关于科技档案“保管单位”的探讨，本文主要内容关键词为：单位论文,档案论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“保管单位”是科技档案管理学中的重要术语之一。什么是科技档案的“保管单位”呢？目前认识不尽一致，作为一门独立的学科，其理论术语是否一致。概念表达是否严谨无误，是衡量整个学科理论是否成熟的一个基本尺度。因此，弄清“保管单位”的正确含义，对于完善科技档案管理学理论，指导科技档案工作的具体实践具有十分重要的意义。
《城市建设档案工作基础知识》一书中“保管单位”的概念被表述为：“是一组有机联系的城建文件材料的组合体，它的形式有卷册盒袋等”。“保管单位的组成简称立卷，可以由一个独立完整的专题（或一个单项工程）组成一个保管单位，也可以把一个专题（项目）分开组成若干个保管单位，要视文件图纸多少而定”。
《冶金科技档案管理教材汇编》对“保管单位”的定义与解释是：“保管单位，即可以单独利用的卷册袋盒，是一组具有有机联系的科技文件材料”。“一组具有有机联系的成套科技文件材料，如果数量较多在组成一个保管单位时，可以分装成几个卷册袋盒，但它们仍是一个保管单位，不能认为是若干个保管单位”。
对保管单位的理解，上述两种观点是有代表性的，它们既有共同点又有分歧：从保管单位的内容看，双方的认识是共同的，它们均承认保管单位是一组具有有机联系的科技文件材料；从保管单位的形式看，双方的认识是不同的，前者认为保管单位的形式为卷册盒袋，换言之，即保管单位与卷册盒袋是一回事；而后者则认为，卷册盒袋只能说是档案文件材料的保管存放形式而不能说是保管单位的形式。
为了正确理解保管单位的含义，下面笔者从保管单位的内容、档案保管的形式（卷册盒袋）等方面对科技档案“保管单位”的概念作一粗浅探讨。
一、“保管单位”的内容
“有机联系”一词是对保管单位的内容特征的高度概括与理论抽象。就“有机联系”一词而言，具有以下三个特点：首先，档案之间的联系是广泛的，可以表现在文件的来源、内容、时间、形式等方面。在一定的条件下，其中的每一方面都有可能成为一组档案材料间最本质的联系。可以看出，所谓“有机联系”是对那些事物之间诸多联系中的最本质的、内在的、固有的联系的总称，是一个更抽象的术语。用这样一个模糊术语来表达一个概念，实质上易使概念的表达失之具体，易导致对概念认识的模棱两可，甚至混乱。其次，由于“有机联系”一词本身所具有的量的不确定性，它只能对保管单位定性而不能对构成保管单位的档案文件材料作出量的规定。如：对于一个工程项目来说，围绕这一基建项目的建设活动，就形成了一个互相之间联系密切的基建档案材料整体。然而，由于工程项目有大有小，就使得这一有机联系的档案材料有多有少。再次，由于有机联系是相对而言的，有机联系的范围可大可小，使得具有有机联系的档案材料还表现出一定的层次性。如：对于一个工程项目来说，它所形成的档案材料是一个有机联系的整体。那么，从基建活动的全过程看，它又分成许多阶段（报批、设计、施工、竣工等）。其中每一阶段乃至每一工序、专业形成的档案材料也是有机联系的。当然，这里的有机联系是一局部范围内的有机联系，它与整个工程项目档案材料之间的有机联系应是不同层次范围内的意义。
由于科技档案成套性及内容项目多、数量大的特点，决定了科技档案的保管单位有着区别于文书档案保管单位的独特的显著特征。那就是，对科技档案而言，无论是收集、整理、鉴定、统计、保管还是利用，都是对工程项目（科研课题、设备等）的整体而言的。对于一套科技档案文件而言，它是档案室（馆）藏档案的最小构成单位和管理对象，属于同一个工程项目的档案材料，必须视为一个有机整体，无论其分为多少卷册盒袋，其编目排架都维持其固有的联系和顺序，不得随意分散打乱。保管单位与卷册盒袋是两个不同的概念，它们是分别从档案管理的内容与档案保管的形式两方面而言的。从档案的内容（信息管理）而言，保管单位应是档案室（馆）藏档案的基本构成者，是一个独立的不可分割的最小单位；从档案的形式（实体管理）而言，为方便保管存放，一个工程如档案材料很多，有必要分为若干个卷册盒袋。
二、卷册盒袋——档案保管的形式
《城市建设档案工作基础知识》一书认为：“保管单位的形式有卷册盒袋等”。对此，笔者持有异议。如前所述，保管单位指的是一组有机联系的档案文件材料，而一组有机联系的档案文件材料有多有少，因此它的形式是无法确定的。卷册盒袋是为保管档案而出现的，它体现的只是档案被保管的形式，因此，档案的保管形式并不等于保管单位的形式。为什么说卷册盒袋体现的只是档案被保管的形式，首先，让我们来看一看什么是卷册盒袋？
“卷”原指书卷，胡应麟《少室山房笔丛》卷一：凡书，唐以前皆为卷轴，盖今所谓一卷即古之一轴。〔1 〕档案部门所指的卷就是案卷。关于案卷的定义，据笔者初步统计有10余种，其中笔者认为最切合实际最为确切的应是牛创平的观点：“案卷是一组密切联系的放在卷夹（盒袋筒）内加以排列编号，拟写标题的文件集合体。〔2〕
“册”，又作策。本指连续编连的竹木简，相传古代文书不足百文书于方版，百文以上书于简册。天子命官授爵，以策书为凭……。魏晋南北朝以至唐宋，策书仍然沿用，多写作“册书”。〔3〕到了现代， 册一般用作图书资料，指的是装订好的小本子，如账册、纪念册。“册”用于档案学词汇，多以“……装订成册”的字样出现。
