照片档案管理工作点滴，本文主要内容关键词为：管理工作论文,点滴论文,档案论文,照片论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
照片档案管理，包括收集、整理、保管和提供利用。其中，收集是前提，整理是基础，保管是必需，利用是目的。近年来，随着科学技术的发展，摄影器材的普及，摄影已成为记载各单位公务活动和生产科研活动的重要辅助手段，照片数量也随之骤然增多。因而反衬出照片档案管理工作的滞后，这就促使我们不断加大照片档案管理工作的力度。目前，由于种种原因，我市照片档案管理工作还处于起步阶段，管理的标准和规范还没有普遍地贯穿到各单位的档案工作之中，所以，做好照片档案的收集、整理和保管工作显得尤为重要。为迅速改变这种滞后局面，使照片档案管理跟上档案工作的整体发展步伐，我们将着力点放在狠抓收集、整理、保管等基础建设上，特别注意发现和搜集存在问题，把问题带进我们的工作研究和工作指导中去。从存在问题出发，对照国家标准，按照科学实用的原则，形成一整套规范化管理办法。
一、照片的收集、整理及保管中存在的问题
1.收集过程中的几个忽略
(1)忽略散存于个人手中的照片。一些单位的领导或主管摄影的同志还未能意识到手中的照片和底片就是本机关档案材料的一部的，如有的领导外出开会、考察等产生的各种照片，没有及时上交，而是随手散存在个人手中，加之一些单位没有确定专门负责摄影的人员，产生的照片不能相对集中，使档案室忽略了这部分内容，导致这些单位的照片收集没有做到齐全完整。
(2)忽略大照片和黑白照片。有些同志只注意收集正规的彩色照片，觉得这类照片量大、整齐、美观，便于保管，而大照片不能插入档案盒芯页，黑白照片产生的数量又很少，所以把大照片置于归档范围之外；同时，没有认识到从保管的角度看，彩色照片容易受到光线与温度的影响而褪色、变质，而黑白照片则比较耐久，所以没有注意对有价值的黑白照片的收集。
(3)忽略文字说明。某些单位的档案员没有意识到忽略文字说明的弊端。没有看到如果欠缺这项内容，时间一长，尤其是离开了当事人，利用者对照片产生的背景及内容就会难以理解，不但影响查找利用，而且失去了做为档案的保存价值。如果出现这种后果，也是档案工作者不可推卸的必须承担的责任。
(4)忽略底片的收集。出现这种情况的原因在于有些同志只看到了照片的利用比较频繁，比较直接，而没有看到底片的原始意义和不可复得的特点。
(5)忽略人物照片。国家颁布的《照片档案管理规范》中确定了照片档案来源于三个方面，即国家机构、社会组织及个人。其中“个人”一般是指著名人物、著名家庭或家族。具体到某个基层单位，出现一个在全国范围内有较大影响的人物是很难的，但在一定范围内有影响的人物还是有的。如单位历届领导，历次全国、省、市级劳模，由于种种原因受到市以上嘉奖的人员等，我们认为这些人物的照片，都应做为本单位的档案材料收集保存。
2.照片档案整理和保管中的偏颇
照片档案的整理由于没有一个适合本地工作实际的、统一的、规范化的细则，各单位的照片档案整理随意性较大，突出表现在照片的立卷方法差别较大，底片的编号比较混乱，档号和目录编制各行其道等。保管照片档案的单位大多未将其作为特殊载体而创造一个特殊的环境，而是与其他档案在同一条件下进行保管。
二、督促与措施并举，制订管理细则，加速实现照片档案规范化管理
为避免上述问题的重复发生，我们坚持督促与措施并举，除建立健全必要的规章制度，大力宣传照片档案的重要性，提高社会档案意识，取得全社会对照片档案工作的支持外，还制订了一整套既符合国家标准，又适合本地工作实际的管理细则。
1.多方努力，促使照片收集的齐全完整。
首先，我们突出加强了行政监督，一是要求各级档案行政管理部门。加强对这项工作的检查、督促和指导，发挥档案行政管理部门的职能作用，用法律法规要求所辖单位的照片档案工作。二是各单位档案室也应按照制度定期检查指导本机关各部门的照片档案工作，遇事多向领导请示，多向领导提出建议，争得单位领导的支持和对这项工作行政上的督导。
其次，采取必要的制约措施，从各个环节控制照片的流向。工作中我们发现我市唐钢等大企业的做法切实可行，他们拍照所用的胶卷由档案部门负责购买和发放，需用者由部门领导签字后领用，拍摄完毕后要将冲洗后的照片、底片连同文字说明一起首先上交档案处，经档案人员签字后，由财务部门报销所需费用。这样做，很好地控制了照片的收集，做到完整归档。我们向全市推广了这一做法，使照片档案的收集工作逐步纳入正轨。
