“科技档案更改”问题试辨析，本文主要内容关键词为：档案论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一
关于“科技档案更改”的话题，目前档案界有两种截然不同的回答。在认为科技档案更改命题成立的同志看来，科技档案的准确性要求科技档案的信息内容必须客观真实、精确无误、始终一致地对应与其相关的科技活动。进而认为，当科技档案不能反映其所对应的客观对象或者科技档案所反映的客观对象情况发生变化时，应当更改有关科技档案内容以使之与其所反映客观对象始终保持一致，以便保证科技活动的进一步开展。当然，这种更改不是随意的，必须有严格的审批权限和手续，在具体工作中力求做到“既要保持科技档案的历史面貌，变动过程，又要反映科技对象或科技生产的现状。”（注：王传宇、沈永年主编：《科技档案管理学》，中国人民大学出版社1990年版，第245页。）受某些具有权威色彩的传统科技档案管理学著作中科技档案更改命题成立思想的影响，许多同志一直认为科技档案有别于其它档案，为了维护科技档案的准确性，只要履行一定的手续，科技档案可以、应当且必须更改。这一观点，我们暂且称之为“科技档案更改肯定论”。在认为科技档案更改命题不成立的同志看来，“档案是社会实践活动真实的历史记录，历史不容篡改，否则历史将失去其本来面目。”（注：吴品才编著：《现代科技档案管理学》，苏州大学出版社1996年4月第1版，112页。）科技档案作为档案的一种，理所当然不容更改。“‘科技档案可以更改’的观点是错误的。产生这种错误认识的根源在于并未认识到科技档案转化为现行科技文件这一事实。”（注：吴品才编著：《现代科技档案管理学》，苏州大学出版社1996年4月第1版，112～113页。）同时，所谓“科技档案更改”，也不是随意发生的，只有在科技档案体现其依据作用时才能发生。其实是B科技活动借用A科技活动的科技档案，更改的是A科技活动中形成的科技档案复制件，这一复制件又形成了B科技活动的现行科技文件。对此观点，我们不妨谓之“科技档案更改否定论”。
上述两种观点仅从词语表述上看，一个认为科技档案可以更改，另一个认为科技档案不容更改，显然是相互矛盾的。产生这一矛盾绝非偶然现象，既是一定的历史原因所致，也是科技档案管理学发展和完善过程中的必然现象。何嘉荪教授发现，在档案学原理（概论）、普通档案管理学和除科技档案管理学以外的专门档案管理学的著作中，我们一直强调“档案不容更改”，或者强调“档案是历史的真迹，必须保持它的特性，档案才能充分发挥它的效益。后人不能为了迎合现今的某种潮流，或按照自己的观点和需要去篡改档案。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年1月第1版，第42页。）而在传统的科技档案管理学著作里，却肯定科技档案的内容可以作一些改动。他认为这两种观点也是相互矛盾的，只是由于不出现在同一著作和教科书才避免了别扭和难堪。在他看来“有不少科技档案，由于实际上是现行文件，仍处于动态之中，当然就需要修改，否则后果就不堪设想。”（注：何嘉荪：《档案概念以“非现行性”为基础合理吗？》，《档案学通讯》1996年第2期第27页。）进而提出我国档案概念以非现行性为基础不合理，必须扩大我国档案概念的外延，将文件与档案概念等同，方才能正确解释所谓的“科技档案更改”问题。然而，宗培岭、谭琤培二位学者对这一解释持不同看法，他们认为“科技档案更改”命题的正确性与否和文件与档案关系认识密切相关，我国“档案概念以‘非现行性’为基础是合理的”，与文件的现行性对应，“科技档案的非现行性也是一个相对的概念”，科技档案更改“仍属档案原始记录性的继续”。（注：宗培岭、谭琤培：《档案概念以“非现行性”为基础是合理的》，《档案学通讯》1997年第1期第31页。）他们认为我国已有的对文件与档案关系的认识是基本正确的，能够合理解释科技档案更改现象，没有必要不顾我国的国情和档案工作的实际状况去扩大档案概念外延。而吴品才博士则坚决否定“科技档案更改”一说，他认为运用文件生命运动理论能够解释所谓的“科技档案更改”现象。因为科技文件除了纵向运动之外，还存在横向运动，这种横向运动使得“科技档案在一定条件下可以转化为现行科技文件”。（注：吴品才编著：《现代科技档案管理学》，苏州大学出版社1996年4月第1版，103页。）如任遵圣同志评价，“科技文件横向运动的揭示，不仅与文件生命周期理论描述的文件运动并不相悖，相反是对文件生命周期理论描述文件运动不够的有力补充”。因而吴品才博士认为，所谓“科技档案更改”，是科技文件横向运动的结果，“必然是在科技档案转化为现行科技文件时进行，是为形成现实科技活动开展所需的现行科技文件过程中的修改，而且更改的不是原件，而是复制件。”在他看来，“科技档案和其他档案一样是绝不允许更改的。”（注：见任遵圣为吴品才编著的《现代科技档案管理学》一书所作的《序言》，第3页。）那么，“科技档案更改肯定论”与“科技档案更改否定论”孰对孰错呢？我们又该如何去看待这两种不同的观点呢？
