摘要：现下，是一个信息化充斥的年代，各事业单位也在档案管理系统方面进行了技术革新，不断构建信息化管理体系，以便于最大化提高我国档案管理水平，实现其相关档案资料的科研共享目标。但是在实际档案管理中，却依然存在很多缺陷和不足，因此，各单位必须对档案信息化管理给予高度的重视，采取行之有效的解决对策，全面清除档案信息化管理中出现的问题，这样才能保证档案的实效性和精准性。本文也会对档案信息化管理体系构建的思路做进一步的论述和探讨。
关键词：档案信息；管理体系构建；思路研究
随着近年来政府信息化、企业信息化的不断发展，相关电子文件数量也在呈逐年递增的趋势上涨，为了顺应时代潮流，传统纸质档案管理系统也开始向数字化、信息化发展方向靠拢，使之形成一个以电子文件管理为主的信息化管理体系。但是在实际运行过程中，却仍存在很多弊端，导致一些重点档案资料科研成果，难以实现共享，严重阻碍其发展和应用。因此，相关档案管理单位必须大力构建信息化管理体系，采取有效的解决策略，这样才能彻底清除档案信息化管理中存在的各种问题。
一、档案信息化管理体系构建的重要性
（一）能大幅提高档案管理工作质量和工作效率
各单位通过构建信息化档案管理体系，可以完善传统档案管理的繁琐性，简化管理程序，如：档案资料收集、归档、保存、检索、查询等工序，并将纸质档案资料演变成电子档案形式，这样就可大大提高档案管理效率，减少工作人员的任务压力。
（二）可实现利研成果共享目标
很多事业单位档案资料中，都包含大量的学术及科研成果，通过构建信息化管理体系后，可以为科研成果共享，提供完善的信息化平台，并利用网络信息传输，将各单位所需的信息资料储存在相应的计算机系统中，这样人们就可直接通过设备进行档案查阅、检索等工序，从而有利于科研活动的推广和开展。
（三）减少档案管理工作任务
档案信息化管理体系的构建，主要是通过各种信息网络技术，才能将传统工作模式演变成简易化操作程序，进而来开展档案管理工作，使其更加信息化、数字化。档案工作人员直接通过网络检索平台，就可查询到所需的信息资料，并在录入档案信息时，只要保证录入的准确性，就可完成工作任务。因此，信息化管理体系的构建，可以最大化帮助档案工作人员减少工作任务，提高工作效率。
二、档案信息化管理体系构建中存在的具体问题
（一）档案管理未形成统一标准
由于，我国现下在档案信息管理方面，并未制定出统一的规范标准，导致各单位档案管理存在很大的差异，也严重阻碍了信息化平台的长期发展，再加上部分单位对于档案信息化管理缺少正确的认识，使得 档案管理工作的要求和标准也呈现出参差不齐的状态，相对，这就给档案信息共享带来了很大的难度。另外，随着网络技术的飞速发展，各种网络风险也开始应运而生，有些单位对于网络系统安全，缺少严格的管理和监督，导致很多档案资料出现中毒、丢失等不良情况。同时，档案信息系统在完善和优化方面，需要引入大量的科技技术，这也给各单位的投入成本，增加了很大的负担。
（二）传统档案管理模式束缚严重
现下，我国各单位档案资料管理，都是由一些年龄较大的人员负责管理，其受传统思想束缚过重，对于信息化管理系统根本无法完全掌握，导致很多档案管理工作依然处在繁琐、复杂的环境中。近年来，随着我国各单位科研成果的研发和运用，档案管理工作数量和难度也相对开始大幅度提升，这就给相关工作人员增加了很大的作业负担，因此，为了减少工作压力，档案管理人员应调整自身工作理念，将现有的档案管理模式逐渐向信息化管理模式靠拢，这样才能满足多元化的档案管理需求。
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（三）过度追求档案资料数量，导致信息化管理系统浪费
很多单位，为了迎合上级领导的检查，通常只注重档案数量，却忽视了档案质量，再加上对于信息化管理系统也缺少深入的认识和分析，使得单位网络信息资源常常出现浪费、丢失等严重情况。此外，一些高科技档案管理系统在应用过程中，无法让其真正优势发挥效用，所以，这也属于一种间接性资源浪费情况[1]。
