论档案信息体系的五大系统架构，本文主要内容关键词为：五大论文,架构论文,体系论文,档案论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
着眼和考察现有的或正在开发的档案信息系统或与之相关的一些应用系统，不管它的规模、方式、平台、工具等有何差异，从信息化功能的架构上说是大同小异的；从档案专业角度上看其功能虽然各有千秋，但信息技术与档案的结合过程在档案部门的各种应用开发中也应是殊途同归的。以下从信息技术实践的角度对当前省市级的档案馆的档案信息技术实践工作进行抽象，将一般的档案信息化体系分散成五个系统或者架构，并尽力分析当前档案信息化实践的现状与特征。
一、档案信息基础工作系统
这是档案部门最重要的基础信息系统，是各个档案部门在信息化进程中都会去做的第一个系统。它从仅支持一些档案的案卷级或文件级目录的管理，到今天几乎所有的档案管理和应用环节都能够开发并进入该系统的信息流的管理模式中。它可以很简单，如最早的低档机支持的档案目录管理，也能够以网络化和最新科技去建立复杂的、几乎可覆盖档案部门所有工作流程，以及其他随着信息化高度发展而新生的各种功能的完备系统。该系统一直是信息化体系中最重要的也是最基础的一个系统。特别在今天，它是组织、产生、制作和生成档案信息化数据和数字化信息的源头，档案信息化数据的利用直至将来的数字档案馆的绝大部分基础信息和素材都来自该系统。该系统有两个目的：第一，它是档案工作者自身的基础工作系统，用计算机网络通讯手段，以及档案信息管理系统软件去管理档案日常工作；它将传统的档案管理模式转化为新型的信息流管理模式，可以通过计算机及通讯网络将离散的档案管理过程联系成一个有机的整体，档案工作人员将在该系统的管理下把各种载体的和数量庞大的档案整理分类、索引编目、进库上架，在整个过程中，管理和处置的每一步骤都能产生电子信息或数据，构成档案管理数据流，或称档案馆数字化管理；第二、从档案工作为利用这个目标出发，它可以制作和生成包括档案目录和全文的、可供利用的数字化档案信息，对符合要求的档案进行扫描或数字化处理、质量检验、校对和全文信息的转换等操作，将档案本身各种载体的有关内容转化为数字信息。
该系统经历了最早从低档机器、低平台数据库、单用户的工作方式，发展到今天高档数据库和各种不同类型用户共享系统的多种服务的网络化协同方式；应用和数据管理方式也从独立到集成，速度、容量、处理能力等各种性能大大提高。由于涉及较多性质不同的各种功能，构建系统时所涉的信息技术、硬件配置、开发手段等是非常广泛的、也是档案信息各类应用中最为复杂、最难做好的，很多档案部门还根据需要加入了自己特定的功能。
二、档案信息利用服务系统
在档案的利用服务中，实用有效的查询方式应该是三种：档案原件、媒体查询、数字文本查询。随着电子文本形式的现行文件越来越多，以及电子文本文件的产生和移交进而生成电子文本形式的档案的日益增长，这种全文内容的查询利用日益广泛并且有效，将成为档案查询的主流，要前瞻地做好这方面的利用开发，因为它将是数字档案馆的最主要信息；再者，通过档案目录指向各种媒体信息以提供查看或播放图像及音视频等形式的数字化档案信息是当前最热门最吸引人的查阅方式。同样，在巨量的媒体数据文件的组织和存放问题之外，利用服务系统在用户的查找效率和利用的有效性方面要有实质的提高，由于当前许多档案信息的网上利用服务较多还是演示性的、实验性的或是辅助性的，这固然有数据量和媒体数据覆盖面的原因，但本系统的集成的功能性能也必须模拟实用环境中的要求。显然，往后的数字档案馆不能仅作小容量的演示而应该是大容量、高速度、强智能的网上或网际的应用服务。综上，计算机辅助的档案原件查询与网上的数字化档案媒体信息的利用，以及正在日益发展的电子文本文件的全文查询将是主流的三位一体的应用，并在很长一段时期内共存。
