基于RFID的实体档案管理研究，本文主要内容关键词为：档案管理论文,实体论文,RFID论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［分类号］G270.7
近年来随着信息技术的发展，我国档案事业取得了较大的发展，档案的种类日益多样化，信息量迅速膨胀。为了更好地开展实体档案（与信息化档案相对，多以文件、光盘、磁盘① 等形式存在）管理工作，更有效地提高实体档案管理效率，改善实体档案管理和服务现状，本文在原有的实体档案管理系统的基础上，引入RFID自动化管理技术，克服了传统实体档案管理的缺陷。并结合实体档案管理工作的实际业务模式和管理方式，对RFID技术在档案馆的应用进行拓展，讨论了基于RFID的实体档案管理系统的实施和应用。
RFID是近年来国内外档案界的热门研究议题，它是一种可应用于档案管理和流通的全新的自动化技术，并且可以克服传统的实体档案管理中的种种困难和缺点。2006年，清华同方发布了国内首个基于RFID技术的实体档案管理解决方案，目前已有多个事业单位和高校引入RFID技术来进行实体档案管理。
1.传统实体档案管理
传统的实体档案管理通常是人工方式的档案管理，即档案的形成、传递、检索等操作完全依靠人力完成。这样的档案管理方式对应的场景通常是：多名档案管理人员为了寻找某件特定的档案奔波于档案架之间，很多时候要用扶梯爬上爬下；在档案被借出馆时在笔记本上写下借出的时间和事由等；在查找某一档案一段时间内的流通记录时，档案管理人员需要把一本或者一摞笔记本翻来翻去逐行查看。显然，这样的档案管理方式效率低，档案查找不便捷，并且档案和记载着档案流通记录的笔记本存在被盗和丢失的安全隐患。归纳起来，传统的实体档案管理手段与技术所导致的问题主要有：档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长；档案存放次序较易被打乱；档案查阅耗时长；档案的盘点操作不科学；对失效档案的管理滞后等等。
2.RFID概述
RFID的全称是Radio Frequency Identification[1]，即无线射频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。它使用无线传输方式实现对人或物的非接触识别和数据信息交换，在动物跟踪、防盗系统、门禁管理、停车场管理、自动生产线、物料管理等行业领域已有广泛应用。在档案馆的应用中，RFID标签可为一份档案文件或一张光盘存储一个唯一的标识符号，并且可以通过这个符号进行快速高效的流通处理和库存管理。
由于科技的发展与应用的普及，RFID的原理可简化为基于资料存储在一个透过无线电能够被读写器读取资料的标签。如图1所示，一个RFID系统包含三个主要部分：RFID标签（tag）、RFID读写器（reader）、运用于管理两者之间传输资料的应用系统。
图1 RFID原理图
标签通常是由一组耦合原件与一个电子晶片组成，提供天线的功能。一个读写器包含射频模块（提供传送与接收信号的处理）和控制模块，以及一组耦合原件，通过输入/输出接口，如串口、USB接口等，与应用系统设备（如PC）连接。RFID标签按信号发射机制的不同可分为有源标签和无源标签，按工作的频段不同可以分为低频（LF）、高频（HF）、超高频（UHF）和微波等不同种类。目前适合档案馆所使用的标签为13.56MHz的HF频段无源标签。
实际应用中，读写器把关于物品的数据写入RFID标签，然后将标签贴在待识别物体的表面。读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的数据，从而可以实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能，并且同时能识别多个RFID标签。RFID技术应用于实体档案管理可以促进实体档案管理的自动化、智能化，具有较多优点。比如：远距离快速扫描、安全性高[2]。
3.基于RFID的实体档案管理
3.1 管理架构
基于RFID的实体档案管理架构如图2所示，主要包括五个部分[3]：①数据中心：由中心数据服务器和管理终端组成，对档案管理信息集中进行储存和处理，是整个架构的核心。②内务管理系统：由管理终端、标签发行和打印终端组成，可以完成档案信息RFID标签的统一制作和装入新建档案等工作。③流通管理系统：帮助档案管理员在档案借出时在标签内写入相关信息，归还时检验档案并验证RFID标签内信息。④查询系统：通过管理终端和手持机方便地查询每一件档案文件的位置。⑤帐号管理系统：对帐号以及帐号对应的系统功能和权限进行设置等。
图2 基于RFID的实体档案管理架构
3.2 主要管理流程
基于RFID的实体档案管理架构下的主要功能如图3所示，包括档案的调出、归还、查询、编目等。下面对这些功能所涉及的管理流程[4]逐一阐述。
（1）档案入库管理
新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和对象（即档案涉及的人或组织）等相关信息对新建的档案进行编目，并生成RFID标签打印数据，新入库的档案即将存放的位置在这一过程中也由系统自动生成（通常在维持原有档案顺序基础上选择空位）；然后根据打印数据，写入并打印RFID标签，将打印好的RFID标签贴到档案上，同时将打印成功的数据传送到数据中心的数据库里，以备其他功能日后调用和查询；将新入库的档案放到其应被存放的位置上。全部档案入库完毕后，在查询管理系统中可对已入馆的档案信息进行查询，从而实现对档案的动态化管理。
