档案记忆观视野下的企业档案管理探析，本文主要内容关键词为：探析论文,档案管理论文,视野论文,记忆论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案是国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为社会记忆的重要载体和媒介，它既是一种社会记忆的形态，也是社会记忆控制的对象，又是社会记忆控制的手段。档案记忆观是20世纪末兴起的档案学新视点，其核心内涵是：基于对档案基本属性——社会记忆属性的本质性认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会(或历史、集体)记忆；档案馆是“记忆的保存场所”或“记忆宫殿”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。[1]档案记忆观为档案和档案管理的研究和实践提供了新的视角和思维方式，档案在社会记忆的形成和构建中发挥什么样的作用，档案管理以何种方式维护和塑造社会记忆等等问题都值得我们深思。
一、企业档案是构筑企业组织记忆的基石
从记忆的主体来划分，记忆可以分为集体(社会)记忆与个人记忆，哈布瓦赫认为，在一个社会中，有多少个群体就有多少个集体记忆。相对于整个社会，家庭、宗教、社会阶级、公司企业等各种各样的现实社会的组织或群体都拥有其对应的集体记忆，这些不同的记忆控制着其各自的成员，即形塑着他们的过去，又影响着他们未来。组织记忆的概念源于集体记忆，现代社会中，企业是从事生产、流通、服务等活动的独立的经济组织，企业的组织记忆是企业存在、发展过程的写照与缩影。企业档案是企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的记录，是企业组织记忆构建、塑造、传承与维护的重要内容和工具。今天的企业档案管理工作，解读着昨天的组织记忆，同时又构建着明天的组织记忆。
首先，企业档案在企业组织记忆的构建和传承中具有独特的优势。记忆的存在和传承依赖于一定的载体和媒介，企业档案是企业组织记忆构建和传承的基石。康纳顿认为社会是通过体化实践来传播与维持社会记忆的，他认为社会实践可以分为两种，即体化实践与刻写实践，二者最大的不同是对于身体的依赖程度不同，体化实践完全依赖于人的身体，刻写实践可以独立于身体之外来完成对记忆的存储和传递，他认为刻写实践是体化实践的一种补充。[2]哈布瓦赫则指出：“集体记忆具有双重性质——既是一种物质客体、物质现实，比如一尊塑像、一座纪念碑、空间中的一个地点，又是一种象征符号，或某种具有精神含义的东西、某种附着于并被强加在这种物质现实之上的为群体共享的东西。[3]还有的学者用景观一词来统称记忆的载体。还有学者认为，“集体记忆依赖某种媒介，如实质文物及图像、文献或各种集体活动来保存、强化或重温”。[4]可见，仪式、神话故事、口述历史、文献典籍、地面文物遗址等等都是社会记忆的载体。具体到企业，企业是从事生产、流通、服务等经济活动，以生产或服务满足社会需要，实行自主经营、独立核算、依法设立的一种营利性的经济组织。在我国，企业的经营规模大小不一、性质不同，企业的人员流动性强，企业的建筑、设备等往往因发展的需要而易变性较强，企业的发展历史有长有短，这些因素都导致了企业组织记忆极不稳定，且易于流失，难以传承。基于这些特性，从上述分析的集体记忆的载体和媒介来看，企业档案在企业组织记忆的保存和传承中，以其优秀的品质脱颖而出。企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。而文件是组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的材料，是人类记录、固定、传递和存储信息的一种工具。可见，企业档案是企业存在和发展的写照和缩影，相对于其他形式记忆的载体和媒介，受企业人员流动、空间变化等因素的影响较小。比如，麦当劳金色档案馆库房区域保存着公司成立以来对公司有历史价值和商业价值的档案文件，如会议记录、通信、餐厅设计方案、产品种类名称、庆典活动音频视频、各个公司经理的口述历史等，这些档案恰恰是麦当劳记忆的真实反映。
其次，企业档案在企业组织记忆的构建和传承中具有优秀的品质。谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中指出“档案不是搜集物”，“它经过自然的进程逐渐汇合在一起，达到了最终的排列顺序，它是一种生长的结果”。企业档案伴随着企业的实践活动产生和形成，它记录的不是“只言片语”，而是来源于一定活动或目的的具有内在联系的组合。这种组合和联系有助于相对客观、完整的反映企业过去，为我们理解企业组织记忆提供了事实、关联、依据和理性，企业档案不仅是企业组织记忆的载体和内容，同时也为企业组织记忆构建和传承搭建了无形的框架，形成了无形的语境，正如布劳因所言“档案正在成为理解、恢复和表达社会记忆这一挑战的中心问题”。[5]可见，社会记忆虽借由各种媒介，如文物、文献、口述历史、仪式、纪念物等，或各种集体活动来保存、强化和重温，档案只是刻写的记忆或文本的记忆的一部分，然而，其所具有的真实性、稳定性、关联性等特质是其他要素无法替代的。