信息利用已经不能仅从局部的、自身的应用出发去考虑和构思，它应从信息化社会的高度去构思。现在的信息化利用不能象前几年那样仅从单机样式的应用，或满足自己使用去狭隘地考虑问题，而应该有意识地从更宏观与信息化利用接轨的出发点去考虑一切应用，这是非常重要的，否则就会因为行业的规范化的趋势、应用的升级需求或接入主流信息社会的困难而陷于无休止的被动。对省市级的档案馆的档案等其他信息的利用而言，自身的信息项目的建设从一开始就应考虑标准或规范的问题，但也应清楚地知道，与其他部门，如区县或其他相关部门的各类信息利用的联系至少在很长一段时期内不可能规整划一，而需要有异构状态下的信息应用，更不能理想化地搞一个格式将所有的应用都统一起来，因而可以采用近年来受好评和推崇的扩展标记语言XML来相互发送和传输各自的信息数据格式及内容（在以下的接口系统部分讨论）。
三、档案信息接口系统
将系统的某些应用及数据库与系统之外的应用联系起来，使自身的体系成为一个能与外部交流的、能扩展功能和开拓数据发布及通讯的系统。它实际上是对外信息交互的中介应用，一些如OA类的系统产生的文件、报表、图形、声像等电子形式的数据内容，可通过接口系统接入体系内部，包括今后一些有关部门的电子文件的网上的转移交接；体系内部的数据库或其他可资利用的媒体信息等也可以提供输出接口，如单位的OA办公系统、远程接入系统可以通过它利用体系内部的数据和应用模块。在这里接口系统要能给出一些预定标准的应用以供调用，同时，特别做好安全的接入和输出，包括重要数据输出的加密接口和敏感信息约定的解密接口等。
受到主流IT世界广泛支持的可扩展标记语言XML被认为是档案界信息化建设的曙光。档案信息在网上或网际的传送发布及数据交换在行业的规范和标准化进程中可以采用XML这种既可以在网络中直接使用，可以支持大量不同的应用，又能够支持异种数据交换且定义行业标准的语言系统。信息化社会作为一个整体，每个行业自己信息的标准化接入是整个现代化进程的同样重要的部分，否则信息化社会就是一座空城。档案专业在信息现代化过程中的规划和标准无疑十分重要，但也决无可能等到完整的规划和行业标准制定出台后再作行动，同构或异构状态下的数据通讯和信息交换是当前各种行业都面临的不可回避的实际问题，从长远来说，XML能够定义档案界行业的各类标准，但在此之前，用XML则可以在异构数据交换的范围内定义中间格式，甚至可以利用XML本身具备的信息通讯的能力直接传送特定的数据。因而，接口系统可以用XMOL作为信息的接入或输出的标准化与相关的档案部门直接通讯，或挂接到更大的环境中。也能够利用它完成本部门各类更新信息数据或与其他单位信息共享应用中本方与对方数据的实时同步或非实时同步。当所有的行业竞相与高新科技结合以信息化、网络化等手段介入现代化社会时，往往未能自觉地将各自专业的与信息技术汇合的规范或标准作为信息现代化的准则，这必将给信息化工作的发展产生不利的影响。为此，XML作为网络应用发展的一个亮点，应该成为档案界形成行业规范过程中的极大关注。
四、基础维护管理系统
以数据库服务器和文件服务器为核心的各类系统的基础维护管理一直是档案部门的难点所在。可以将基础维护管理工作分成两大类，一种是管理型的，另一类是技术型的。如对档案工作人员和各个层次的查阅利用人员设置帐号及权限，维护档号和分类号表等数据标准字典或自定义字典，各种管理信息和录入制作数据的可靠备份等属于管理型的基础维护工作，而系统整体的运作，特别是核心部分的文件及数据库服务器和网络设备的运行的监控维护则属于技术型的基础维护工作。
管理型的基础维护一般都可以通过一些固定的软件模块的操作并结合人工介入或管理过程来完成。
技术型的基础维护建立在对整个档案信息体系的架构、相关的各种信息技术、实际场合的设施和装备的具体装配、接驳和施工等有相当了解的基础上，且应着眼于信息技术的实践和解决实际问题以及实例的积累，在某些系统中已经考虑去做一些常用的、固定的技术性系统管理模块，供一般档案管理人员去监测某些系统性能的实时状况，但由于信息技术的复杂性和多样性，这些模块的功能是有限的。以下列举一般的几个日常维护内容：
