摘要：不论是对于何种企业而言，基础产品和设备的采购都是十分重要的，甚至可以称得上是整个经营决策活动的前提和基础，起到决定性的作用。由于这一环节涉及到资金的支出与利用，对于节约经营成本和保证发展质量，都有着十分重要的意义。文章论述的主要目的就是探讨这一环节现存的问题，并且提出针对性的改善措施。首先，文章概述了医药型企业在采购业务上的大概流程，并结合当今社会的实际情况，总结了目前我国医药企业在采购方面的内部控制中所存在的主要问题，并以此为依据，提出优化这一工作流程的具体对策，希望能够对于我国医药企业的健康、稳定发展提供帮助。
关键词：医药企业；采购内部控制；重要意义；主要问题；具体对策
1.前言
采购的流程不仅会影响到一个企业经营与决策的方向，有时甚至还能够决定企业的发展前景。由于当今社会市场的发展越发体现出其规律性，整个医药行业的产业结构已经趋向于稳定，与此同时，当今社会还拥有着十分发达的信息交流渠道，这也给医药企业采购模式的变化提供了新的可能性。在众多行业之中，医药行业所处的地位可以说是十分特殊的，他不仅直接关系到人们的民生问题，从某种意义上而言，还能够缓和社会矛盾，决定了社会发展的稳定性，因此，也意味着这一类型企业的采购活动更需要规范的监督和管理。
2.医药企业采购业务流程概述
从广泛意义上来讲，采购这一企业的生产经营活动涉及了许多方面的产业链条，其中包括市场运行规律、价格变动规律、器械运送路线、资金使用流程等等，同时也是构成企业综合竞争能力的重要组成部分。这里所依据的采购业务的概念来源于国家已经颁布的具有权威性的企业内部控制标准，同时结合了几家样板企业一定时间周期内的采购工作开展情况，统筹分析之后进行了一个总结。整个流程之中包含以下几个部分：提前制定采购所需资金预算方案、提出资金支出的申请、寻找最为合适的供应商和货物来源、选择最佳采购途径、通过层层审批，管理人员最终做出决策、以及后期的物流运送等等。
3.目前医药企业采购内部控制存在的主要问题
3.1没有系统规范的制度标准，职责分工不明确
到目前为止，我国许多的医药型企业在采购业务的内部控制工作上，依然存在着许多的问题。其中最普遍的一项，就是没有形成系统规范的制度标准，各部门之间的职责分工不明确。虽然针对采购这一项目，已经有意识的设立了专门的职能部门，但是这一部门内部的分工并不明确，责任的划分较为模糊，到了工作实际开展的过程中，就很容易出现互相推诿，导致工作效率低下的情况，严重时，还会给投机取巧的不法分子提供操作空间，造成企业经济资源的不必要损失，从而影响到医药企业的健康发展[1]。
3.2预算制度的执行流于表面，不能落到实处
提前制定合理的采购预算方案是必不可少的一项前提工作，但就现阶段的时间而言，许多企业都比较注重形式，实际上并不能发挥出这一制度的作用，导致预算制度的执行流于表面，不能落到实处。合理的预算机制就是为了将企业所拥有的经济资源进一步透明化，减少层层审核之下，对于资金使用的风险，这一环节必须布置到位，确保能够发挥出其最大的效用。现如今，许多医药企业在开展这一工作时采取敷衍了事的方式，从管理人员开始就没有引起重视，资金的支出于使用较为随意，在整个采购流程中埋下了更多的安全隐患[2]。
3.3供应商和采购来源的管理不规范
货物的来源与供应商的重要性也是不容忽视的，直接关系到企业的经营成本与获利空间大小。与此同时，在这一环节也是许多偷奸耍滑的工作人员钻漏洞最多的地方，因此，必须加强这一工作的监督与管理力度。否则，一旦在这一环节出现纰漏，将会给医药企业带来无法估量的资源损失，并且不能保证所采购产品的质量，如此一来，还会动摇到企业发展的根本，危害极大。现阶段许多医药企业对于货物来源的管理不够规范，也没有设立专门的档案归类，查找起来存在着困难。
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3.4根据销量制定的计划不能完全预估变化的发生