二、完整的企业组织记忆的构建与多维视角的档案收集工作
从整个社会而言，企业是社会的一分子，企业的改革与发展是整个国家政治经济体制改革与发展的具体体现，企业组织记忆是社会记忆重要组成部分；从企业自身的发展来看，组织记忆是企业发展史的形象呈现。企业文件是企业及其成员记录、固定、传递和存储信息、处理事务的重要工具，企业档案是有保存价值的各种形式的文件。企业在正常的运转中，无时无刻不在生成着大量的文档。企业的文档是企业组织记忆传承和构建的重要素材，企业档案的收集工作，直接影响着企业组织记忆的构建。
在现代企业中，文档产生主体的多元化，文档载体的丰富化，文档传播途径的多样化，使得企业档案收集工作日趋复杂。从文档产生主体看，从企业组织结构发展的扁平化、网络化、无边界化、柔性化等特点，使得企业的每个员工、每个团队、每个部门都成为企业文档的重要生成者，企业文档的“来源”随之出现了无边界化、网络化、多元化等特点；从文档的载体来看，计算机与网络技术的发展，电子文件大量形成，音频、视频等多媒体文件更加生动形象的记载着企业的发展历程；从文档的传播途径看，通过各种办公系统传输，利用网络发布、共享等正在被越来越多的关注和应用。基于此，在企业档案收集工作中，以多维的视角，创新的思维来搭建企业档案收集工作的平台，有助于构建完整的企业组织记忆。
首先，从宏观上把握现阶段企业的活动脉络，为收集工作的顺利开展奠定良好的基础。为了立足于激烈的市场竞争，企业会不断地完善自身的发展战略，调整经营方向，转变管理理念，与之相适应的是不同阶段企业的研发、生产、经营、管理等业务活动呈现出种种变革。档案的收集工作，就要以现阶段企业的活动为依据来开展，也就是说，“从当前活动中产生的文档选择”。之所以这样说，是因为当前企业档案收集工作中往往存在着一定程度的滞后现象，某些企业制定出文档的收集范围，然后依此为蓝本：范围之内的——收集，范围之外的——事不关己，比如，企业中的重大突发事件档案，恰恰是组织记忆的一些关键节点，但往往由于档案收集范围没有涉猎而散落直至流失。企业档案的工作规范固然重要，但前提是工作规范必须与实践相匹配才能发挥其应有的作用，因此，全面把握企业现阶段活动脉络是健全和完善企业档案收集工作的重要保障，是完整构建企业组织记忆的基础。
其次，现代企业中，对数字档案资源的收集，直接决定着记忆的完整性。当经济全球化和信息网络化已经成为世界经济和社会发展趋势之时，企业信息化成为增强企业可持续发展、提高企业竞争力和经济效益的重要支撑。从利用计算机实现对产品的生产制造过程的自动控制，到利用计算机系统实现企业内部管理的系统化，到利用互联网开展电子商务，企业信息化不断深入发展，设计制造、生产销售、经营管理各个流程中的数字化信息大量产生，数字化的信息流成为企业正常运转的信息支持，数字化的信息流也在书写着现阶段企业运营的记忆。分散在不同系统、不同业务环节中的关键数字化信息，如果得不到及时的“沉淀”，一旦流失，必然造成企业组织记忆的残缺。因此，在企业档案收集工作中，应该及时控制有保存价值的数字文档信息。比如，很多企业都在积极建设知识库、知识平台、知识中心，以为企业的发展提供智力支持，然而，其中的很多关键知识、重要信息都处于一种“游离”状态，因为得不到及时的收集整理，在尚未充分发挥其重要价值知识便流失了；又如，据调查，邮件系统是目前很多企业，尤其是大中型企业开展管理活动的重要平台，而邮件系统中的邮件多处于失控状态，即便是非常重要的邮件也鲜有在企业档案的归档范围之中。因此，要确保企业组织记忆的完整性，必须对各种类型的数字文档信息进行合理的收集和管理。
三、塑造与维护真实的企业组织记忆与科学的档案鉴定
一位南非档案工作者曾经这样写道：他们(档案工作者，笔者注)才在真正的形成档案，决定着什么被记忆什么被忘却，谁能够声名远播，谁最后无声无迹。在这样的构建活动中，正是鉴定起着举足轻重的作用。[6]档案鉴定直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要的环节。在关于社会记忆的讨论中，“为谁记、记什么、怎样记”一直是被关注的热点。而档案的鉴定，恰在隐性的回答着这些问题。“主要的历史诠释行为并非发生在史学家打开档案盒之际，而是在档案工作者装盒之际”[7]。从年龄鉴定论、行政官员决定论到职能鉴定论，再到文件双重价值论、利用决定论，直至宏观鉴定论，关于鉴定理论的探讨从未停止；而实际工作中，由于历史和文化的差异等种种因素，以及不同的主体对档案价值判断标准的不同，加之档案的产生与形成具有不可逆性，档案的鉴定工作始终是档案管理中难度最大、挑战性最大的一项工作。
真实的企业组织记忆是企业立足于激烈的市场竞争中的直接推动力，是推动企业可持续发展的源泉。在企业中，科学的档案鉴定工作有助于塑造和维护真实的组织记忆。
