苏格兰档案馆的变革与发展，本文主要内容关键词为：苏格兰论文,档案馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
（倪红 译）
机构变革有些是通过自身努力而发生的，而另一些则是由外力推动的。一般来说，档案馆的建立并不考虑变革的因素，但其自身仍不断发生变化，这种变化主要是由外力推动的。下面拟从“外界推动下的变革”与“自身内部的变革”两个方面来介绍苏格兰档案馆（The Scottish Recorol Office，下文缩略为SRO）近期所发生的变化，从而得出一些概括性的结论。
最近20年来，档案馆工作的重点逐渐偏离了传统意义上的登记、整理、编目等基础工作。在SRO中，人们正尽力去缓减这种趋势，努力使工作人员重新回到编目等基础工作中，并发展了电脑编目系统，这尽管不能减轻脑力劳动，却大大加快了编目的速度。
尽管如此，现在有一种倾向，那就是人们只顾眼前，而忽视长远利益。这种倾向导致了SRO以及其他档案馆只重视各种展览会的举办，各种出版物的发行以及进行各种外事活动，等等。当然，就某些方面而言，这的确是件好事。其一，可以使学生们获得第一手的资料；其二，让那些通常不来档案馆查阅档案的公民了解馆藏；其三，可以提高那些不来档案馆的公民对历史的兴趣。SRO有意成为一个“苏格兰人”，而不仅仅是设在爱丁堡的一个机构。只要有需要，孩子们可以通过其学校和教师与档案馆取得联系；普通公民对信息的需求则可以通过信函来满足，另外还可以举办固定或流动的展览会来履行档案馆的职责，以满足公众对当今SRO的需求。然而，众所周知，当今档案工作成就的真正评判者还是那些档案馆的后继者们。我们是否将编目完整、保存完好的档案留给后人？我们是否注意到，那些将最终为公众服务，为档案本身服务的基本的专业性事务，因缺乏刻不容缓的压力而被一再拖延呢？
SRO在外界的推动下发生的另一变化是机构职能的转变。由于SRO同公共档案馆一样，是一个独立的部门，所以因社会发展而导致的变化不如其他政府部门大，对利用者而言自然就很不明显。然而人们希望新的机构能获得更大的财政自主权，从而能够按照传统的方式发行出版物或缩微胶卷，扩大可以赢利的服务项目，以此来支持那些无收益活动的扩展，诸如延长开放时间，编制更为详细的索引，等等。
第三项变化来自苏格兰政府的改革。1992年夏，苏格兰事务大臣（TheSecretory of State for Scottlard）就关于苏格兰政府改革的初步设想向有关机构征求意见。苏格兰文件协会、苏格兰文件咨询理事会、苏格兰地方档案工作者协会以及苏格兰历史文件委员会共同提出了许多看法。这些看法已为苏格兰事务大臣新近所发布的一份评议文件所采纳。政府已经认识到以往20年来档案工作所取得的进展，但也为档案工作改革所可能引起的危险而担忧。
苏格兰的档案馆网络在1975年才形成，还很脆弱，并且那些职位不很稳定的档案工作者又都各自为政；但尽管如此，要求制定地区性档案工作政策的愿望使得各类档案工作者汇集一堂，并通过讨论，在许多方面得出了颇有价值的结论。与SRO有关的最有价值的一点便是增强苏格兰档案工作者在全地区档案系统内的信心问题。对于改革可能出现失误的畏惧，使得苏格兰档案工作者前所未有地紧密团结在一起，并由此而加强了他们所期望的SRO的领导意识。值得一提的是，对于形成这种稳妥的集中统一管理体制的推动力是来自地方档案工作者而非SRO本身。
SRO自身也发生了某些变化，其中新大楼的筹建是最为明显的，1993年5月，SRO获得了政府的建楼许可，这将是自1789年综合文件存放大楼（General Register Hoase）运行以来建在苏格兰的第一座按档案馆自身要求所建造的档案馆大楼。据说GRH在同类建筑中其历史之悠久当列世界第三。新的档案馆大楼将位于市郊，此建筑物占地面积大，用于扩展工作的房间很多，将使SRO在下个世纪也用之不尽。
SRO曾参观过英格兰和法国的新的档案大楼，并且采用了Michel Duchein先生的建议，他在档案馆建筑领域的专门知识是久负盛名的。新大楼被命名为托马斯·汤姆森大厦。大厦的主要用途是保存档案，它也是一个对档案材料进行原始分类和整理的场所，大楼内设有一个档案保护工作室。新大楼的建立是极其必要的，会受到普遍欢迎，因为它不仅可以改善工作人员的工作条件，而且为SRO工作的进一步拓展提供了广阔的天地。
SRO自身所完成的另一变革是因信息技术要求的推动而带来的。众所周知，随着电子档案的发展，今后将会产生许多问题，SRO的一些工作人员已经在个别小型电脑上进行应用试验，并建立了分支检索系统用于特殊需要。至1990年底，人们感到这些试验活动必须有序化，而且必须从更为普遍和更为独立的方面去考察SRO在电脑化领域将有何作为。为此特地聘请了一名顾问，他提出了相当多的建议，并从一开始就认为SRO应作出决断，SRO想做些什么及哪些工作可以电脑化？