1.对网络核心服务器所提供的各类服务的工作状态进行监控，特别是所有工作人员都不可或缺的数据库和应用软件服务；
2.对网上所有在线的数据库用户（如ORACLE用户）的监控、网络的运行状态、网上各种服务器、客户端开启的应用种类，特别是面向INTERNET的广域网站的管理设备，可采用如“网上安全漏洞检测”、“安全审计”一类的软件进行日常监控。
3.系统各种资源的运作状态的监控并分析形成原因，如核心服务器CPU、内存、缓冲区等的即时性能，一些大容量存储设备的空间利用情况，了解并调整系统冗余。随时了解客户端的操作情况，做好主机开机、主机运行性能、客户端工作状态等的日志记录。可采用专用的网管设备或软件去监控网络的接入、利用效率和网络状态监测，防止非法接入和某些应用的开启。分析发生整体性能下降或其他故障的原因，并选择处理方法予以解决。接向INTERNET的部分在条件许可的情况下甚至可以考虑使用入侵检测等工具。
4.系统的安全性、稳定性、稳固性，除不同级别的管理或应用权限以及限定各种不同的工作范围，以及在信息系统建设初期应该考虑更稳固的、被攻击的耐受性较好的操作系统和防火墙技术之外，随时掌握运行过程中的各种日志，如防火墙日志和服务器工作日志等。及时升级网络分发式防杀病毒软件病毒特征码库，监督客户端及时更新特征码文件并发布病毒敏感日期警示。
5.理解并维护各类应用软件硬件的正确环境和可靠运行。包括各种不同系统的核心主机和终端的各种应用以及各种外设的运行。
6.及时了解、学习、培训、实践信息技术和其他相关的知识，特别关注一些最新发展的技术走向和研发产品。
整个档案信息化体系的复杂性决定了信息技术实践的多样性和复杂性，其涉及的技术工作远不止上述这些。某些技术型的基础维护虽也可通过一些针对专门技术所开发的模块去进行，但技术工作管理化是当前很棘手的难题，更多的还只能靠人完成。
另外，特别要指出的是，由于人的管理和信息技术系统在这里需要最好的契合，因而人的管理的过程与信息体系同样的重要，在某些地方甚至比系统本身更要紧。
五、信息系统的信息技术人才架构
当前许多单位存在重需求开发轻维护管理的倾向，许多系统的建立和运作恰如王子的童话故事都只有婚前的故事而无婚后的生活，认为开发集成的系统自有其智能的优越。实际上在项目前期，有些开发并不是档案人不知需求，而是了解的新技术太少，不知怎么将一些高新科技（如XML）与自己的档案方面的需求结合起来，所以一些项目听由开发者应用一些十分成熟的技术、但却不能做到最佳的开发；在完成项目之后，又不能将人的管理控制与档案信息系统有机地联系起来，发挥最佳功效。而后者作为信息体系的管理维护是系统具体运行、产生真实效果的日常运作，这些都与支持信息体系日常运作、并能不断提出改进需求的有着现代化信息管理的意识和观念的人员有关。
以下就一些较大的系统或有可能日益增大的系统，应考虑需要配置的几种信息技术人员：
1.系统管理员；
2.数据库管理员；
3.网络管理员（网管）；
4.硬软件维护人员；
5.信息技术及档案复合型人才。
以上是一些档案部门紧缺的人才。当然也是其他行业十分紧俏的人才，实际应用系统中的实用人才的能力要比这些要求更广泛，不可能象以上所列的那么纯粹，常常要身兼数职，事实上，只有信息技术方面的复合型人才和信息技术及档案专业的复合型人才才能更好地解决日常工作中的各种问题，因为实际系统的问题本来就不纯粹。其他如软件的开发（Java、VB、PB等）、多媒体信息的编辑制作、网页编排等工作人员都会是档案部门在信息现代化过程中急需的人才，这同样说明了在社会不可能提供较多这方面人才的时候，档案部门更多地要在“自行培养”中解决信息技术人员的紧缺问题。