摘要：信息化时代的到来，使计算机技术与社会经济发展密切地联系在一起。档案管理作为单位内科学管理的重要组成部分，是社会经济发展过程中有力的印记，是现代信息化的基础。因此，为了能够使档案管理工作更加适应当代发展，要积极对计算机技术进行探索，为档案管理工作提供强有力的技术保证，使其拥有新的发展契机。本文就此对计算机技术在档案信息管理中的运用进行分析。
关键词：计算机技术；档案信息管理；运用
1、档案管理中计算机信息技术的实际作用
1.1有助于实现档案管理资源共享
在实际的档案管理中，原始型的档案管理方法相对较为不够先进，难以实现资源共享，并且单位档案管理存在相对的局限性，导致资源只能在单位内部开发，档案资源管理的范围往往过于狭小。自计算机信息化管理模式成功应用以来，便有效突破这一束缚。一方面实现了科学管理现阶段内部档案系统，另一方面实现了资源共享，为档案管理带来了便利，并建立起系统化的档案管理体系。
1.2有助于推动档案资源管理系统化发展
当档案管理采用计算机信息化模式以后，资源数据容量、资源数据保障性等已经上升到一个新的层次，档案管理也趋向科学化发展。计算机信息化时代已降临，档案管理将不断升级与发展，不仅资源管理范围更加广阔，并且资源共享也实现了智能化，同时确保了档案资源的完整性与统一性。
1.3有利于提升档案的精细化管理
现阶段档案管理中，成功运用计算机信息技术，有利于确保单位内部实现精细化管理，合理运用电子信息技术能够更安全地将档案资源信息进行保存，并且便于工作人员随时查询。
2、计算机技术在档案管理运用中存在的不足
2.1没有明确计算机技术与档案管理工作之间的关系
计算机技术经过几十年的发展对人们产生的影响非常深远，但是在应用计算机技术的过程中还存在许多问题。由于目前大部分档案管理人员针对计算机技术的认识不到位，只是将计算机技术作为一种辅助工具，主要的功能在于减轻档案管理负担，所以造成计算机技术的应用效果不明显。目前我国对于计算机技术的发展特点和相关的研究理论知识还不够完善，没有针对计算机信息技术进行深入的研究，所以也无法促使计算机技术在档案管理中快速应用，导致计算机技术的应用流于表面。
2.2档案管理人员素质偏低
在针对数字档案建设的过程中，除了需要档案管理人员掌握档案专业管理知识和技能之外，还必须要针对计算机技术进行充分的了解与把握，也就是说数字档案需要大量的复合型人才。由于目前我国档案管理复合型人才整体质量偏少，而且专职档案人员学历普遍较低，非档案专业毕业的专职档案管理人员缺乏一定的计算机技术，这样就导致档案管理人员的整体素质参差不齐。在数字档案建设的过程中必须要加强对于数字档案信息技术服务方式进行全面整合，由于档案工作人员数量不足，所以导致档案管理工作流程不规范，无法提高档案管理的服务质量。
2.3信息资源数据库建设差距较大
从目前来看，由于档案管理涉及到的部门非常多，而且相关部门之间存在信息孤岛的现象无法保证信息档案的建设形成合力，这样就导致在计算机技术应用的过程中缺乏相互配合，造成档案信息资源管理水平落后，再加上档案信息数据库更新不及时，缺乏一定的时效性，造成数据库的建设无法连接上网，所以导致数字档案的利用率偏低，商业化程度不足。
3、计算机技术在档案管理现代化进程中的运用形式
3.1计算机档案信息检索系统
档案管理现代化工作开展中，最重要的就是信息资料的整合及保存。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆传统档案资料管理采用纸质档案管理方式，在资料保存的完整性和准确性中，都无法保证现代计算机技术开展的资料管理进行规范化、高效化的档案检索；为此，在数字化、现代化、标准化、高效化的计算机功能应用中，开展计算机档案信息检索系统的研究，也成为推动我国档案管理技术革新的重要因素。
3.2计算机文档管理系统
计算机文档管理系统在现实档案管理运用中，其最大的特点就是将信息资料处理方式和档案信息管理方式进行有效融合，使其具备文件处理阶段的登记、检索、注办、催办、清退、未归档文件清理功能的同时，具备档案管理的资料整合、分类、归档、借阅等功能。并在实际开展的规范化、数字化计算机档案管理中，利用计算机技术进行高效率的信息文件输入，提升文书处理部门和档案管理部门之间的重要信息的共享频率，同时，减少人力、物力的反复消耗，提高工作人员的工作效率。
3.3计算机管理统计系统
计算机系统一般由应用软件和系统软件两部分组成。应用软件拥有档案的查档、接待、登记、管理等功能，而在系统进行现实档案统计管理工作开展中，在充分利用计算机自身具备的信息管理系统，即后期自动生成的信息统计、管理的工作开展时，计算机管理统计系统也是在终端系统应用操作中，进行对多个用户的信息查询、文件传输、管理等工作的开展。
4、现代档案管理中计算机技术运用探索
4.1明确计算机技术在档案管理中的应用策略
为了增强计算机技术的应用水平，必须要建立健全档案管理的制度。在开展档案管理的过程中，对于管理人员的要求必须进行全面升级，不仅需要档案管理人员具备专业的档案知识，同时还要加强对于计算机技术方面的熟练运用，掌握现代化的档案管理软件处理方式，保证档案管理不断创新，促进档案计算机技术的跨越式发展。此外，还应该强化组织和管理水平，各部门之间要进行分工合作，帮助档案工作有序开展，同时要正确的面对市场走向，将科技理论成果及时转化为经济成果。随着市场竞争不断加剧，单位必须要在第一时间获取到最真实的信息，这样才能够有效的规避风险，同时要针对单位信息化建设的水平来设计，计算机应用运行机制以及个人功能的运行模式通过这样的方式，可以有效帮助人们充分的运用数据信息，加强数据信息的整合，充分地发挥出信息平台和系统操作的功能，帮助人们能够快速及时的获得数据档案管理，充分完善系统的设计职能。
4.2加强对于数字档案的管理水平
数字档案是信息技术发展的重要内容。通过数字档案能够有效地减少档案存储空间、提高档案管理的便携性，加强数字档案与多媒体信息之间的整合，提高了数字档案管理计算机化以及信息化传输的特点。在数字档案建设的过程中，运用数字档案技术能够有效加强对于珍贵档案的保存，并且拓展了档案的内容。在数字档案管理的过程中，运用数字档案技术能够增强档案管理的具体效果，提高档案管理的方式与方法促进档案管理效率飞速提升。
结语：计算机技术的运用对档案管理具有现实意义。即计算机技术在档案管理的现代化应用中，减轻了档案管理工作人员的工作难度和强度的同时，也在档案信息管理的准确度上进行了概率提升；并为档案的安全储存提供了现实技术的支持，使档案管理工作在计算机技术的辅助中为更多的人带去生活便利和工作效益的提升。
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论文作者:范凤英
论文发表刊物:《城镇建设》2019年第16期
论文发表时间:2019/9/26
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