二
事实上，对“科技档案更改”问题简单下肯定和否定的结论都是有失偏颇的，科学合理的认识业已存在的所谓“科技档案更改”现象的本质才有利该问题的解决。首先，必须认清现实科技工作中存在着的“科技文件更改”和“科技档案更改”两个概念。在具体操作中，“它们在更改原因、更改主体与更改的后处理上均有所不同”。（注：周玲：《文件生命周期理论的研究应该为我所用》，《档案学通讯》1998年第5期第11页。）一般而言，对科技档案更改原因的认识有两点：其一，科技档案形成过程中与所记载和反映对象发生偏差，即科技档案存在先天性的不足；其二，科技档案记载和反映对象由于某种需要发生新的变化，即科技档案存在后天性的不足。对科技文件更改与科技档案更改的区别的认识也有两点：其一，科技文件记载和反映对象尚在进行之中；其二，科技文件没有履行归档手续。尽管档案界有人提出：“没有立卷归档的文件不一定不是档案；已立卷归档的文件未必是档案。”（注：参见杨汉明：《档案是一个全集概念》，《四川档案》1997年第3期。）按此说，实际工作中所谓“科技档案更改”包括科技文件归档后的更改，不管其理论上是否可称科技档案；理论上的“科技档案更改”则仅包括到非现行期的科技文件的更改，而不管其是否归档。对科技工作的实践来说，无论科技文件是否归档，无论我们对科技文件和科技档案的概念、关系如何认识，只要能按章办事，能完整地反映科技文件和科技档案变动的真实历史痕迹，就应当是许可的，对科技活动的进一步开展并无大碍。其次，“科技档案更改”与“科技档案篡改”有本质上的不同，不能将两者等同起来。“科技档案更改”有合理的更改原因、严格的更改权限、规定的更改程序、更改要求和更改方法，它根本上是为了使科技档案与所反映的事物始终保持一致；而“科技档案篡改”则不然，它总是为了达到不可告人的目的，逃避正义力量的合理控制，而千方百计采取手段改变档案的真实内容，以达到歪曲历史事实的不良用心。由此可见，在档案学理论研究中，将“更改”理解成“篡改”，并将二者等同起来，进而将“科技档案更改”全盘否定是不足取的。再次，“科技档案可以更改”尽管在理论上与“档案是原始的历史记录，档案内容不容更改”的一般原理相违背，难以自圆其说，但是在长期以来的科技档案工作实践中确实发挥了重要作用。现在看来，虽然归档作为文件转化为档案的条件和标志是值得推敲的，但在过去人们却一直认为它是正确无误的。在科技档案管理学刚刚创建称作技术档案管理学的时期，学者们已经能够觉察到先行归档的科技文件仅仅是姑且称作为科技档案，不归档的科技文件也可能是科技档案。归档了的姑且称作为科技档案的科技文件和真正意义上的科技档案往往需要作某些必要的改动，才能与其反映的对象的客观事实相符。于是，受当时认识水平的限制，人们便认为科技档案有别于一般档案，可以作某些改动，这种观点一直沿袭到今天。尽管在理论上或者口头上表达“科技档案可以更改”，但在实际工作中，我们并没有真的去改变科技档案的某些内容，反而更注重维护科技档案的真实历史面目，在反映科技档案对应客观事物现状的同时，在科技档案复制件上更改，或者重新制作科技文件，并保留更改过程。事实证明，这样做一方面维护了科技活动的真实历史面目，另一方面有利于科技活动的进一步开展。
通过对所谓的“科技档案更改”问题的简要分析，我们不难得知过去乃至现在的科技档案工作中，“科技档案更改”只不过是由于受人们认识水平限制而沿袭下来的一种习惯表述。理论意义上的“科技档案更改”不仅应包括对已归档科技档案、科技文件的更改，还应包括应该归档但尚未归档称作为科技文件的科技档案的更改；不仅应包括对称作科技文件或科技档案复制件的更改，还应包括另行制作科技文件对科技档案内容的修正。从“科技档案更改”具体工作的诸多限制我们不难看出，它并非鼓励人们去改变某些科技档案的真实内容，恰恰相反是维护科技档案的真实性的有效手段。