构建公共档案馆——以天津开发区档案馆为例，本文主要内容关键词为：档案馆论文,天津论文,为例论文,开发区论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着政府职能的转变，以及社会公众对档案信息需求的激增，传统档案馆的功能定位亟待提升。开放、亲民、文化、服务已经成为未来档案馆的发展方向，公共档案馆的建设呼之欲出。与传统档案馆比较而言，公共档案馆的构建，“从档案馆的环境建设到资源储备，从现代技术应用到信息开发水平，从提升档案馆的开放度、资源的共享度和接待的满意度上，都要符合以人为本的公共性的现代服务理念”① 天津开发区作为一个以外商投资企业为主的外向型经济功能区，长期致力于打造公共服务型的政府，构建了一大批包括公共图书馆、档案馆在内的标志性文化设施作为政府为公众服务的新平台。其中，正在从传统档案馆向公共档案馆转型过程中的泰达(天津开发区的英文缩写TEDA音译)档案馆，作为区域信息中心和文化中心的载体，在诠释区域历史、展示区域文明、提供凭证信息、保障公众权益等方面，发挥着独特的作用。
一、树立“公共服务”意识，打造公共档案馆的环境建设
(一)区域背景——确定档案馆的功能定位
天津开发区是1984年设立的第一批国家级经济技术开发区，经过20年的建设，截至2004年底，来自74个国家和地区的1万余家企业在此安家落户。天津开发区一直秉承“为纳税人服务”的理念，政府职能实现了从审批型向规则服务型的转变。2003年，政府投入3亿元建成了旨在提供公共信息和文化服务的泰达档案馆、泰达图书馆。与开发区投资服务中心、海关、金融街、公证处等公共服务机构比肩而立的泰达档案馆、泰达图书馆，把整个社会和全体公众作为自己的服务对象，成为区域提供公共服务的信息中心、文化中心和情报中心。
(二)文化背景——营造公共档案馆的文化氛围
加拿大档案学者特里·库克指出：“20世纪末期公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已发生了根本的变化。”“在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益，而且更多的还应该为他们提供根源感、身份感和集体记忆。”② 上述论断表明了传统档案馆主要为政府服务的功能定位亟待转变，未来档案馆的发展方向就是为公众提供公共档案资源，即建立以人为本的公共服务性的公共档案馆。“按照政治学理论，在民主社会中，文件、档案等公共信息都属于公共物品，公民原则上有权使用。”③
从“开发区档案馆”到“泰达档案馆”，称谓的变化或许标志着传统档案馆向公共档案馆的转变的开始，即从封闭走向开放、从面向政府走向面向公众。泰达档案馆以人文、开放的建筑风格和以人为本的馆舍设施，一扫“神秘”、“封闭”的传统形象，努力打造彰显档案资源魅力的现代公共档案馆。泰达档案馆设立了公众阅览服务大厅、区情区史展览大厅、学术报告厅、培训教室、集体(个人)研究室等公共服务设施，使档案馆的公共服务能力得到提升。其中，一楼服务大厅700m[2]的空间为开放式，实现了档案咨询、查询、阅览、复印等“一站式”服务。泰达档案馆没有荷枪实弹的武警或保安的把守，取而代之的是物业管理公司彬彬有礼的接待人员，以及遍布馆舍各个区域的闭路电视监控系统。
二、树立“大档案”意识，构建公共档案馆多元化的档案资源结构
(一)以档案资源的共事性为目标，建立以公共档案馆为核心基地的档案中心
传统档案馆馆藏的主要来源是党政机关的公文，而改革开放20多年来，随着经济的高速发展和政府公共管理职能的不断完善，形成了数量庞大、种类繁多、载体多样的各类专业档案。但是，一些机构未能真正按照《档案法》的要求，将对国家和社会具有长久保存价值的档案定期向所在区域的国家综合档案馆移交，使综合档案馆依法收集档案资源的职责受到了空前的挑战，在很大程度上制约了综合档案馆“四位一体”功能的实现。同时，单调、贫乏的馆藏无法满足社会各界及公民个人日益增长的需求。因此，构建多元化的档案资源结构，已是迫在眉睫。
以天津开发区为例，泰达档案馆正在建设集城建档案和综合档案为一体的、贴近公众的区域公共档案馆。早在2000年，天津开发区以行政法规的形式颁布了《天津开发区城建档案管理暂行规定》，明确了开发区档案馆集中统一管理区域城建档案。通过创新档案部门与规划审批部门联合行政的管理模式，开发区档案馆已经成为开发区建设工程管理的一个重要审批环节。在工程项目竣工验收后15日之内，建设单位需得到开发区档案馆的验收合格证，并将全套工程档案报送开发区档案馆，方可办理竣工备案通知书和房屋产权证。通过建立长效机制，泰达档案馆实现了城建档案归档率达到100％。