由此SRO制定了一份计划，并成立了一个专门机构来执行这一计划，对SRO的所作所为及其原由作全面的检查，这一举措的最大好处在于使我们对于精简后的机构该做的事情更为清晰，SRO的下属机构被重新安置，从而使政府部门的档案、立法部门的档案以及教会档案和私人档案由三个相对独立的部门分别保管，并且分工明确。这一举措直接产生的另外两个好处是，一方面因这一活动征求了大家的意见，从而使广大工作人员有主人翁的感觉；另一方面，这一共同制定的计划是一种保护机制，即当资金供给部门提出质疑时，可以参考这一计划予以解答。据说无计划性会导致突然的失败，而SRO也许正面临着失败，但愿并非如此。
早在那个顾问提出建议之前，SRO的电脑编目工作已经取得了明显的进展。与众多的国家档案馆不同的是，SRO还拥有相当数量的私人档案。SRO所接收的政府文件以及更为正式的档案文件不必过多费心就可以进行编目、排列，而那些数量极多的性质不同的私人文件及其存放就显示出诸多因难，尤其对利用者来说，需要查阅大量的案卷目录才能获得所需，这是极为不便的。为此，建立了一个自由文本系统，这一系统可以查阅任何一个输入的词条，这是一个有用的查录工具。这个系统的另一优点是既可搜寻业已存在的编目材料，也可以收入新的编目材料。
在综合计划中我们曾确定了一些优先发展项目，现在专用电脑企划系统已摆在我们面前。粗看上去这个系统算不上第一要务，但是随着新大楼的建成，将出现大量档案资料的存贮问题，从而使得该系统成为当务之急。
这一信息系统对SRO有一定的影响，可算得上是档案事业领域内计算机革命的一种内在表现。而计算机革命的外在表现呢？当然就是一直争议颇多的电子档案了。
就此议题，SRO已与苏格兰政府当局进行过磋商，虽然他们接受了SRO最初的提议，却从未真正展开行动。为此，必须注意三个问题。其一，政府当局是否真正承认电子档案的有效性。可以看到，他们光说不做。不过要是档案工作者提出了明确的电子档案保存与传送的办法，他们还是会接受的。
其二，多年来，经济与社会研究协会一直使用电子形式对统计资料进行利用，这些统计材料多由政府当局提供，虽然这些材料的内容应先进行修改才符合数据保存的要求，但这种利用电脑收集与存贮资料的方法是值得在档案界使用的。
第三，电子文件末项日期与文件传送至档案馆中的日期不符是目前电子档案管理中最大的问题。如果文件按旧格式存放，并且附加记录又有缺失的话，文件就等于作废了，其中有用的信息自然也就损失了。
另外，必须注意档案文件的收购问题。众所周知，档案所有者手头紧缺时，往往会将其存放于档案馆里的档案出售，这些档案往往已是存放多年。最近，SRO就面临着一系列档案的收购问题，其中大多数档案出售者都是漫天要价，档案馆应该决不松口，并且要提倡同行结成统一战线。下面这个故事就足为证明。有一个潦倒的乡绅，其父亲在60年代曾在SRO存放了一些家族文件。现在这位乡绅急需资金，于是他找到伦敦一家拍卖行，自行介绍了一番这些资料，估价总计为100，000英磅。其中一些文学性的信件倒是有些价值，单独估价15，000磅。资料中的另一部分保存在苏格兰图书馆，价值25，000磅。虽然最后剩下的一些地产文件比较完整且有效，但其内容较一般。乡绅向SRO要价65，000磅，遭一口回绝，他又给了个“特价”：45，000磅，仍未被接受。他便以起价23，000磅进行拍卖，还是无人问津。现在苏格兰图书馆以10，000磅购得，再加上以前存放在那里的文稿在拍卖时也未能成交，图书馆只用了不到开价一半的价钱就买下来了。这部分资料总算得以“重聚”，也算是一个小小的收获吧！总之，除非出价确实合理，我们一定不要怕讨价还价。
最后一点是关于全欧范围的档案问题。1991年夏，欧洲的文化部长们在档案问题上遇到了麻烦，那模样就象在漆黑的过道里绊在一口箱子上一样，当他们打开箱子，发现里面的怪物叫档案。与所有政府机关一样，遇上了新问题，就立即成立新机构来解决，欧洲档案事务专家团就是这样成立的，其主要目的就是通过研究，向部长们提交报告。部长们特别关注的问题是关于永久保存文件以及可能进行的合作和协调。专家团成员主要是各国专家与其他高级专业人员。他们已经准备了一份详尽的报告，将于6月呈交部长们，这份报告意义深远，专家们不但对所要求的问题进行了论述，还提到了许多其他问题。不过，英国的档案人员对报告中的一些细小环节也许会有争议；实际上，这份报告的关键就在于它涉及的对象是那些对档案负有责任的政府官员，而非档案专业人员本身。如果这份报告起到的作用不仅仅只是给行政官僚们一点警告的话，就可真算得上是尽善尽美了。
（译自《英国档案工作者协会杂志》1993年第14卷第2期）
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