（四）检索功能无法落到实处
尽管现下，很多事业单位都开始大力构建档案信息化管理系统，且在投入使用后，有效实现了档案资料数字化管理目标，可以对档案目录、内容直接进行扫描和上传，清晰的呈现在信息化管理平台中。但是却依然无法将档案检索功能落实到实处，使其实际功能不能充分体现，进而大大降低了档案信息化管理体系的构建质量。另外，检索功能无法落到实处，也会给人们在进行档案查询、阅览等工序时，带来很大的不便，从而严重阻碍了档案资料信息的共享和使用。
三、档案信息化管理体系的构建措施
（一）大力构建档案信息化管理基础设施
为了保证档案信息化管理体系构建的实效性和科学性，首先就要建立良好的信息化管理基础设施。该基础设施主要包括硬件和软件两种系统形式，其中，硬件设施包含：计算机、显示器、存储器、复印、扫描等装置，软件设施包含:编程、代码维护、系统升级等程序，这些基础设施在构建过程中，都需要投入大量的人力、物力和资金，所以，各单位要想实现档案数字化、信息化管理目标，就要对基础设施的构建加大重视度[2]。
（二）完善档案资料信息化管理平台
各单位在档案管理方面，之所以要构建信息化管理体系，主要是为了弥补传统档案管理的缺陷和不足，完善其工作流程的繁琐性和复杂性，为人们查询、阅览档案资料时，提供便利的条件，从而实现档案资源共享目标。所以，各单位在构建档案信息化管理体系时，一定要对现有的档案信息管理平台，进行全面的优化和完善，将整体平台结构分为档案数据库管理系统、档案查询系统、档案管理维护系统三大组成部，这样才能充分体现管理平台的存储、查询以及维护等功能优势。
（三）构建标准化档案管理信息体系
任何工作的开展，都离不开严格的规范制度，档案管理体系的构建也不例外，在建设过程中，应按照国家相应的电子档案管理要求及管理制度等，按部就班的进行开展。另外，由于各单位所涉及的档案科研成果档案资料类型十分之多，所以，为了使这些信息资料可以实现资源共享，还应遵守相关电子档案管理规范，构建具有信息化、标准化的档案管理信息体系，这样才能促进我国科研成果的研发和使用。
（四）加强档案信息化管理队伍建设
档案管理是一项细致又严谨的工作任务，随着档案信息化管理体系的不断构建，对于管理人员的要求也在逐渐提高。不仅规定档案工作人员要具备专业管理知识和管理能力，而且还要能够灵活运用各种信息化管理系统，并可以在系统发生故障时，可以及时的进行解决和处理，从而避免电子档案出现中毒、丢失等不良情况的发生。因此，在构建档案信息化管理体系过程中，各单位还要对现有的档案工作人员进行岗前培训，使其摆脱传统思想的束缚，真正在岗位中发挥优势，为提高我国档案管理水平贡献出应尽的义务和力量[3]。
结束语：
为了满足快节奏的社会发展需求，我国档案管理也要不断进行技术改革，大力构建档案信息化管理体系，并按照相应的档案管理规范要求，将实现科研成果档案资料共享作为主要构建理念，采取有效的解决策略，将信息管理体系构建中存在的各种缺陷和不足进行妥善处理，从而提高档案信息化管理体系的标准性和实效性，为我国档案管理水平的提升提供可靠的保障。
参考文献：
[1]杨芳.高校会计档案信息化管理评价指标体系的构建[J]中原工学院. 2016(02)11-12
[2]马燕.档案信息化管理体系构建的思路[J]中国交通信息产业. 2016(03)18-19
[3]李熙利.高校档案信息化管理体系构建初探[J]科技创新与应用. 2016(08)17-18
论文作者:谭婉琼
论文发表刊物:《基层建设》2016年36期
论文发表时间:2017/3/29
标签：档案论文; 信息化管理论文; 体系论文; 档案管理论文; 各单位论文; 档案资料论文; 现下论文; 《基层建设》2016年36期论文;