学报编辑部办公室管理系统程序设计，本文主要内容关键词为：管理系统论文,学报论文,编辑部论文,程序设计论文,办公室论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：TP317.1 CLC:TP317.1 文献标识码：A. 文章编号：1008-6781(2000)04-0050-(04)
0 引言
随着形势的发展，各学报编辑部基本上都已配备了电脑，给编辑部了解世界、传递信息提供了方便快捷的工具。但目前大多数编辑部的电脑在应用于办公室自动化管理上还相当欠缺，许多本可以用电脑来操作的工作却还在进行着手工劳动，这与飞速发展的计算机时代是极不相称的。笔者经过多年的研究和探索，编制了一套学报编辑部办公室自动化管理程序，通过实践验证，对提高编辑部工作效率有较大作用。
1 程序设计思路和特点
1.1 程序设计思路
学报编辑部办公室管理系统可基本分为两个方面，一是编辑业务管理，二是行政事务管理程序。设计思路分别从这两个方面展开。
1.2 程序特点
1.2.1 界面直观，简便易行
这是此程序系统最大的特点。在操作时，以一种人机对话式的方式，直接而方便。在进行完一段操作后，屏幕都会提示下一步应如何操作，使不懂电脑的人也会使用，这里可以用到一句广告语即：“不懂也会”。
1.2.2 内容全面，实用性强
因为笔者本身就是编辑，熟悉编辑工作的各道工序，从稿件进入编辑部，到印刷完工后的稿酬发放，能利用电脑的工作流程都编制了程序，如稿件登记、打印审稿单、稿件先后顺序的编排及上转下接的安排、稿费和审编费的计算等均可由程序来协助完成。在行政管理上主要编制了考勤程序和编辑部财务管理系统。本管理系统所包含的内容，可基本上满足编辑部目前的发展水平。
1.2.3 安装方便，维护简单
本管理系统虽然有大小50多个程序，但安装极为方便，只需将所有程序拷入操作者所喜欢的子目录即可使用。对于数据的维护也相当简单，随着稿件的处理流程的步步深入，程序组中有专门为维护数据的程序，操作者只要根据界面提示即可进行相应的数据维护操作，以满足编辑部对稿件管理的需要。
2 程序环境
本管理系统是在应用程序FOXPRO环境下开发的。在DOS环境下，FOX应用软件的版本虽有了新的发展，但笔者觉得，2.5以上的版本，有两个缺陷：一是界面的颜色不够美观，二是不能结合运用UCDOS的特殊打印功能，使得直接用FOX软件打印出来的产品只能用系统默认的字体、字号。另一种方法是从WINDOWS平台转入DOS平台，再运行FOX软件，这在586以下的机子和WIN95中亦还可以使用，在586以上的机子和WIN98中运行就不那么方便了。后来，笔者在FOXPRO软件中发现了一个FOXPROX.EXE。此执行文件不管是在DOS平台还是WINDOWS平台都能较顺畅地运行此应用软件，只是在启动时比前两个文件稍慢一些，但它能保持此软件的上述两个特点。运用此文件启动，在WINDOWS平台运行时，应先编制一个带有路径的批处理文件，然后在WINDOWS平台上复制一个MS-DOS图标，再用鼠标右键点击此图标，在出现的菜单中选择“属性”栏，这时，出现一个对话框，在上沿的菜单中选择程序，这时就可以修改它的程序目录和填上已编制好的批处理文件名。执行完以上操作后还可以根据自己的爱好修改桌面图标的图像和图标下的文字。此时，就可以点击图标在WINDOWS平台上顺利地转入FOXPRO应用软件和学报编辑部办公室管理系统程序了。
3 程序设计
整个程序系统模块呈树形结构，最上面为主程序。此程序的编制较为简单，只要设计一个较为实用而美观的界面，其中显示的就是各子系统模块的条目，然后就按照编辑部的工作流程编制各个相应程序。
具体结构如图1（程序略）。
4 操作说明
本程序在设计中各个界面多数都采用了条形光标，在操作时，只要根据界面内容，用箭头键移动条形光标选择所要进行操作的项目即可。
4.1 主程序
与各子程序比较，主程序的操作要求显得较简单了。它主要是反映编辑部办公室管理系统的几个主要方面名称，起到一个目录的作用，使用时选中某个目录后打回车键即进入下一级目录菜单，内容及界面如图2。
4.1.1 稿件管理系统
此模块是本管理系统中最主要的模块，它的内容和界面见图3，根据界面提示可步步深入系统各个方面。
4.1.1.1 录入记录
此子程序所对应的手工操作即稿件登记工作。稿件登记是一项基础工作，它为以后的各种编务工作提供基本数据，界面见图4。
在填写日期时，为避免千年虫问题，年份必须以四位数输入，如：2000.1.18；原稿页数和每页字数是为核查需要所设，其中每页字数应按每页的总行数乘页面最长行的字数求得；原稿字数即原稿总字数，它是根据前二项数据相乘并扣除原稿最后一页的空行字数求得，这项数据的填制，应认真细致，否则会影响到后面计算费用的正确性；此界面中其他几项的填制一般不会有问题。