当档案学理论研究日趋国际化，档案学论坛上出现“百家争鸣，百花齐放”的盛景时，有些同志利用其自身语言上的优势，采取“洋为中用”的态度，批判地吸收拉丁语系国家和欧美国家档案学研究的理论成果，并将其运用到我国的档案学理论研究中来，这无疑是值得肯定的做法。但是，仅因为看到科技文件更改是无可厚非的，就试图通过扩大档案概念的外延，将文件与档案概念等同起来，以此来说明对“科技档案的更改”就是对“科技文件的更改”。并试图用科技文件更改来代替“科技档案更改”，回避业已存在的所谓“科技档案更改”词语表述事实，不仅回避不了，反而会造成认识上的更大混乱。那样，不仅已有的“科技档案更改”存在，科技文件更改也将是“科技档案更改”，“科技档案更改”词语表述不仅不会消失，反而会在科技工作中更多提及。由此可见，该法并不足取。用文件生命理论来解释所谓的“科技档案更改”问题似乎有较强的说服力，因为科技文件横向运动存在的揭示，确实是对文件生命理论描述文件运动不够的有力补充。但是仅就相关科技活动、同一科技活动的前后阶段，后者套用前者的科技档案并将之复制后作部分更改转化为后者的科技文件的事实，仍然不能合理解释全部的“科技档案更改”现象。科技文件横向运动理论只能解释图样类的科技档案复制件更改后转化为现行科技文件的事实，对文字类和声像类科技档案内容需要更改就难以说明白，如果对科技档案概念广义理解就更难以阐述。假若某些基建档案中，发现施工日志与所记客观事实有出入，需要更正。我们是找有关人士重新追记，力求档案与事实相符，还是非得将之复制后，转化为复制件后再找有关人士修改。显然，后者有些荒谬，既行不通，也有违情理。由此可见，想通过扩大档案概念的处延和借助文件生命运动理论来解释所谓“科技档案更改”现象都行不通的。
笔者认为，“科技档案更改仍属档案原始记录性的继续”的认识，除了“科技档案更改”这一表述欠妥外，对所谓“科技档案更改”现象的阐述基本上是正确。因为科技档案的形成受科技活动的影响，科技活动结束相应的科技档案不一定会全部形成和全部准确。为了保证科技档案与其反映事物始终一致，我们必须逐步修正与事实不符的科技档案内容。这也说明科技档案产生、积累、形成是一个相对的、动态的、不断完善的过程。惟有如此，科技档案才能不断臻于完整、准确、系统。整体而言，科技档案的形成并非也不可能是一蹴而就的，它必须有延续性科技档案去补充，这种延续性的科技档案的产生可能套用在它以前形成的科技档案，也可能不套用。如同人事档案要求“档如其人”一样，人们去要求科技档案“档事相符”。人事工作中，当我们发现对某同志的处分过重，我们并不是将其处分材料从其人事档案中直接更改或复制后更改，而是另外行文重新作出正确的结论归档保存。当然这个新的结论的作出，必须利用原来的处分材料。这其实也是对原来人事档案内容的必要更正，但我们并没有说人事档案因此而可以更改。在历史面前，应当“档档平等”，科技档案不容更改不仅在实际工作中要和其它档案一样，在档案学理论上也应当获得这样一个最基本的“档格”。鉴于“科技档案更改肯定论”与“科技档案更改否定论”仅在表象上、在词语表述上是互相矛盾的，但在指导科技档案工作的实践这一问题上是一致的。同时，由于受思维中固有的“档案是真实的历史记录，为了维护历史的真实面貌档案不容更改”这一命题的影响，“科技档案更改肯定论”与“档案不容更改”在逻辑上相互矛盾，“科技档案可以更改”这一论题确实会使人感到别扭。我们建议，在理论上淡化并逐步取消“科技档案更改”说。这是因为“科技档案更改说”在我国科技档案管理学领域存在了几十年，科技档案有别于一般档案，必要时可以更改的观点为大多数科技档案工作者所接受。而且，凡是从事科技档案工作的同志都知道，所谓“科技档案更改”并非要更改科技档案原件，而是在利用科技档案的基础上复制后更改（某种意义上讲也是一种重新制作）或者重新制作科技文件，原件并不销毁，同时要保留更改通知单等依据性文件以反映更改过程。断然不提“科技档案更改”往往会使广大基层工作者不能认同，淡化并逐步取消可以使其在心理上慢慢接受。在制度建设上将原来属于“科技档案更改”内容，分散到科技档案的利用、补充、收集等制度中去，在这些制度里加上“在同一科技活动中，凡属对科技档案内容修正性、更改性的科技文件应归档同其对应的科技档案一同保存”。因为所谓的“科技档案更改”过程都是形成新的科技文件的过程，都是对科技档案内容更正性行为（这种行为可以套用也可以不套用科技档案），所以这些新形成的材料无一例外都是对更改过程最有说服力的描述，都毫无疑问具有归档保存价值。