（2）流通管理
流通管理分为档案调出管理、档案归还管理和防窃防损管理。
图3 基于RFID的实体档案管理主要功能示意图
档案调出时，系统首先会验证档案调出人的身份，验证通过后进入档案调出管理系统。档案管理人员通过查询管理系统来查阅档案文件的编目号，系统根据输入的编目号准确定位出该档案文件当时所在的位置，同时打印出档案调出单。档案管理员使用RFID读写器读出档案调出人所调出的档案文件的RFID内写的信息，信息自动进入系统管理界面。档案管理员在RFID标签内写入被调出的档案文件的固定信息，包括档案调出人的姓名、单位、调出时间、调出事由、预期归还期限等信息后，将档案文件交给档案调出人完成档案的调出管理。
档案文件归还时，档案管理员使用RFID读写器读出档案文件的相关信息，检查档案调出人的信息、归还时间是否超期，确认被调出的档案文件的目前数据是否与RFID标签中的信息相同。这个过程中如有问题，系统会进入相应的处理模块进行处理，如没有问题则根据RFID中的档案文件的位置信息将该档案文件送回其原来所在的相应位置。
防窃防损模块负责防窃管理和防损管理：所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围内。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捕捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案未经档案管理信息系统发出出库指令而离开库位，监控模块会提示管理人员，并激活警报模块发出异常警报；每份档案入馆时先精确测量其重量、页码等物理特性，并存入RFID数据管理系统，由监控模块对这些信息进行监控。在档案被查阅后归还时，管理员对该档案的物理特性再次进行检测，并与档案借出之前的数据核对。若异常则警报模块发出提示，从而可以及时发现档案有没有被撕毁、是否缺失等。
（3）数据中心管理
数据中心管理包括数据的管理、采集和统计等。数据的管理主要是指对档案文件的编目号、对象信息、年份等基本信息的存储、修改和更新管理，以及对管理档案的档案管理员进行认证。数据采集是指采集档案文件调出和归还的相关信息。
数据统计即档案盘点，可以是定期的，即在某一固定时刻或者某一固定时间段进行档案的盘点；也可以在档案入库时不定期地进行。数据统计通常是对档案文件信息（所涉及的部门、人员等）进行数据统计分析，并且由于RFID的使用，盘点档案变成一项简单快速的工作：由RFID阅读器完成对档案文件的相关信息以及相应的储位信息的收集，并自动返回所收集的信息与数据中心的数据进行核对，如发现两者不能互相匹配，由档案管理员进行现场核对，修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。
（4）档案文件查询
档案文件查询即按不同方式查阅档案文件的编目号或者按不同的规则查询档案文件所在的位置，以及查阅档案文件的简介等。在查询相关档案时，管理员首先通过查询管理子系统查阅档案的编目号，系统将根据编目号提取数据中心里所储存的数据信息，核对无误后发出调出指令，位置管理子系统中的档案自动识别模块将根据编目号映射其储位编号，然后与储位自动识别模块进行匹配，找到该档案所存放的物理位置。管理员发出调出指令，储位指示灯亮起。当档案经过出库口时，出库口的RFID阅读器将读取的档案信息反馈给管理系统，管理人员再次确认所查档案与所要调出库档案一致后确定出库。此时，系统将记录下档案调出库的时间信息。若反馈信息与查询信息不一致，监控模块将向警报模块发出异常警报。
3.3 管理特点
传统的档案管理过多依赖人工，且效率低下，不利于办公自动化的实施。与之相比，基于RFID的实体档案管理具有如下优点和特点：（1）低成本。目前RFID标签芯片最便宜的仅几分钱，已经有一些应用到超市的结算系统中。由于档案保存的持久性，RFID的低成本得到了更好的体现。（2）较快的处理速度。RFID的读写器扫描标签以获得其中的数据时，标签无须直接对准读取器，读写速度快。同时，RFID以无线电波来传递信息的方式有效地避免了传输屏障的问题。（3）安全性好。RFID标签内部可以分为各个独立的应用区域，存放不同的应用数据。每一张电子标签都有一个32位的全球唯一的序列号，该序号在生产过程中写入，无法更改。（4）易用性高。基于RFID的实体档案管理系统的安装和调试非常简单，后期的使用和运营维护也十分便捷，而且防盗防损，能够提供可靠的性能和高度的易用性。
4.结语
本文针对传统的实体档案管理方式落后和效率低下的缺点，引入了用于非接触式的自动化识别的RFID技术来进行实体档案管理，给出了基于RFID技术的实体档案管理的架构，并详细论述了一些典型管理流程。在实体档案飞速增长的今天，如何实现高效、高性价比的实体档案管理，这一问题的研究有着深刻的现实和理论意义。
注释：
① 本文将含有存储介质的信息化档案也视为实体档案。