公共档案馆，在馆藏资源上应该能够全面反映区域政治、经济、文化等各方面历史面貌和现状。2003年12月泰达档案馆新馆启用后，在开发区掀起了一个档案移交的高潮。一方面，泰达档案馆基于建设多元化馆藏结构的目标，加大了对城建档案、工商档案、税务档案、环保档案、审计档案、人事档案等专业档案的接收力度。另一方面，基于“一站式”服务的需要，政府各单位都集中在“开发区投资服务中心”办公，从节约空间(办公用房)、节省经费、减少工作量等因素考虑，各单位都愿意提前移交档案，有的单位甚至当年向档案馆移交。当然，这是建立在档案馆科学管理，能够快速提供档案信息，拥有专业库房，能够维护档案的完整和安全的基础上。
公共档案馆的建设，不仅需要拓展档案接收进馆范围、缩短档案接收进馆期限、加大新领域档案接收力度，而且要建立以国家档案资源为主，非国家档案资源为辅的档案资源库。要面向社会征集散存档案资料，重视和加强“人文、人本档案”的收集和积累，才能打造面向公众的“公共档案馆”。
(二)以档案资源利用的方便、快捷为目标，建立集档案实体资源、数字资源为一体的区域信息中心
构建公共档案馆，要求档案馆从档案的保管者转变为以公共服务为导向的档案信息提供者。档案馆应积极通过档案数字化、信息化建设，加快馆藏档案资源向网络信息资源转化的进程。一方面，数字档案馆作为电子政府的核心资源库，应积极为政府提高行政效率及政务公开提供信息支持；另一方面，构建公共档案馆需要打造一流的档案信息服务平台，建立集档案实体资源、数字资源为一体的区域信息中心，方便、快捷地向社会提供规范、权威、系统、有效的信息。
以天津开发区为例，泰达档案馆以建设“电子文件处理中心”为核心，启动了“数字档案馆建设”项目。在开发区电子政务OA文档一体化管理基础上，电子文件处理中心通过“旁站式管理”实现了政府各职能部门电子文件即时归档，并通过元数据和背景信息的采集，保证了电子文件的真实性、原始性和有效性。同时，为联结政府各部门之间的“信息孤岛”，加大接收各职能部门业务系统异构数据库的采集和接收力度。
笔者认为，公共档案馆的数字资源建设，主要包括以下四个方面：一是馆藏档案的数字化，即已经接收进馆的传统载体档案的数字化转化；二是电子政务环境下，大量的电子文件需要顺畅地归档和安全存储，档案馆要加大归档电子文件的采集和接收力度；三是政府各职能部门大都建立了自己的业务管理系统，如工商企业登记管理系统、税务管理系统等，因此需要档案馆搭建一个信息共享平台，通过对异构数据库的数据转换和信息交换，在安全的前提下，实现不同系统之间的信息共享；四是档案馆通过档案数据格式的标准化、规范化建设，实现档案数字资源建设的高效率、低成本。即在接收各机构档案室移交的传统载体档案时，将档案电子目录或全文扫描信息等数字资源一同接收，并经过数字档案馆的数据接收系统转换成为公共档案馆的数字资源。
电子政务环境下，公共档案馆的资源来源具有更强的广泛性，因此，要加大档案数字资源建设力度，建设档案目录、全文、多媒体档案基础数据库。同时，要全力打造面向社会、服务公众的档案门户网站，建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统，保证有足够的档案信息可以方便、快捷地向公众提供利用，实现档案信息资源社会共享。
(三)树立“创新”意识，积极探索档案、图书、情报等信息资源进行整合的新机制
公共档案馆的建设，除了馆藏档案文献本身以外，还要通过对档案信息资源的组织、整理、筛选和深加工等方式，来补充一些特色信息资源，建立内涵更加丰富、外延拓展的馆藏资源。以泰达档案馆为例，充分利用泰达档案馆、图书馆两馆一体化管理的优势，利用档案馆保存的大量开发区招商引资、城市建设等档案信息资源的优势，建立《天津开发区五大支柱产业数据库》、《天津开发区标志性建筑特色数据库》等自建数据库；利用开发区各单位内刊、档案编研资料等，编制《地方文献数据库》；通过对开发区历年来土地拍卖价格、区域规划及房地产开发价格的深度分析，形成开发区房地产情报资源等。通过对档案馆、图书馆信息资源整合，开发反映地域政治、经济、文化特色的信息资源体系，必将进一步提升档案馆的公共服务能力。
注释：
①戴志强：《试论公共档案馆建设的含义及其现实意义》，上海档案信息网，2005.12.30
②特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，载于《第十三次国际档案大会报告集》，中国档案出版社1997年版
③冯惠玲：《开放：公共档案馆的发展之路》，《档案学通讯》2004年第4期