一般来说，医药企业在制定预算方案时，通常会参考上一时间周期所使用材料、产品的数量，并且以此为依据，在小幅度调整之后，确定当前时间周期内的预算资金。然而，这一做法也是存在着弊端的，因为参考之前周期内的市场价格变动极快，根据销量制定的计划不能完全预估变化的发生，这就会造成其中产生一个偏差，不能准确判断出企业的盈利能力增长与减少。一旦作用于市场本身的规律，而导致产品的价格发生变化，就会造成采购数量无法匹配当前资金的支出，造成库存的储备不合理[3]。
4.医药企业采购内部控制优化的具体对策
4.1构建系统规范的制度标准，明确责任分工
医药企业要想进一步提高采购业务的内部控制工作水平，就必须首先从整体的角度出发，立足于整个行业，发挥党和国家的领导作用，构建系统规范的制度标准，明确各部门之间的职责与分工，进一步优化整体工作的顺利开展。这就能够从一个统一的角度对工作人员的采购行为进行监督和管理，确保其合理性和可行性，减少资金使用过程中所产生的风险，避免不必要的经济资源浪费，并且可以帮助管理人员了解整个业务进程的详情，掌握第一手资料，以便做出最正确的决策。
4.2注重预算制度的落实，做到实时跟进
在这一方面，需要寻求观念上的提升，医药企业的管理人员需要认识到资金使用的预算制度是十分重要的，能够帮助他们了解企业资金的使用情况，为下一步经营方向的选择提供参考依据。这就要求他们注重预算制度的实施，做到实时跟进，在制定具体措施之后必须落到实处，对于资金的使用方案按照固定的时间周期进行分类，并且参照以往经验，结合当前社会的价格变动现状，统筹分析，确保当前制定的使用方案是行之有效的，然后再将其投入使用，在遇到变动的情况下需要能够第一时间进行调整。
4.3加强供应商和采购来源的管理与规范
对于采购所需要接触到的供应商和货物来源，必须进行详细的调查之后再行决定，不论是更换还是添加，都需要有管理人员参与其中，最终做出决策。整个内部控制流程中，必须至少能够经过双重审核，确保资金使用的安全性，杜绝职业道德低下的工作人员浑水摸鱼的可能性，保护企业的资源不受侵害，最终加强供应商和采购来源的管理与规范，将之记录之后，分门别类，并妥善保存，为后期查找提供方便。
4.4提前制定合理有效的价格变动防范与预警制度
为了应对时刻处于变化中的价格规律和市场变动，需要根据所需实际产品的种类，结合社会实际，将采购的数量控制在合理的范围之内。简而言之，就是详细了解当前社会对于这一产品的变化趋势，提前制定合理有效的价格变动防范与预警制度，其中主要需要考虑到的因素有：产品的市场价格行情、行业的发展前景等等。除此之外，上一时间周期的数据虽然不是完全准确，但也可以具有一定的参考意义，也需要考虑在内。
5.结束语
综上所述，采购业务流程是医药企业经营活动的前提与基础，是其中不容忽视的一个工作步骤，其重要性是毋庸置疑的。由于这一环节可能会涉及到许多企业资金的使用，对于企业资源安全性的管理是其中的一个工作重点，这就需要管理人员时刻关注社会的发展，立足于本身的内部控制制度，确保采购流程的安全性。
参考文献：
[1]张洪秋.医药企业采购与生产内部控制探索——基于通化金马公司“问题胶囊”事件的分析[J].行政事业资产与财务，2013，（02）：99100.
[2]财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见[J].交通财会，2016，（08）：9294.
[3]王春梅，王铁媛，何平基.ERP环境下采购模块的内部控制研究[J].中国管理信息化，2016，（05）：23.
论文作者:顾飘飘
论文发表刊物:《基层建设》2018年第26期
论文发表时间:2018/11/16
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