.4实现档案信息化管理的全文数字化
伴随着信息化技术的飞速发展，档案管理的工作范围和服务内容也发生了翻天覆地的变化，从而对于档案管理工作人员的业务水平提出了更高的要求，具体体现在电力企业档案管理信息化系统的熟练掌握和档案全文数字化的服务要求。一方面，根据电力企业档案管理的各种要求，需要档案管理信息化系统注重文本类、图文图像类和影像类档案资料的分类记录和信息化建设，真正做到各类档案资料都具备明确的文摘、索引、目录等目录数据库，从而能够为电力企业生产部门、技术部门和人事部门提供准确可靠的档案信息源。在此基础上，档案管理人员还需要建立相应的事实数据库和全文数据库，保证所有电力企业的档案资料都是经过加工的一次情报，能够方便利用者直接查询和传阅。另一方面，电力企业档案管理人员应该具备利用档案数字化管理系统来建立动态数据库和基层报表信息化系统的能力，能够及时将生产部门、技术部门和人事部门所提供的数据、资料和反馈意见通过骨干网络传送到档案管理部门的系统服务器上，档案管理人员在原始数据归纳、存储的基础上，开展相应的目录索引建设、文本和数据建设，提高档案信息资源的利用价值。
3.5注重信息安全问题
在新的工作发展形势下，企业档案管理工作信息化建设也在快速的发展，与这个工作相关的电子文件无时无刻的都在大量产生，这就要求相关工作人员必须加强对相应的电子文件进行规范化管理，采用科学的管理方案，确保相关电子文件的安全性和隐私性，避免因为信息泄露对相关的责任人和信息个体所造成不必要的困扰和安全问题，所以新形势下企业档案管理信息化建设工作，必须要坚守文件、保密、保证长期可读的工作要求。
4结语
将信息技术应用在企业档案管理中是时代发展的要求，更是企业现代化管理的根本趋势。信息技术应用在档案管理实践中，能够实现数据共享，节约档案管理的时间，提升工作效率，延长档案的保存时间，保证档案信息的完整性。为了促进信息技术的有效运用，企业要积极创造信息化档案管理的条件，建立完善的档案管理信息系统，优化系统的运行功能，健全保障措施，有效满足企业现代化档案处理的要求，从根本上提高档案管理的实效性。
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论文作者:崔晶晶
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/1/7
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