第一，宏观鉴定是企业档案鉴定的科学指导。现代企业中，信息技术的广泛应用使得企业形成的文档信息激增，加之很多企业的规模、组织结构、管理模式复杂多变，如何在企业发展中沉淀出最有价值的记录，以塑造和维护真实的企业组织记忆，是现代企业档案鉴定工作中一个难题。宏观鉴定是加拿大档案学者特里·库克1989年提出的，是进行档案鉴定的一套综合性理论、战略及方法，其源自处理国家级的档案文件，但同样适于用企业档案鉴定工作。宏观职能鉴定中，档案工作者不针对每份文件进行鉴定，而是鉴定它各种形成背景和为形成者当下所用的状况，也就是文件的虚拟或职能来源。“这样一来，某一特定职能在所有载体所有地点上形成的文件便可以同时被综合性地加以鉴定”[8]。科学的企业档案鉴定工作中，我们必须首先确定企业的哪些职能和活动应该被记录，这一问题的答案与企业的整个发展战略是一致的，企业战略是以企业未来为基点，为寻求和维持持久竞争优势做出的有关全局的重大筹划和谋略，明确企业的发展战略，结合企业文化、企业的业务流、信息流等进行深入研究，才能科学确定每一时期企业应该记忆什么。然后，判断在制定和执行关键职能、项目计划以及事务处理中，谁会形成这些文件，形成哪些类型的文件，其文件在形成和使用的过程中与谁发生了互动。再次，确定哪些文件形成者或职能是最为重要的。可见，企业档案工作者必须跳出传统的档案馆(室)这一小圈子，打破被动“收、整、用”的陈旧工作方式，全面了解企业运转的工作背景，以全局的、宏观的工作理念，才能形成科学合理的鉴定体系，进而塑造和维护真实的组织记忆。
第二，电子文档是企业组织记忆的重要构成部分，电子文档的鉴定给企业档案的鉴定工作提出了更大的挑战。1984年，法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒首次明确提出了电子文件双重鉴定的思想，他认为机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定(内容分析)和文件技术状况的鉴定(技术分析)两个方面。电子文件自身的特点对电子文件的鉴定提出了更高的要求，我们需要通过对电子文件的技术鉴定，确保文件的可读、可用、真实、完整。如前所述，现代企业中，电子文件大量产生，电子文件成为企业数字记忆的重要组成部分，然而，企业的很多数字文档却仍处于一种失控状态，这种失控一方面表现为因疏于收集而散失，一方面表现为因疏于管理而导致不可读、不可用。因此，在完整收集的基础上，通过不间断的、适时的技术鉴定确保企业文档长期可读、可用、真实、完整，构建组织记忆的基石才得以存在，数字时代的企业组织记忆才得以真实完整的传承与延续。
四、企业组织记忆的激活、传承与丰富的档案利用服务
记忆是人类进行身份认同的基础，企业组织记忆是企业员工认同企业的关键，“认同”是员工对企业产生自豪感、归属感的情感之源，是企业可持续发展的内在动力。组织记忆的激活与传承，有助于增强员工对企业的认同感。美国社会人类学家保罗·康纳顿认为记忆的恢复借助了外来原始资料[9]，“档案是一种具有独特价值的信息资源，它所承载的国家、民族、社群、个体的过往历程正是集体记忆所要存留、追溯的对象”[10]，可见，档案既是记录集体记忆的载体和媒介，又是集体记忆激活的重要方式，然而，被动“躺”在档案馆(室)的文档资源，其记忆能量很难自动的释放，丰富的档案利用服务，是发挥档案独特价值，激活企业组织记忆的重要桥梁。
档案管理的最终目标是提供利用，“建立方便人民群众的档案利用体系”是国家档案局提出的“三个体系”建设的重要内容。在企业档案工作中，企业档案提供利用的方式更是多种多样，通过提供利用档案的凭证价值和情报价值得到了很好的发挥。在企业组织记忆的激活与传承中，企业档案工作者需要更为系统、深入的整合档案资源，以生动形象、易于接受的方式，主动将组织记忆呈现给企业员工，在潜移默化中实现企业组织记忆的激活与传承。具体而言，从服务内容上，可以以时间为线，将不同阶段对企业的经营、管理、决策等有重要影响的文档加工整合，展示给员工；也可以以不同的主题(比如关于经营模式的、关于激励机制的等)，将企业从成立至今的关键记录展示给员工；还可以以企业的重大事件为线，梳理企业发展的脉络。从服务方式上看，企业档案工作者更多的应该是主动服务，在企业组织记忆的激活与传承中，用户很难优先提出需求，因此，被动的服务方式极易导致此项工作丧失活力。从实现形式上看，选择用户易于接受、乐于接受的形式，为用户提供愉悦的信息体验。充分利用多媒体等信息技术，让用户在享受听觉、视觉盛宴中传递信息。比如，档案展览，这是档案提供利用服务中一种“古老”的实现形式，然而，先进的科学技术赋予了其新的时代内涵，展板、照片的生硬模式远远被突破，网页、音频、视频等为档案展览增添了新的色彩，不失为一种用户喜闻乐见的形式。又如，通过微电影的形式，结合企业当前的关注点，将展现企业组织记忆的文档立体地传递给员工，使组织记忆在员工娱乐休闲的过程中自然激活。
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