摘要：随着经济及社会的不断发展，国家对环境保护档案的管理工作越来越重视，其管理方式也从传统管理方式逐步朝着电子化信息化的方向发展。但在文件电子化逐渐替代纸质文件的信息时代，我们要利用信息技术实现环境保护档案信息化管理，这不仅仅是使用电子检索，还要充分做好电子文件的归档和利用。在加强电子文件归档的同时，必须将原有的纸质文件转换成电子图片的归档方式保存起来，以便利用。本文主要从环境保护档案管理电子化信息化的必要性入手，重点对当前环境保护档案电子化信息化管理过程中存在的问题及解决措施进行了分析和阐述，希望给行业相关人士提供一定的参考和借鉴。
关键词：环境保护档案管理；电子化；信息化；必要性
引言
环境保护档案，是指中央和地方环境保护机构在环境管理、监测、科研、宣传、教育、新闻、出版等环境保护活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等的历史记录。分以下10类档案：环境管理，环境监测，污染源调查与环境污染及其防治，自然保护，环境科学研究，工程建设，宣传教育，外事，设备仪器，综合。传统的环境保护档案管理主要是通过纸质进行存储，不仅工作人员的工作量极大，而且存储的档案信息安全性与永久性较低，不利于环境保护档案管理工作的开展。而实现环境保护档案管理电子化与信息化，可以利用计算机通过网络开展工作，利用电子文件进行信息资源存储，提高了工作效率，确保了档案信息的安全性与永久性。
1 环境保护档案管理电子化信息化的必要性
环境保护工作是一项长期、复杂的系统工程，且每次环保整治或者监管工作都会产生大量的数据信息，如果仍旧沿用以往的纸质档案管理模式，则会明显增加工作人员的工作压力，且纸质档案也难以长久保存。该文主要从电子文件特点、归档方式以及档案存储的长久性这3个方面，对环境保护档案管理电子化信息化的必要性进行分析和阐述。
1.1 电子文件特点
我们所说的电子文件，就是指人们利用计算机关盘、磁片等材料为载体的文件。像电子文件、电子邮件、电子图表等等。电子化环境保护档案与纸质档案管理有很大区别：电子化信息化的环境保护档案管理需要借助现代化的办公设备（电脑）来进行操作，而不是直观的在纸上书写；可以借助计算机等现代化设备进行迅速的传递，实现资源共享，不受地区和时间的限制；虽然电子化信息化的环境保护档案管理不会像纸质管理容易出现发霉、发黄现象，但是，档案的存储也受温度、湿度等环境影响。
1.2 归档电子文件的方式
就目前电子档案的归档的方式来说，一般是把文件保存在磁盘上，从理论上讲，这种保存方式看似可以长期保存，但由于电子的载体不稳定，很容易损耗，导致电子文件无法完好无损地长期保存。为此，需要制作很多备份进行存档，然而进行备份也相应地增加了管理人员的工作强度。最好的电子档案的存储方式，是能够利用电子化信息化专业人才，对日常工作和规划工作进行定期归档，然后存入磁盘，以确保文件的安全性。
1.3 保证信息安全、长久储存
对于一些来之不易的环境保护档案文件来说，信息的安全性意味着信息的真实性和准确性。档案文件一般都有印章和签署标志，在电子存档中，要确保这些标志的存在不被破坏，但是电子文件存档也有一定的弊端，因此在电子存档的同时，也要保证有纸质的存档。这样，通过纸质、网络、光盘三种储存方式，确保环境保护档案信息的安全性和长久性。
2 环境保护档案管理实现电子化信息化遇到的问题
2.1电子化信息化效率不高
我国环境保护档案管理工作起步较晚，电子化信息化管理的技术水平有限，诸多部门对于电子化信息化管理的认识不足，导致电子化信息化管理的效率不高，不利于环境保护档案管理工作的推进。我国环境保护档案管理效率不高，主要包括以下几方面：（1）电子化信息化未普及。由于环境保护档案信息化管理处于发展阶段，工作人员对其认识较为浅薄，使得诸多工作人员仍采用传统方法进行操作，导致工作效率不高，未能从根本上实现电子化与自动化管理。（2）环保部门的重视程度较低。环保部门未能认识到电子化信息化管理的重要性，对于信息化建设投入资金较少，建设力度较低，导致智能化档案管理无法充分的发挥作用。（3）人才缺乏。我国严重缺乏电子化信息化管理技术人才，导致环境保护档案信息化管理水平不高，降低了管理效率。
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2.2未构建完善的环境保护档案管理制度
