居波
哈尔滨市疾病预防控制中心 150018
文书档案管理是一个能够直接反应单位档案管理水平的工作，随着信息化时代的到来，文书档案的工作在现代单位中的作用越来越大。但是在目前的部分单位中文书档案的管理工作仍存在着一些问题，因而需要建立健全完善的文书档案管理机制，只有这样才能有效的提高文书档案的利用率。
一、文书档案管理中存在的问题
（一）档案工作人员的培训工作需要加强
在一些单位中，文书档案的管理人员没有经过档案专业培训就直接接手管理文书档案，这样的工作人员对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在很大的差距。在部分单位中，档案管理者虽然是有上岗证书，但是很少有人参加档案培训的深造教育，这些人只是对档案工作有着基本的认识和了解，并不能及时的更新档案管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐，更不能够有效的提高单位档案管理的水平。尤其是随着计算机网络技术的飞速发展，利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训，使单位档案管理工作更加的标准化和规范化。
（二）文书工作和档案工作直接的衔接存在问题
文书工作和档案管理工作直接存在联系又有着区别，是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中，文书工作和档案管理应该相互配合，建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中，文书和档案应该实行一种分块式的管理制度，这者一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中，这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识淡薄，档案管理人员通常很少考虑文秘的工作，这使得两者在衔接的过程中出现很多的脱节的地方。当前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，也就是在公文的格式和处理方法上存在着很多的不规范的，不标准的现象。
二、提高文书档案工作的前提是领导者的重视，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，通过多种形式的活动向领导者和员工宣传档案的相关的法律法规，加强领导者和员工们对于档案管理的认识，并争取得到领导者和员工的理解、重视和支持，争取使得档案管理工作能够纳入到单位总体工作规划和工作重点之中，加大档案管理设备的投入，不断地提高档案管理的现代化水平，从而使得档案管理工作更加地规范化和标准化。在实际的单位工作中，要变被动的提供有关资料为主动地参与领导者决策需要，切实体现档案资料的主观能动性。除此之外，信息技术的飞速发展，对档案管理动作提出了更高的要求，档案管理者要不断地接受新知识，学习新业务，坚持终身学习的理念，不断地加强档案管理的现代化专业知识，积极主动地学习现代化的信息技术和管理理念，努力使自己成为一个管理型、技术性和复合型的综合素质人才，从而给单位和领导提供更加方便、快捷、高效的服务。
（一）做好文书工作和档案工作的规范衔接
文件是档案的基础，文件质量的高低直接关系到档案的质量的好坏，没有高质量的文件作为基础，档案的质量就得不到有效的提高，由此可见，档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的。因而，文书人员要提高档案意识，切实做好文书材料的立卷归档。在实际的文件处理过程中，要时刻意识档案管理工作，从而真正实现文书、档案工作一体化。要做好这一点，需要文书人员重视文件材料的质量，例如纸张的大小、文字的格式等都需要有一个标准。严谨使用圆珠笔、红墨水、铅笔等起草、修改和批阅文件材料等。此外，文件的处理要及时、准确；收发文件需要及时地进行登记和记录，一旦发现文件的缺少，要及时地查找。尤其是对于帐外的资料，例如领导者的讲话以及外出开会的记录等，要及时地收集和处理，保证文件材料的完整性。
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（二）加强部门之间的合作，做好文书档案的收集工作
档案工作者要主动地了解业务部门正在或者将要进行的新的工作；经常性地到各个部门之间去走动走动，获得及时的信息；还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，如何做好资料的收集和整理工作等。加强档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通，保证档案资料收集的顺畅。收集资料要分清重点，着重收集能够展示单位历史和现状，促进单位未来发展的资料，为实际的研究和服务提供有力的证据和有价值的情报。
（三）建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度办理公文
对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简洁明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格地执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件的现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格的技术指标进行。要充分地利用随文卡片的作用，分析世界时事政治问题，表明自己的政治立场、政治方向，从而为领导做出正确决策起到辅助作用。
（四）广博知识结构
现代社会，各行业各学科紧密联系，相互相承，且分工也越来越细。因此，现代秘书不但要具有上述知识素质，还需要具备多元化的知识结构。不但要懂得社会科学，还要懂得自然科学。不但要认识国际政治知识，还要认识金融、军事、农业、工业、公共关系、心理学、美学等知识。这主要体现在企业单位的用人机制上。近年来，许多企业在招聘秘书一职时，不一定只限于招文秘、汉语言文学类专业，其他自然科学专业，例如：物理、数学、化工、计算机技术、机械等专业人员皆可。因为这类人员有些不但掌握自然科学知识，而且文书工作表现突出，语言表达及攻关能力较强，还有些外语水平较高，搜集资料与处理信息能力较强，完全胜任秘书一职。为领导决策提供较好的辅助，减轻领导负担，提高工作效率。所以，广博知识结构也是现代秘书必具的素质之一。
经济社会的发展，对现代秘书也提出新的要求。文中通过表述现代秘书的职责，分析现代秘书应具有的一般与特殊技能，从而引伸并讨论了现代秘书应拥有的四点知识素质。也许站在不同的角度，可能会得出不同的结果。诸如有些文献曾提出应具备心理素质、道德素质、说话素质、攻关素质、身体素质等等。但这些结果或许会交叉包含的，只是表述或者概括的不同而已。不过有一点值得注意的，随着社会的发展，秘书职能的转变，必然会使得社会对秘书的要求也发生改变，从而现代秘书的知识素质也发生变化的。也就是说，现代秘书应具有的知识素质并不是一成不变的。
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论文作者:居波
论文发表刊物:《基层建设》2019年第17期
论文发表时间:2019/9/4
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