“盒”是指用纸、布糊成或用木板、金属等制成，大多有盖，间或是抽屉式的盛东西的器物。〔4〕
“袋”是指用软薄材料制成的有口盛器。如布袋、文件袋、麻袋等。〔5〕
现代档案种类繁多，有文书档案、科技档案、会计档案、艺术档案和声像档案等，这些档案不仅内容有别，而且载体形式多样，这就决定了其对于档案保管要求的多样性，档案装具的制作材料及其式样是根据档案存放要求的不同而设计的，不同的档案装具因外形特征有别而名称各异。卷册盒袋，从严格字面意义上说应是档案装具，或是以装具特征命名的档案材料与档案装具的结合体。它们着重体现的只是档案保管存放的形式。
三、保管单位的概念
“保管单位”一词，是由“保管”和“单位”组成的。首先就“保管”而言，档案的保管有广义和狭义之分。广义的保管即指档案的管理工作。从档案管理工作的具体内容看，它包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索利用与编研等环节。笔者认为，如果保管单位是仅对库房保管而言，那么，对于整个档案工作而言，相应地势必还需要有“接收单位”、“整理单位”、“鉴定单位”、“统计单位”、“编目单位”等术语，可事实上这些并不存在，因此这里的保管显然不仅仅指库房保管。笔者认为，对于档案馆来说，其主要功能是保管存放档案的永久性基地，故人们往往将整个档案面工作习惯称之为“保管”。当然，这里的保管应是广义上的保管，指的是整个档案管理工作。《技术档案管理学》一书认为，保管单位是“管理（包括整理、鉴定、统计、保管、利用等）技术档案最基本的单位。”就是基于广义上的理解。狭义上的保管，是指库房保管，即档案在库房中及架柜上的排放后对档案的看护、检查、清点及防护，其目的在于维护档案的存放次序及形体安全，并尽可能延长档案的寿命，避免档案遭受人为的或自然的损害。
其次，就“单位”一词而言，它有两层含义：（1 ）是计量事物的标准量的名称，如厘米是计算长度的单位，克是计算质量的单位，秒是计算时间的单位。单位有大有小，如军、师、团、营等，不同的单位所对应的保管物必然是不同的。（2）指机关、团体或属于一个机关、 团体的各个部门。对于“保管单位”，有人基于第一层的含义，理解为保管物的计量单位，认为它是一个量词即库、箱、柜、卷、册、盒、袋等，这是一种错误的认识。基于“单位”一词第二层含义的引申，保管单位一词，表示的应是自成段落、系统、一组有机联系的档案材料，是档案保管的基本集合，准确地说是档案的保管单元，是一个名词。
一个科学的概念，应是内容和形式两方面的完美统一，那么，“保管单位”的形式又是怎样的？笔者认为，保管单位是一组具有有机联系的档案文件材料，它的形式是由其内容决定的。对于“保管”一词，无论出于广义上及狭义上的理解，科技档案的“保管单位”的形式应表现为工程项目（科研课题、设备等），而不是卷册盒袋。 这是因为：（1）保管单位是一组有机联系的档案文件材料，是从档案的内容而言的，如果从档案的保管存放形式（卷册盒袋）来确定保管单位的话，对于不同载体的档案材料，往往会造成保管单位数量统计上的混乱。 例如：5卷纸质档案，如果认为是5个保管单位的话，那么将其拍成缩微胶卷， 往往只拍了一卷，对这卷胶片进行编号排列，岂不就变成了一个保管单位？（2）对于不同项目的档案材料， 容易造成保管单位内容层次上的混乱。如一个工程项目的档案材料较少，只组成一卷，这一卷表达的是整个工程档案材料的有机联系，而另一工程项目形成的档案材料较多，组成了4个卷， 这里的卷表达的是这一工程某一局部档案材料的有机联系，如果把这些案卷都看作保管单位的话，就会造成保管单位内容层次上的混乱。（3）保管单位是“管理（包括整理、鉴定、统计、保管、 利用等）技术档案最基本的单位”。如果认为保管单位的形式是卷册盒袋的话，仅就保管单位的统计功能而言，那么，统计出来的仅能代表卷册盒袋的数量，而不能代表城建档案馆馆藏的工程项目数及馆藏的图纸的套数，因而是不完全的。因此，只有按照档案的内容确定保管单位，才能避免这种情况的发生。
概念是反映对象本质属性的思维形式，概念的准确性表现为对对象的内涵与外延的准确描述。“保管”二字的广义性和狭义性理解，造成了人们对保管单位认识的混乱。笔者认为，完善“保管单位”概念，做到内容与形式的统一，其关键在于避免用同一概念来表达两个不同层次意义上的含义。如表达“保管单位”的广义上的含义，应改用另一不同的概念，如“管理单位”来表达：“管理单位是一组具有有机联系的科技文件材料，是管理（包括收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等）技术档案最基本的单位。”而保留“保管单位”狭义上的含义，其可以表达为：“是一组有机联系的科技文件材料的组合体，它是馆藏档案的基本单元，它的保管形式有卷册盒袋等。”
注释：
〔1〕《辞海》缩印本，上海辞书出版社，1979年版，第1927页
〔2〕牛创平《立卷手册》，档案出版社，1988年版，第27页
〔3〕《档案工作全书》，中国人民大学出版社，1992年版， 第84页
〔4〕《现代汉语词典》，商务印书馆，1983年版，第453页
〔5〕《辞海》缩印本，上海辞书出版社，1979年版，第1915页
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