李利娟
吉林油田新闻中心 吉林松原 138001
摘要：信息技术是现代网络通讯发展的基础，彻底改变了现代社会的发展方式，颠覆了人们传统的生活方式。所以，信息技术系统的正常运营对社会的稳定和人民的生活有着非常重要的意义。而信息系统能够正常运行并持续发展的关键，就在于工程技术资料的归档与管理。本文将从工程技术资料的作用与影响入手，解析为什么工程技术资料能够决定信息系统的运营与发展，再对当下信息系统团队对工程技术资料的归档与管理现状进行分析，明确指出在资料归档与管理过程中存在的问题，并针对这些问题提出几点切实可行的建议，以帮助开发团队能够更好的发展自身的信息系统。
关键词：信息系统工程；技术资料；归档；管理
在工程建设的过程中，会形成很多的信息资料，这些信息资料便被称为是信息系统工程技术资料。以工程发展建设的不同阶段为依据，可以将信息系统工程技术资料分为六个部分，分别是立项文档、实施文档、合用文档、运行维护文档、竣工文档和其他技术文档。
一、信息系统工程技术资料的作用和影响
信息系统的构成十分复杂，里面不仅包含着大量的与工程相关的专业技术信息，还包含着工程合同、工程规划等重要文件，所以，信息系统对信息的准确性与完整性的要求非常的高。稍有差错就会对信息工程的建设质量产生直接影响，这同时也在无形中加大了后期维护时的工作量，让系统的维护与升级工作寸步难行。
1.信息系统是工程档案的基础
在信息系统建设的各个过程之中，都会产生大量的工程信息。这些信息完整的记录着信息系统建设的全部过程，包括系统建设前的建设规划、建设目的与项目合同，也包括系统建设过程中的具体施工过程与施工技术，还包括系统建设完成后的维护与升级的记录。可以说，在信息系统建设过程中产生的工程技术资料，是投资商用来判断该系统建设工程成功与否的重要依据，是一定要通过档案验收的。同时，在签订工程合同时所列出的需要上交的文件清单中，也包含着信息系统工程技术资料这一项。所以，对工程技术资料能够进行规范化的归档与管理工作，也是工程团队在履行合同能力方面的重要表现。
2.工程质量的见证
信息系统工程所应用的，都是当下最前沿的科学技术，其涉及的内容非常广泛。从业人员大都是新时代的高素质高学历团体，从业人员的年轻化与高流动性是信息工程所独有的特点。工程团队也无法保证在施工人员的流动替换过程中，接手工作的新成员能够很好将自己的工作与前一人的工作成果相衔接，这很容易出现工程断档的现象，甚至是出现工程中断的情况。这使得有关部门对信息系统工程进行质量把控工作变得十分困难。而且信息系统工程的建设，不仅是只有物理平台的搭建，还需要软件系统等进行辅助。因此，在信息系统工程中，建立一套体系完整的技术资料文档就显得十分重要，这份资料文档不仅仅代表着工程的完成程度，同时也为在人员流动过程中新上任的工作人员提供了一份可以追寻的工程建设标准，从而在最大程度上保证信息系统工程建设的质量。
3.系统运维的原始信息及持续改进的依据
在系统建成之后，系统的运营与维护工作的进行状况将成为决定工程建设成败的关键。信息系统的构成十分复杂，相关工作人员想要对其进行维护与改造其实是十分困难的。而工程技术资料，便是相关工作人员对信息系统进行维护的重要参考资料，通过对工程技术资料的分析，维护人员能够找到信息系统在建设过程中所产生的漏洞，并对其进行修复。由于人员变动十分频繁，所以必须要求每一位维护人员在结束维护之后，都将自己的工作过程详细的写进工程技术资料中，以此来保证系统在经过不同工作人员的修复之后也能够拥有很好的技术连贯性。工程技术资料不仅能够帮助系统维护人员进行工作交接，还能够对维护过程起到良好的支撑作用，是系统进行功能拓展与补充、进行改进与升级的重要技术依据。
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4.有利于信息系统安全管理
信息系统有着属于自己的一套安全管理原则，其中最为重要的莫过于灾难恢复原则。信息系统安全的灾难恢复原则是指，在对信息进行安全管理的过程中，要准备多种应急管理方法，并组织相关工作人员进行应急演练，以保证在发生紧急安全事件时，能够保障信息的安全。同时，越是重要的信息系统，越是应当重视起灾难恢复工作。除了人为情况造成的灾难以外，还应当考虑到自然灾害对信息系统的影响，应当将信息系统工程技术资料在多地进行备份保存，以应对突发的自然灾难。当处理无法事先预知的安全情况时，工程技术资料能够在一定程度上起到指导作用，灾难应对人员在掌握工程技术资料的情况下再去应对突发事件，就可以很快的找到解决途径，挽回损失。但是，如果工程信息不完整、技术资料遭到了破坏，在没有对工程技术资料进行备份的情况下，就会为信息系统的恢复与重建工作带来巨大的阻力。所以，在信息系统的运营工作中，工程技术资料的安全管理工作与日常维护工作，是占有同等重要的地位的。
二、技术资料归档与管理中现存的问题
1.重视程度不够
工程技术资料是整个信息工程的命脉，其中包含着所有的与信息工程相关的资料，但是相关管理人员却不了解工程建设资料的重要性，对资料的采集与存储过程不重视，对后期的整理工作不作为，这使得技术资料在很多方面都会留下空白，在真正需要这些资料来对信息系统进行改进升级的时候，就会造成严重的负面影响。
2.相关程序不科学
对于已经收集整理的技术资料，各个部门在进行借阅等行为的时候，都存在一定的不科学行为，没有统一的标准，这为工程技术资料的归档与管理带来了很大的难度。
3.记录存在偏差
资料管理员对工程技术资料的不重视，造成了信息的不匹配，常常出现资料更新记录不及时、资料内容不准确的情况。这会在很大程度上影响项目的继续实行，相关运营人员难以实时把握信息工程的准确情况。
4.管理不协调
在对技术资料进行管理的时候，各个部门由于技术水平的不同，使得管理难以协调统一。例如，有些部门只记录了立项阶段与验收阶段的资料，在进行后期维护的过程中，资料的不完整性所造成的负面影响开始显现出来。
三、对技术资料归档与管理的建议
为了提高信息系统工程技术资料的归档管理水平，相关部门应当建立完善的管理体系，对资料负责人员进行应有的教育培训，让相关工作人员能够认识到工程技术资料的重要性。同时，相关部门还需要明确资料管理的管理目标，通过对资料进行更加全面的归档与管理，来保证项目的顺利进行，为工程后期的维护工作创造有力的条件。各个相关部门应该及时互通消息，以达到技术水平的同步提升，让各自的资料管理体系能在需要的时候够随时进行对接，确保资料能够随时出现在需要它的地方。
结束语
在现代社会生活的人离不开网络。网络得以普及的基础便是信息系统的发展，建设信息系统的过程中会产生许多的工程技术资料，这些资料是信息系统持续发展的基础，是相关人员对系统进行维护与升级的根本依据，所以对工程技术资料进行规范化的归档工作与管理工作就显得十分重要。企业相关部门应当设立起与工程技术资料应用工作相适应规范管理机制，让工程技术资料能够在保证安全完整的情况下供各个部门顺利使用，为企业带来更多的利益。
参考文献：
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[4]周新伟,黎军民,杨鹿锋.信息系统工程监理影响因素分析[J].科技信息,2010(12):390-391.
论文作者:李利娟
论文发表刊物:《防护工程》2018年第32期
论文发表时间:2019/2/22
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