摘要：事业单位的档案资料包括单位的人员记录及单位的发展历程等宝贵的资料，做好档案管理工作，能够促进事业单位的健康蓬勃发展。当前事业单位的档案管理工作还存在着诸多的问题，所以需要工作人员提高档案管理意识，找到正确的方式，提高档案管理工作质量。档案管理工作应当遵循科学的管理标准进行规范化管理，构建相应的档案文件资料的借阅程序，保证档案工作的有序开展。在日常档案管理过程中，工作人员应该做好各项工作记录，不断丰富事业单位档案信息资料。
关键词：事业单位；档案管理；规范化措施
1信息时代事业单位档案管理面临的新情况
1.1档案管理创新发展的必然性
目前，一些事业单位人员结构复杂，管理结构多元化，档案管理工作内容日趋繁重，存在的漏洞与缺陷明显，不利于事业单位的稳定发展。传统的档案管理实践，档案收集以及归档工作需要投入大量人力物力，工作效率不高，尤其是规模较大的事业单位，档案管理工作困难更大。除此之外，事业单位档案管理人员流动性较大，交接不规范，大大降低档案管理效率与质量，不利于档案资源的高效查用。因此，以信息技术为依托的档案管理创新成为必然，强化全新理念的渗透以及管理方法的应用，有效提升档案收集与整理效率，能够更加及时地服务于事业单位的发展与决策。
1.2信息时代事业单位档案管理模式的特点
信息技术促使档案管理模式有别于传统方式。首先，数字化是突出特征，网络技术、计算机技术、云计算等技术得到充分利用，优势明显。同时，构建了电子录入与管理系统，能够实现对纸质档案的数字化处理。其次，应用现代化查询手段对档案资源进行查询与使用，在电子化工具的支持下，形成了数字化档案载体，能够满足信息的高速与准确应用。
2当前事业单位档案管理过程中存在的问题
2.1档案管理模式与实际发展不相适应
当前事业单位档案管理模式与实际发展不相适应，缺少相关的硬件设施。在日常档案管理工作过程中依然采用传统的人工统计管理方式，由于单位内部档案资料内容繁多，这种粗放的管理模式会在一定程度上加重工作人员的工作压力，影响档案管理工作质量。采用人工统计的管理方式无法实现档案工作的有效管理，大量纸质档案资料的整理需要花费较多的时间和精力，枯燥冗长的工作内容可能导致员工在工作中出现失误，无法保证档案工作的效率和准确性。
2.2档案管理制度不完善
当前档案管理制度不完善，缺乏具体明确的工作责任划分，相关工作人员之间时常会出现工作纠纷。事业单位档案资料编制体系不健全，档案资料纸张使用不符合档案的归档与修剪标准，不仅加重档案工作管理人员的工作负担，还造成了档案管理工作效率不高。还有部分档案管理部门的相关程序不健全，重要档案资料的借阅和查阅流程过于简单，可能会导致机密文件的丢失。事业单位档案管理的编排、划分、整理比较混乱，不能严格遵循相关规章制度。另外，事业单位档案管理的监督体系不完善，相关监督管理部门受到单位内部环境和人为因素的影响，无法实现档案管理工作每一环节的严格监督把控。
2.3相关工作人员的素质有待提高
相关工作人员的意识匮乏是阻碍档案管理工作有效开展的一大因素，部分工作人员过于注重经济效益而忽略日常管理工作，普遍认为档案管理工作无法帮助单位获取更多的经济效益，所以相关工作方面的人力、物力、资金支持多比较匮乏。在日常工作过程中往往忽略对档案工作的重视，大多数工作人员认为只要保证档案资料的完整性，没有资料丢失和错误的情况就可以，这种观念意识导致了档案管理工作水平不高。
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3实现事业单位档案规范化发展的有效途径
3.1提升各部门的档案规范化管理能力
事业单位长期所存在的任务驱动型工作模式，在一定程度上弱化了各职能部门对档案归集工作的重视程度。从而，各部门面临档案规范化管理能力的提升要求。档案管理部门应有针对性的对各部门开展档案规范化管理能力培训，参训人员应为各部门兼职档案信息员，培训模块应细分为档案归集技能和档案归集意识两个方面。在档案归集技能培训中，应着重培训档案信息员速记能力、部门档案原始资料归集能力以及熟悉档案管理标准化流程。在档案归集意识的培训中，除了需要加强档案工作思想政治教育，还应将部门档案协同归集效率纳入到部门年度绩效考核中去，以最终的薪酬分配去激励各部门重视档案的归集工作。
