摘要：企业档案作为企业发展过程以及各机构组成的基本记录，是非常重要的，对于一些新建企业而言，企业档案的管理在很大程度上影响着公司的发展。本文对现阶段我国新建企业的档案管理模式进行了深入的分析，并提出了几点意见以供参考。
关键词：新建企业；机构组成；档案管理
企业档案是企业各项职能活动的记录，是对企业的发展历程的记录，具备一定程度的保存价值，同时其保存的形式也是多种多样的，可以通过文字图表或是视频影像等方式进行保存。企业档案作为企业的无形资产对企业今后的发展有着至关重要的影响，因此必须要加强对企业档案的管理工作，以保证企业能够稳步的发展。
一、目前形势下企业档案工作的性质
随着我国社会经济的不断发展，信息化进程的不断加快，信息已经成为了当前非常最具代表性的生产力，信息产业已经成为推动社会发展的主要动力。信息对于企业而言也是非常重要的，企业的档案管理也是对信息的管理，并且对于新建企业而言，信息管理是更加重要的。企业的档案管理主要是对企业发展信息的收集以及归纳整理，通过对这些信息的保管以及利用，在一定程度上起到促进企业发展的作用。
二、实际操作中具备可操控性的几种档案管理模式
对于企业档案的管理模式而言，可以分为档案集中统一管理、档案分级管理以及档案分散管理这三种管理模式。
档案集中统一管理的模式主要是通档案部门对于企业内部的档案进行集中统一的管理，同时也具备统一管理的制度，在理论上这种管理模式对于所有的企业应用都是适用的，但是在实际的实施过程中，由于受到企业自身条件的限制，造成了这种管理模式在不同企业间还是存在着较大的差异的。集中统一管理模式的优点主要表现在对档案保存的完整性相对较高，对于档案信息的统一利用程度相对较大，这对企业档案工作的全面建设以及档案整体功能的发挥有着非常重要的意义，但同样的，该模式也存在一些缺点，诸如灵活性相对较差等。
档案的分级管理主要是指在企业的内部对档案管理进行全面的分级，这种档案的管理模式主要是用于由多个法人组成的集团公司中，这种组成模式可以很好的实现以法人为基础的分级管理的形式。对有关部门调取相关档案进行利用有着非常大的帮助。这种管理方式的优点在于对于档案的管理相对比较灵活，对档案的利用也更加的方便。
档案的分散管理是指在企业内部，由不同的部门各自负责相关的档案，分散的进行档案的管理，这种管理模式的好处就是分工相对较为明确，管理者对于自身的职责也能尽量负责。但其缺点也是非常明显的，主要表现在缺乏整体的规划，这可能会造成跨类别的档案出现交叉管理的现象，这种管理模式非常容易造成档案的缺失，同时对档案的利用率也大幅降低。本文中，笔者主要针对档案的统一管理模式进行分析。
三、建立规范化的档案管理制度
在进行档案管理的过程中，必须要建立一个完善的管理制度，对于档案的管理应设立专业的管理部门，对于管理人员进行合理的配置，才能有效地保证企业的档案管理工作有效进行。另外，对于档案制度的建立，也必须要在符合我国档案管理工作的相关法律法规的前提下才可以，同时还要根据企业自身的实际情况进行完善，且在企业今后的发展中对于相关的管理制度还需不断的完善及优化。建立一个完善的档案管理制度对于企业今后的发展有着非常重要的意义，对于企业各个部门间的协调配合也有着非常大的帮助，档案管理制度在确保企业档案管理规范化的同时，还能保证企业内部信息收集整理的效率，对企业的档案管理来说，具有重要意义。
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四、建立规范的企业档案整理体系的重要性
企业的档案管理是企业管理中非常重要的一项环节，企业对于信息收集整理的能力直接反映出企业的市场竞争力，对企业档案的管理力度也直接影响到企业整体管理工作的质量。对于新建企业而言，企业的档案管理有助于企业在创业初期保证企业各个原始档案的完整性。在进行企业档案管理的过程中，必须要相关的工作人员根据企业自身所建立的相关管理制度进行档案的管理工作，对于各部门间分散的材料要进行收集备份，全部归档。此外，在管理工作中，要尽可能的保证企业档案的完整性，以此实现企业发展中，企业档案管理工作的效率，保证企业的顺利发展。
五、档案室内部应运用科学管理手段对企业档案进行系统分类
在进行企业档案的管理过程中，要应用现代化的管理手段对企业的档案类目进行合理设置，要尽可能较少的出现档案材料的叉重叠的情况，这是对企业档案管理最为基础的要求。企业的档案类目要尽可能的涵盖相对比较大的范围，才能保证在企业的发展中不会出现档案信息无法归类的情况。
同时，在进行企业档案类目的设置过程中，必须要掌握企业未来一定时期的发展方向，不能只顾着企业的目前状况进行档案类目的设置，这样很容易造成后期企业档案无法进行归类的情况发生。要全面防止科技档案与技术管理档案出现类目方面的交叉重叠的可能，对于一些相对比较具体的项目应进行具体的分类，对各类型的文件做好及时的区分，保证各个类型的档案能够做到明确的界限划分，才能有效地防止交叉重叠现象的发生。同样的，也对于档案类目的命名也要尽可能的科学准确，要充分把握好该类型档案的主要范畴，对于各个类型的档案内容都能有充分的了解，才能全面提高档案管理的效率。
对于一级类目的设置，必须要根据档案的整体分类进行设置，要根据企业的经营方向进行多个类目档案的设置，必须要保证这些一级类目的分类能够满足公司今后的发展需求，要在企业的发展过程中对类目进行不断的优化。对于一些次级类目的设置，主要还是要表现出一定程度的完整性以及灵活性，在进行设置的过程中，必须要根据企业的经营方向并结合企业的工作情况进行设置，在分类时必须要保证分类的准确性，要尽可能的避免出现交叉重叠的现象。为了能够更方便的对企业的档案管理，在进行档案分类的同时也要制定相关的档案分类原则，以有效保证档案分类的准确性。
六、运用现代技术实现信息化的档案管理手段
在新建企业创业初期对档案进行统一的管理，可以有效的保证企业的管理力度，同时也能为企业档案管理创造有利条件。随着我国经济技术的不断发展，各种信息化的管理技术也在不断的应用到档案的管理手段中，在进行实际操作的中，可以利用现代化的信息技术将档案进行收集整理，输入到计算机内进行保存处理，这样也能够有效的缓解实物保存的局限性，也能在一定程度上为档案的查询以及储存工作提供便利。
另外，对于新建企业而言，档案的管理模式主要还是通过对现代化信息技术的运用，以对档案管理的灵活性进行全面提升，实现自动化管理模式，为企业自身发展提供助力，另外，信息化管理还可以为企业提供更为便利的信息查询服务，全面避免了传统档案管理灵活性不足的缺陷。
七、结束语
通过对新建企业档案管理模式的研究与分析，可以看出企业档案管理是一项综合性相对较强的工作，且企业自身的发展也离不开这种档案管理模式。基于此，企业对于档案的管理工作必须要全面加强，要制定相关的措施才能有效保证档案管理的有效进行，以达到全面促进企业发展的目的。
参考文献：
[1]马德玲.发电企业档案工作与企业管理探析[J].安徽电气工程职业技术学院学报，2010（3）.
[2]罗志玲.浅谈民营企业档案管理[J].办公自动化，2008（16）.
论文作者:刘光萍
论文发表刊物:《电力设备》2017年第25期
论文发表时间:2017/12/30
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