环境保护档案管理制度是工作开展的保障，未构建完善的环境保护档案管理制度不仅会降低工作效率，同时会影响环境保护档案电子化信息化管理的实现。未构建完善的环境保护档案管理制度，具体包括以下几方面：（1）相关技术缺乏。我国电子信息技术处于发展时期，市场上的软件技术水平高低不同，整体的技术普遍性与通用性较差。而不健全的环境保护档案管理制度，不仅无法有效地解决技术问题，同时会增加此类问题的严重性。（2）档案管理信息化编码无法实现统一，而信息化编码的不统一会增加电子化信息化的管理难度，降低了环境保护档案管理的有效性。
2.3缺乏专业人才
环境保护档案管理电子化信息化建设是一项复杂的系统工程，主要包括计算机硬件、网络、信息处理以及微电子等内容，这要求档案管理工作人员不仅要具备专业的计算机操作技能，还要对相关业务知识予以充分了解，并具有较高的职业道德和利用信息的能力。但是在实际工作过程中，国内环境保护档案管理工作人员业务素质普遍不高，非专业人士占据较大比例，能够系统掌握档案管理的复合型信息技术人才十分缺乏。
3 环境保护档案管理电子化信息化的改进
3.1 提高认识，加强领导力
具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，加强对环境保护档案管理电子化信息化宣传和教育的力度，并将档案电子化信息化建设工作列入重要议事日程中；第二，相关政府部门应从战略性角度出发，加大对环境保护档案管理电子化信息化建设的领导力度，构建完善的环保档案信息工作平台；第三，采取合理措施，有效提升环境保护档案管理工作人员的工作效率、工作质量以及服务水平，并依据当地实际工作情况，对工作人员进行分类指导和培训；第四，加强对环境保护档案管理电子化信息化建设的创新，为促进环境保护档案电子化信息化建设打下坚实基础。
3.2对环境保护档案管理电子化信息化制度予以建立和完善
具体来说，主要表现为以下几个方面：第一，在某一地区或者城市建立统一的中心档案馆，并做大做强，全面提升中心档案馆的影响力和辐射力；第二，从体制上对档案馆的管理工作进行改革，从法制上对档案管理工作过程中涉及的利益问题予以妥善解决，从制度上建立一套有利于环境保护档案管理电子化信息化的运行机制。
3.3提升档案管理人员业务水平
人才培养是有效实现环境保护档案管理电子化信息化的基础和前提，然而当前很多单位因缺乏专业的计算机及档案管理复合型人才而对档案管理工作产生严重的阻碍，所以，新时期，相关单位必须采取合理措施，加大对工作人员计算机技术的教育和培训，提升档案管理人员的业务水平和综合素养。
3.4提高环境保护档案信息化管理效率
为了提高环境保护档案管理的实效性，需要加强其电子化信息化建设，彻底实现电子信息化管理，进而提高档案资料管理的安全性与可靠性，为我国环境保护的开展奠定基础。实现环境保护档案电子信息化管理，是提高环境保护档案管理效率的关键，具体有以下几种方法：（1）环保部门需要加强对电子信息化管理的认识，提高电子信息设备应用的普遍性，使得工作人员可以通过计算机完成工作，真正的实现环境保护档案管理的智能化。（2）建设环境保护档案信息工作系统，提高技术水平，加强对人员的培训，提高电子信息化管理的实效性。（3）增强资金投入力度，将实现环境保护档案电子信息化管理作为工作的中心，制定环境保护档案管理制度，大量引进技术人才，为实现电子化信息化管理做好准备。（4）不断进行探索创新，积极开展电子信息化档案管理建设，及时的引进先进的技术，确保电子信息化管理的先进性与科学性，从根本上提高环境保护档案管理的科学性与标准性。
4总结语
将传统归档方法转向电子文件归档是必要的，也是档案管理规范化的必经阶段。在电子信息化高速发展的时代，如何使磁、光介质的保存时间更长，还有待科技的改进。虽然现在仍是电子文件与纸质文件并存管理，但电子文件将逐渐取代纸质文件。档案管理工作的生命在于发展，出路在于创新，我们应不断学习新技术，建立电子档案，提高我们环境保护档案的利用价值和安全性，实现信息资源共享。
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[4]环境保护档案管理实现电子化信息化的必要性[J].徐雁. 人力资源管理.2015（12）
论文作者:邱莹莹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第17期
论文发表时间:2019/9/11
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