摘要：随着现在网络信息技术的发展，现阶段电子档案和纸质档案并存。二者之间相互利用，各有千秋。电子档案可以方便快捷的查阅，为工作和利用方便；纸质档案保存原始的、真实的凭证，为电子档案查阅提供真实有效的证件，二者相辅相承。文章结合电子档案和纸质档案的共存管理现状进行分析研究，对其发展方向进行详细探讨。
关键词：纸质档案；电子档案；原因
1电子档案与纸质档案并存管理的现状及原因
1.1纸质档案与电子档案互不兼容，简单并存
目前各地区、各机关企事业单位中均形成电子和纸质两种文件，对于纸质文件按照传统的做法将其依据保存价值归档保存，使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份。对于电子文件，大多数单位仅限于光盘、硬盘存储，没有按照相应标准进行归档保管。尤其县市级机关单位多数是进行了计算机检索和简单的存储、打印目录等，管理不规范。
1.2对电子文件重要性认识不足，存档内容单一
多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，甚至一些单位的电子文件处于自生自灭状态。未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。还有一些电子文件形成部门不懂档案管理知识，档案管理部门无法介入电子文件形成过程，对电子文件的收集、整理、归档仅限于对每年的计划、总结、汇报等年年都有的材料存储到硬盘，因此提高对电子档案的认识势在必行。
2纸质档案的不可替代性
2.1原始性
纸质档案中最有原始价值的当属原稿。原稿又称定稿、底稿等，是经过审阅修改，由机关领导人或作为全宗主体的人物亲自审定、签发或会议正式通过的最后完成和生效的文稿，最大限度地体现了文件形成者思想成果。因此，原稿作为重要的原始文本具有特殊的功能和价值，它不仅记录了创始和修改的过程，更因其唯一性而具有独特的收藏价值和纪念功能。纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实性、纯洁性，这使之显得尤为珍贵。这种真实和真切难以伪造和修改。电子档案则在这方面不具优势，而且，纸质档案能给后人留下一些个性化的痕迹，而电子档案却望尘莫及。
2.2凭证作用
纸质档案是从工作活动中直接使用的文件转化而成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观、真实性，因此能成为令人信服的历史证据。从纸质档案自身物质状态看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿，印信等，真实可信，难以伪造和篡改，反映出档案是确凿的真凭实据。例如，有些单位部分年代久远的基建档案或房产档案上的印章、发文部门经办人签字、红线图标志等，都保存清晰、完好，那么这些纸质档案在任何时间都可为法律提供有力证据并作为有权威的材料。历史学家称档案为“没有掺过水的史料”，这一点纸质档案当之无愧。
2.3安全性
纸质档案形成后，原件中的内容和形成的特征不会发生变化，但是这种真实性和原始性在电子档案中就不能保证。在电子文件归档时就要花些功夫来确定其内容是否完整、版本是否最终，电子档案载体的物理状态如何，是否有病毒、信息读出的准确性如何等，都应考察。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆电子档案需要有备份，以确保文件的原始性，特别是防止网络或电脑出问题后电子文件被搞乱、丢失。在保密方面，纸质档案更容易保守秘密，只要看住档案，不丢失、不传递便能做到。而电子档案要麻烦得多。如果有网络存在并贯穿电子档案信息存储、处理、传递的全过程，则既要保证本机的保密工作，又要保证所处网络中每个终端都做到不泄密，同时，除了要防止各种病毒外，更要预防各种非法访问，否则任何一个终端泄密，整个网络将无密可保。另外，纸质档案相对电子档案来说，其保存时间更长。电子档案的载体则对环境的要求更高，保存时间短。
2.4利用的直接性
随着信息化社会的来临，办公自动化的迅速发展，电脑用于档案管理已成为不可阻挡的趋势。然而，电子档案从其产生的那一刻起，就离不开计算机及相应的软件和设备，否则将无法存储、传递与识别。不能直接阅读，必须借助电子计算机还原成可读信息，这种依附性是电子档案本身所无法克服的。纸质档案则不然，一目了然，无需借助任何辅助手段，无论客观条件如何，都能够对所藏档案进行查找利用，不会受客观条件的影响和限制。
3 创新档案管理体系
吸收与创新，探索和建立电子档案管理体系。以纸张为载体的纸质档案，其管理方法与模式，是经过长期实践证明了切实可行的。电子档案的形成与发展，给档案管理工作带来深刻的影响，在管理内容与方式上都会发生重大变化。
（1）在管理方式上，许多管理环节可以借助计算机管理信息可在计算机上进行，如电子文件的归档，可以通过计算机进行机对机的拷贝来完成，不必对文件载体进行转移，档案的整理、鉴定、提供利用等工作也可以通过计算机来实现。其次，在管理内容上，电子档案收集要根据其形成规律，应全面进行阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子档案的完整性。
（2）电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等必须列入收集范围；电子档案的整理不再是纸质档案的组卷，而是通过对电子档案的著录和组盘来完成电子档案的整理；电子档案的鉴定工作有所侧重，由于电子档案的易更改性，使档案的篡改、伪造变得很容易且不留痕迹，所以鉴定档案的真伪是电子档案鉴定工作的重点，并存在相当大的难度；电子档案保管，与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理，只不过是存储介质不同而已。由于两者存储介质不同，档案保护的标准、条件也不相同，所提供的保护设备、防护设施也有差别；电子档案的提供利用同纸质档案相比，具有更快捷、更方便的特点，但需要以必要的先决条件和相应的措施为前提，电子档案的提供利用必须有相适应的电子转换设备，所以提供利用工作的重点应进行电子档案基础数据的准备和识别文件的建立等工作，以保证其在利用中得以准确恢复并易懂。再次，在管理程序上，纸质档案的管理程序基本上构成了一个流程性的工作过程，而电子档案的管理程序并不明显，由于许多环节在机上操作，所以在具体环节衔接上并不紧密，有些管理程序有可能同时进行，相互交叉，这些并不影响电子档案整体管理。
结束语
电子文件与纸质档案并存的现实性。以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，二者之间各有自己的特点和不足，认识和掌握各自的特点和存储的规律，对调整和制定相应的管理策略，改进档案管理模式，促进档案管理科学化、规范化具有一定的指导作用。从电子文件产生起，直至最终取代纸质文件是一个相当长的历史时期。在这段时期内，电子文件和纸质档案将长期共存，优势互补，共同发挥“历史的记忆”的作用。
参考文献：
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[2] 杨贞.数字时代电子档案与纸质档案并存[J].城建档案.2010（03）
[3] 刘晓芳.纸质档案较之电子档案的魅力[J].科技情报开发与经济.2007（06）
论文作者:李梅英
论文发表刊物:《基层建设》2017年第36期
论文发表时间:2018/4/9
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