3.2通过制度激励与约束加强协同效率
通过制度激励与约束加强各部门的档案归集协同效率，不仅需要遵循档案归集的流程化管理要求，还需要正视各部门档案归集的自身特点，需要对部门常规档案归集工作开展制度激励，其主要方式以档案归集的时效性为标准，并由档案归口管理的部门进行公开量化考核。所谓“常规档案”主要是指，部门会议纪要、政治学习纪要、科研成果各项资料等。制度约束的方式主要为：单位内部通报批评和减扣部门年度绩效考核积分。这就要求，事业单位管理层应全力支持档案管理部门的考核工作，并在工作制度层面赋予档案管理部门在考核工作中的权威性，并在OA系统公开考核信息的办法增强该项工作的公信力和舆论约束力。
3.3围绕档案专业化管理完备组织架构
调研发现，事业单位长期所实施的档案归口管理存在着职能分散、相互扯皮的问题，所以需要围绕着档案专业化管理完备其组织架构。在人事档案、图情档案、财务档案归口管理模式不变的情况下，其它各类档案应由专门的档案管理部门管理。事业单位应组建专门的档案管理部门，并由单位党委直接领导。在档案管理部门内部分设文书档案管理科、科研档案管理科、它项档案管理科等基本单元，这样一来，不仅降低了各职能部门档案归集呈送的交易成本，也极大的减轻了原归口管理部门的工作压力。在档案信息化平台的支撑下，在档案管理部门内部形成各项档案信息科室共享模式，这就为档案最终的开发利用创造了条件。
3.4增强档案信息化管理思维，应用信息化管理模式
从目的角度分析，事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持，促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱，一方面，深入理解档案管理信息化的价值，掌握信息化思维的真谛，将其有效贯穿于管理实践全过程，以求实现最大程度的信息共享，提升资源利用率，防止信息滞后。应结合信息需求方向，将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外，还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制，维护档案信息的安全。
3.5打破档案信息壁垒，提高档案利用率
为推动事业单位档案管理的有序发展，需要以信息技术为手段，打破信息化壁垒。之所以存在信息壁垒，一方面是因为信息化职能管理部门职能转化速度过于缓慢，另一方面是因为缺乏服务理念，工作职能向服务的升级亟待增强。除此之外，部门之间沟通不畅，存在各自为政的现象，信息固有性壁垒长期存在。因此，要对档案服务职能进行转化，增强服务意识，为事业单位制定科学决策提供可靠与有效的依据。另外，还要提升档案信息化共享水平，以联合发展为目标，维护档案管理的连续性，强化信息互通，维护信息的全面性与真实性。
总之，在信息技术飞速发展的时代，事业单位的发展面临新环境，档案管理也面临新的机遇和挑战，应积极推进事业单位档案管理创新，加快档案管理信息化建设，从规划设计、服务、机制等多方面努力，切实提升事业单位档案管理水平，为其健康与稳定发展提供坚实的基础保障。
参考文献：
[1] 李思源．简述如何提高事业单位档案规范化水平[J]．兰台内外，2019(26):71-72.
[2] 李秋菊．新形势下事业单位档案管理存在的问题及对策[J]．黑龙江档案，2019(04):85.
论文作者:赵福雁
论文发表刊物:《基层建设》2020年第1期
论文发表时间:2020/4/20
标签：档案论文; 事业单位论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理工作论文; 归集论文; 管理部门论文; 《基层建设》2020年第1期论文;