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摘要：建筑工程资料收集和整理应贯穿到建筑工程实施的各个阶段，要求不同参与单位根据建筑工程资料收集和整理存在的问题，严格依据相关规范标准，采取针对性改善措施，切实做好建筑工程资料收集和整理工作。本文对建筑工程资料的收集和整理工作进行了探讨。
关键词：建筑工程；资料；收集；整理工作；策略
我国建筑行业的快速发展，为其内部的管理方式和经营理念都带来了严峻的挑战，建筑档案管理是建筑工程建设和发展过程中不可或缺的组成部分，其完整性和有效性是建筑行业未来发展的重要保证。因此，必须加强对建筑工程档案资料收集和整理重要性的认识，在实际工作中不断的总结经验教训，提高我国建筑工程档案管理的水平。
一、建筑工程资料收集和整理的概述
近年来，伴随我国建筑行业的不断发展，建筑工程的资料收集和整理工作，慢慢成为了建筑工程施工过程中需要重视的工作之一。素质较高的、专业知识丰富的资料收集和整理人员，是现今建筑市场内各个单位都需要的人才。建筑工程的资料收集和整理工作，是确保工程的质量和工程的安全的一个重要环节，它使建筑工程的施工管理不断朝着程序化、规范化以及制度化发展。因此，确保建筑工程施工资料收集和整理的质量，起到了十分重要的作用，建筑工程施工过程中的资料收集和整理，在项目管理中有着不容忽视的作用。按照有关标准的要求，积累完成的具有完整性、真实性的工程资料，是在工程竣工验收环节进行交付使用不可或缺的条件。质量上乘与完善的建筑工程，需要有一份使用文字进行记载的、真实可靠的、内容齐全的、原始的技术资料，工程的资料是工程进行检测工作、管理工作、改造工作、使用维护的有效依据。
二、建筑工程资料收集和整理的现状
首先，档案资料不完整。由于在进行建筑工程档案资料进行管理的过程中，档案资料收集和整理采取事后模式。导致了建筑工程档案资料的片面性，不能够系统地、完整地反映建筑工程项目的实际情况。由于缺乏科学的管理方法，建筑工程项目的技术文件、资料、记录与工程建设不同步，导致工程图纸资料不全、质量记录不完善等各类情况，导致了工程项目档案资料不真实、不客观、不全面。
其次，档案资料不真实。建筑工程单位在进行施工的过程中，往往注重施工工作，而忽视了对建筑工程项目档案资料的管理工作。这样往往导致建筑工程档案管理资料严重失实，并且在进行建筑工程档案资料收集和整理的工作中，存在着十分严重的弄虚作假的现象。例如施工单位为确保资料能够呈现出良好的秩序性，会私自把填写的日期提前，这很容易导致建筑工程档案资料与实际工程情况存在很大差距。
最后，建筑工程档案资料的时效性差。企业在进行建筑工程档案资料收集和整理的过程中，档案资料收集和整理得时效性差主要体现在建筑工程档案资料不足，遗漏以及残缺等方面。这主要是由于在进行档案资料收集和整理的过程中，企业不重视档案资料收集和整理，导致了缺乏专业人员从事档案资料的管理工作。另一方面由于档案管理人员较少，但是管理的档案名目较多，导致了在进行档案管理时容易出现档案混淆的情况。
三、提高建筑工程资料收集和整理的策略
1、提高资料编制的工作水平
编制工程资料，首先应认真理解以及掌握相关标准的规定要求，施工单位最基本的业务条件即是编制工程内业资料，其编制形成的过程是决定工程资料质量的关键。施工单位应该在明确自己所承担的责任的基础上，以提高编制工程资料的业务水平为目标，加强对相关技术人员编制资料的训练。另外，工程项目开发公司也要加强对工程资料编制情况的检查。
2、确保技术资料的真实性和完整性
（1） 确保资料的真实性
内容真实、详细、准确的资料对于工程建设具有指导性作用，故此，在对施工资料进行管理的过程中，必须将确保资料的真实性作为重点，尽最大的可能杜绝虚假情况的发生。如建筑施工过程中使用的主要原材料混凝土，应进行相应的检测，同时要保证抽检的真实性，切不可应付抽样对混凝土进行处理。只有这样，才能保证混凝土检验资料的真实、可靠。
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（2）保证内业资料的完整性
如果施工资料的完整性不足，则无法全面、系统地了解单位工程的质量状况，所以保证资料的完整性是管理工作的基本要求。一方面应当定期对施工资料的管理人员进行相关业务方面的培训，借此来提升他们的专业技能和水平，这样能够为施工单位打造出一支技术过硬的资料收集和整理队伍；另一方面应当逐步完善奖惩制度，根据资料收集和整理人员的实际工作情况，即通过对资料完整性、准确性等方面的综合评定，确定员工的薪酬福利。对工作中经常出现差错的员工要进行适当的处罚，对表现良好的员工要给予一定的奖励，借此来调动员工的工作积极性，确保资料收集和整理工作的有序进行。
3、 明确分工，协调相关业务
建筑工程资料收集和整理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，资料原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程资料收集和整理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程资料收集和整理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，才能更好地制定企业的相关工程资料收集和整理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程资料收集和整理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。
4、打造综合素质较高的工程资料收集和整理团队
建筑工程资料收集和整理工作离不开人，要做好资料收集和整理工作必须有业务能力强，综合素质高的资料收集和整理人员。由于资料收集和整理的多样性与复杂性，这也给资料收集和整理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为资料收集和整理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的资料收集和整理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对资料收集和整理工作的标准进行规划。
5、加强检查
施工资料收集和整理是一项技术与管理并重，执行与实践交叉的综合性工作，资料的编制与整理涉及诸多的人员，如工程师、技术人员、质检人员、试验人员等等。若是缺乏应有的交流与沟通或是未按照施工进度同步进行，则会对资料的管理工作带来影响。为此，可通过横向的交叉检查来确保资料齐全、完整，该方法是施工资料检查中较为有效的方法之一，如对分项检验批质量验收资料进行抽查时，可对原材料的质保资料进行检查，看其是否齐全、是否与规范要求相符。
6、加强竣工验收阶段的资料质量控制
（1） 在工程竣工验收阶段，资料收集和整理者应与工程项目管理人员一起检查以及审核资料文件，同时要结合建筑工程资料收集和整理归档范围的要求，及时发现资料的欠缺部分，并进行查缺补漏，确保竣工资料满足完整、实时、准确等相关的要求。
（2）根据工程质量管理方面法律法规的相关规定，严格控制竣工验收质量，以确保工程建设资料的完整性与系统性，从而使工程资料在工程竣工验收中充分发挥其凭证作用。
7、 充分利用先进资料收集和整理设备
在电子信息技术高速发展的今天，现代化办公方式呈现出多手段、多角度、多层次形式。资料的信息统计工作完全可以充分利用各种办公软件，大力推行对磁介质资料、缩微资料、电子文件等的运用。工程项目各部门可以建立本部门的资料检索系统，方便工作人员查阅资料，从而提高整体的工作效率。
总而言之，建筑工程资料保管工作，无论对于建筑施工方还是企业都有重要意义，在资料整理过程中如果出现疏漏，将会严重影响工程质量，为企业带来一定的损失，因此必须加强工程资料的管理力度，提高工程资料收集和整理人员的工作质量，保证工程能够顺利进行。
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[4]孔莉.工程资料收集和整理存在问题及处理措施研究[J].经营管理者. 2014(11).
论文作者:罗先菊
论文发表刊物:《基层建设》2016年5期
论文发表时间:2016/6/27
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