摘要：随着社会经济的不断发展，科技的不断进步，各个企业都拥有了自己的档案系统，而文书档案的收集和归档作为办公室最基础的工作，使得档案收集和归档工作受到了人们的日益重视。随着社会的发展，信息的逐渐增多，文书档案管理工作也变得日渐复杂，在这其中也出现了一些问题，阻碍了办公室文书档案收集与归档工作的开展。本文就办公室文书档案收集与归档工作管理进行探究，首先阐述了办公室文书档案收集与归档工作管理的重要意义，其次，揭示了当前办公室文书档案收集与归档管理工作中存在的问题，最后提出了相应的解决对策，以供参考。
关键词：办公室；文书档案；收集与归档；工作管理探究
伴随着社会的发展，现在信息量大大增加，文书档案收集与归档工作压力增大，其工作量也逐年增大，为了更好的提高管理水平，应对新形势下的管理问题，管理工作者应该提高管理素质，加强管理的力度和增强重视程度。另外，办公室文书档案收集与归档工作始终作为事业单位发展过程的重要组成而存在，这就要求单位必须要解决文书档案收集与归档工作中存在的问题，提出相应的解决对策，以提高事业单位文书档案的管理效率。
一、办公室文书档案收集与归档工作管理的重要意义
文书档案收集和管理在当前我国事业单位中属于一些基础工作，也是各项工作展开的关键部分，文书档案当中记载有关社会、单位、某一个组织或者是团体，在特定时期内某事件的整个发展过程，对问题的产生、解决、结果都有详细记载。企业单位在进行重大决策时，基本上都得先参考相关资料文献当中相关内容，而文书档案就是相关资料当中最重要的资料，比如：一些会议记录情况、审批情况等等，文书档案的收集和归档工作顺利有效地进行，不仅对企业单位的战略发展方向有直接影响和作用，而且对于公司日后的整体发展来说，也有非常积极的影响和重要意义。
二、当前办公室文书档案收集与归档管理工作中存在的问题
2.1对文书档案收集和归档管理力度不够，重视程度较低
当前，虽然文书档案管理工作已经受到越来越多人的广泛关注，但是在企业单位实际操作过程中，对其自身的重视力度仍然不够，很多文件或者资料严重出现缺损、破坏的现象。企业单位造成文书档案资料缺损情况的原因有很多，其中当前的归档模式不够科学合理，不能够根据文件资料的实际情况来进行，很多企业单位仍然使用传统文字档案形式进行归档收集，并没有提高对电子文书档案的重视力度。另外，文书档案的收集和归档流程不够规范，很多文件资料都是随意摆放，没有按照规定时间、规定内容来进行，甚至有一些档案不能够及时存档，很容易发生事后找不到档案的情况。最后就是文书档案自身的可靠性比较差，很多企业单位为了能够应付上级检查，很多文书档案已经失去真实性和有效性。
2.2工作人员对文书档案的管理意识较差，缺乏责任感
过去，人们对办公室文书档案的工作的重视度不够高，导致人们在工作时注意力集中较差，使得文书档案的收集和归档等工作不到位。大部分档案管理工作人员由于对文书档案的管理意识较差，在工作中较为注重事业单位的一些红头文件，往往忽略较为普通的编号文件，大大降低了文书档案管理工作的质量和效率，导致经常出现档案缺损、档案失真以及档案时间不连贯等现象。工作人员对文书档案的管理意识缺失使得工作人员责任感低，增加了文书档案管理和查阅的难度，从而使得文书档案无法为公司的决策发挥作用，在一定程度上阻滞了公司的发展进程。
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2.3工作模式过于被动，归档文件材料的收集不全面
在办公室文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，就会无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。
三、提高办公室文书档案收集与归档管理工作力度的方法
3.1完善文书档案的收集和归档工作管理制度，提高重视程度
进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于提高对其管理工作的重视程度，保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应根据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理地明确文书档案的归档范围。其次，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以做它用，这也对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。
3.2强化培训，增强档案管理人员意识及责任感
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
3.3创新文档收集及归档工作模式，确保资料收集全面
传统的档案收集工作过于被动，档案管理人员仅仅是将送来的档案资料进行整理，这使得很多资源被遗漏。因此，要确保资料收集全面，就要改变传统的收集方式，主动地去收集档案资料。加强档案管理人员与事业单位各个部门的联系，定期地对档案资料进行收集和归档，了解档案资料的连续性、历史性，避免出现档案资源收集不完整、失真等情况，及时发现档案管理中出现的各项问题，及时地进行处理。在信息时代发展的今天，要主动利用信息技术建立档案管理系统，减少人工收集的失误，从而更好地保证档案资源的价值，让办公室文书档案资源为事业单位的发展提供更优质的服务。
四、结束语
总而言之，办公室文书档案管理工作在事业单位的发展过程中起到十分重要的作用，因此该工作需要引起领导的重视。同时，为了促进办公室档案收集与归档工作的发展，还要完善文书档案的收集和归档工作管理制度，创新工作模式，进而促进办公室档案管理工作切实做到有效化与规范化，最终达到文书档案收集与归档管理的根本目标。
参考文献：
[1]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理2016，（5）
[2]叶力卡提•库尔班.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].卷宗2017，（6）
论文作者:靳金
论文发表刊物:《基层建设》2017年第34期
论文发表时间:2018/3/14
标签：档案论文; 文书论文; 工作论文; 办公室论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 重视论文; 《基层建设》2017年第34期论文;