4.1.1.2 修改记录
此子程序的功能，也可以说是数据维护。随着稿件处理的不断深入，要求把各道工序的处理结果都输入到该条记录中去，这样才能使其满足管理上各种需要的调用。此模块的界面见图5：
此界面中修改的项目较多，这是为了操作者使用方便，以提高工作效率和输入的准确率。下面对一些不很直观的项目作些说明。
“结论”。此字段反映来稿的处理结果，以“用”、“退”、“不”来反映所有稿件的处理结果。其中结论为“不”的稿件是指执行编辑在初次筛选后即认为没有送审价值的稿件，直接转入历史稿件库即可。
“费用标准”。学报有关稿件的费用一般有稿费、审稿费、编稿费和校对费四种。随着管理功能的进一步加强，各种费用越来越强调要根据质量拉开档次，费用标准一般都要通过部门有关领导批准，所以，常要作些修改，使用此程序修改费用标准既方便又快捷。
“用稿字数”。它所指的是被录用稿件实际占用版面的字数，其内容需在学报出了校样后才能输入，用于执行编辑掌握本期学报的用稿量，还可以用于其他统计要求和计算稿费及审编费。
“打印标志”。用来鉴别来稿是否已打印审稿单。因为每期学报的稿件不可能一次性打印审稿单，稿件进入编辑部的时间有先有后，因此，打印完一批审稿单后，必须对已打印的稿件记录有所标记，否则会重复打印。
"lm ygys yh px"。这里有4个字段名，都是以汉语拼音的首字母作为缩写而命名。"lm"即“栏目”的拼音缩写。学报目录的编排，一般都采用按专业划分栏目，在校样打印出来后，就要按稿件的学科属性进行分类，并设计一个符合该学科属性的栏目，输入到此字段，以便在按栏目打印时，有一个设别的标志。"ygys"即“用稿页数”的拼音首字母，"yh"即“余行”两字的拼音首字母，此两项都是在校样基本定稿后输入的，“余行”可以是负数，如有的稿件的篇幅是4页少12行，这时一般就输入用稿页数为"4"，余行为"-12"。"px"即“排序”二字的拼音首字母，在用稿全部确定后，就需要排定次序。排序这项工作在手工操作时是比较繁琐的，往往在执行编辑初步排定用稿的次序后，经主编审定，总会有一些变动。如只改动一次还好，若连着改动二三次，手工操作就显得相当繁琐。而在此程序中，只需将“排序”字段的数字改动一下，就会自动按序排列，这对提高执行编辑的工作效率有利，充分体现了电脑自动化的优越性。
4.1.1.3 打印
该项目是一个较大的模块，它是几个系统公用的模块，包括的内容如图6。
下面按条目进行分述：
“打印用、退稿”。这是在修改完结论和费用标准后进行的工作，可以把已有结论的稿件打印出来，送编辑部负责人审核各费用标准是否合理，各审稿人和责任编辑是否有误，各字数和费用的计算是否正确，审核通过后，才能进行下一步的费用发放工作。
“打印用稿”。此项功能是供执行编辑在编排稿件时使用，它只把用稿篇目及其页数和余行打印出来，把总字数、总页数和余行所需的页数统计出来，供执行编辑对本期用稿量的控制。
“打印稿费”和“打印审编费”。此二项都是根据学校相应的发钱表格格式设计的，其中“打印稿费”及“打印审编费”附编了一个计算人民币票面值的程序，可以打印出此次费用发放的总金额是多少，各面值人民币需要多少，这就给费用发放的编务人员提供了很大方便。
“打印学报发行单”。这是根据学报发行要求设计的项目，它可以从学报发行数据库提取各项数据后，按常用的邮寄资料的格式打印出来。
“打印审稿单”。使用此项功能时，操作要谨慎些，否则，就会在该条记录中注上打印标志（如“打印标志”项所述），需要重新打印时，就需先进入修改记录状态，删除此条记录中的打印标志后才能继续使用此项功能。另外，须在此以前按固定格式印制审稿单，否则打印的内容就难以准确打入审稿单中的相应框内。
5 考勤管理系统
每到月底的时候，考勤者用一支笔在考勤表那小小的框子内一个个地划线，那是低效而枯燥的工作。有了此程序，就可以得到很大改善。该管理系统根据学报编辑部的情况，分为按日考勤和按月考勤两种，一般是放假不规则的月份需要按日考勤，其他月份按月考勤就可以了。
使用此程序时，一开始需输入一些基本数据，如编辑部的人数和姓名，以后就可以略过此过程而直接进入考勤画面。
6 数据和程序维护
本程序的数据维护工作已经多数融合于修改记录功能和删除记录模块之中。程序的维护工作对于一般操作者来说，难以胜任，须基本掌握编制FOX程序的人才可以实现程序的维护。本管理系统一经使用后，变动较多的是数据，程序变动较少。随着学报编辑部的发展和形势的变化，有时也会需要进行程序维护，否则，会降低软件的适应性而逐步被淘汰。本管理系统在进一步完善中须考虑一般操作者也能做好某些简单的程序维护工作，以满足和适应各个编辑部的一些特殊需要。
7 结束语
形势在不断地发展，特别是计算机的发展，真可谓是日新月异，因此，本管理系统的设计也需要进行不断地改进和提高。