2.针对问题，制订科学实用的管理细则。
照片档案的整理，由于各单位情况不同，整理方法也不尽相同，这就给照片档案的规范化管理带来了较大难度。因此，我们首先将整理方法统一到一个模式中，即将照片档案单独分类、单独编目、单独整理、单独存放。在一些具体问题上制订细则，以便各单位在整理照片档案中有所遵循。
(1)底片的分类和整理
——分类：国家标准对底片的分类做了如下规定：“将一个全宗内的底片分为负片和反转片两种，并单独整理存放。”根据这个规定，综合一些单位工作实践，考虑到各机关单位档案室所存照片档案较其他载体档案数量较少，我们规定底片的分类方法为，先将所收集的底片以全宗为单位分为负片和反转片两部分，然后分别按照底片形成的时间顺序排序即可，不再按问题进行分类。
——编号：国家标准中规定，底片在全宗内编流水号，但在工作中感到全宗下编大流水号，总有一天会不适应馆（室）藏需要。所以底片号规定编为全宗号一册号—底片小流水号，如001-01-001。其中，全宗号要求3位，册号要求2位，底片顺序号要求3位，不足补零，并将编号用铁笔横排刻写在胶片乳剂面的右上方齿孔处。
——大底片的整理：大底片由于尺寸较大，不能放入底片册中，必须单独存放。大底片应和常规底片一同编号，并在底片册中空出大底片应放的位置，在空位上注明“大底片”字样和底片编号，然后将大底片用衬纸包装后缠在卷筒纸芯或放入大底片盒中，并在衬纸上注明底片号。
——反转片的整理：由于反转片是翻版底片的一种，在整理中我们要求单独进行，其编号与原底片号相对应即可。
(2)照片的分类和整理
——分类：照片在分类之前，我们要求各单位要象文书档案分类一样，首先确定分类方案，这一方案要根据各单位的工作职能和公务活动的实际情况确定。方案一旦确定，要保持前后一致，保证逐年延续，不能随意变动。然后按照国家标准按年代——问题进行分类。
——立卷：照片的立卷遵循“年代——问题”立卷原则，在此原则下，以下两种方法都视为规范。一种是首先将年度分开，然后按一个问题或一组相关联的问题进行立卷，一卷之内不跨年度。这种方法与文书档案立卷方法相吻合，适用于每年度照片产生数量很多的单位。另一种是一卷之内可跨年度，把同一问题、不同年度的照片按照年度顺序依次装入案卷芯页，组成案卷。这种方法适用于各年度照片形成数量较少的单位。
——编号：照片的编号我们确定为4段，即全宗号一目录号——案卷号——卷内照片序号。目录号纳入整个馆（室）藏档案的目录体系。这4段中，全宗号要求3位，目录号要求2位，案卷号要求4位，卷内照片序号要求3位，不足补"0"
——大照片的整理：大照片不宜用芯页固定，它有易折和不方便保存的特点，在整理时也应采取特殊的方法。大照片同其他照片一同分类、组卷，单独存放。立卷时要在案卷内空出大照片应有的位置，并在空位和卷内目录备注栏内分别注明“大照片”字样和编号，并写明存放地点。
——照片档案著录：《规范》中规定，照片档案著录依照GB3792.5进行，参照此著录规则，我们将照片档案著录分为4个级次，单张照片著录；一组照片著录；案卷级著录；案卷组合或著录。所谓单张照片著录就是一张照片著录一张卡片，一组照片著录就是一卷之内一组有密切联系的，无须一张一卡的照片的著录。案卷级和案卷组合式著录的意义与文书档案相同。
此外，我们对案卷封面、卷内目录、案卷目录的填写方法及著录中各个项目的著录方法也都做了详尽的规定。
3.为照片档案的科学保管创造必要的条件。
照片和底片，都是化学感光材料制成，在不适宜的环境下，易引起化学变化，缩短照片档案的寿命。因此，在保管上要求条件相对较高。特别是对底片的保管，更不能掉以轻心。正因为如此，在国家颁布的《规范》中对保管条件和保管要求规定得比较具体。但由于部分单位的档案人员对这种载体的特殊性认识不足，或者由于单位达不到保管条件的要求，保管中还不能尽如人意。对此我们一方面向档案人员宣讲照片档案的特殊性和国家标准中的要求，一方面帮助档案人员在条件不具备的情况下，创造条件，创造一个适合保存照片档案的小环境、小气候。如采取局部除尘、局部除湿、局部降温等方法，尽其可能延长照片档案的寿命。同时，还定期督促各单位档案人员检查所存照片档案，以便及时发现问题，及时采取相应的措施。
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