无纸化审计走近事务所，本文主要内容关键词为：事务所论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
"在随后的五、六年内，无纸化审计程序将受到越来越多的青睐。"亚特兰大Ｈａｂｉｆ公司的资深合伙人丹·西蒙说。该公司在四年前就开始采用无纸化办公了。"公司的每位员工都已很熟悉现在的工作方式了，但最大的问题之一就是，如何让合伙人了解技术的新动向并让他们乐意选择新兴技术来提高工作效率。"西蒙说。
凯瑟琳·帕瑞特是Ｃｈａｒｒｏｎ＆Ｒｏｓｅｎ公司的一位合伙人，她对无纸化技术深为认同。她相信将会有越来越多的大型事务所选择这类技术，但这对小规模事务所而言却较难推广。该公司２００１年１１月的一次调查表明，在以后的３年里将有超过８，０００家事务所采用无纸化审计合约软件解决方案。
西蒙强调说："我们在实施电子化以来的４年内从没丢失过任何文件。"
当西蒙所在的事务所开始执行一份审计合同的时候，他们要先导入试算平衡表；作为一种一般性政策，员工应导入明细的总账记录。通过这些工作他们能够接入客户的数据库，并从客户数据库中提取数据，不需要使用其他软件产品就能够操作这些数据。"这样，如果我们要查找业务金额在１，５００美元以上的'维修费'时，我们可以在１０秒内产生这类的电子工作底稿。这种电子化审计、编辑和审查程序帮助我们在两年时间里减少了３５％的工作量。"
汤姆逊集团下属ＣｒａｔｉｖｅＳｏｌｕｔｉｏｎｓ公司的市场副总杰克·劳鲁说："在完全无纸化环境下，会计师可以完成绝大部分复杂的合同工作。合同文件如检验单、Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ文件，扫描图象、铅印文字和表格、审计报告及财务报告等都可以以电子格式集中存放。"
帕瑞特提醒那些在考虑电子化的事务所，她说她们所是在这项投资的第三年才开始看到大量投资回报的。"短期回报的可能性很低。电子化的投资回报期可能会是好几年。我们是在第二、三个年头才看到获利的。"
随着商务越来越技术化，与'无纸化审计'的接轨也将使事务所的工作变得越发容易。文件存储电子化的程度可以由事务所自己来决定。
西蒙所在的事务所甚至连合同信件都要进行扫描。"我们与两家法律事务所有合约关系，他们给我们提供法律方面的意见。我们建议事务所施行无纸化办公，通过电子方式与他们的律师沟通。"
"ＣＰＡ们的一个特殊需求就是要汇总试算平衡表，然后利用软件产品编制财务报告。只有这样才能实现审计流程的无纸化。"一家公司的审计主管苏乐凯表示，事务所应决定是否将诸如银行确认函或是债务确认函等文件进行扫描存档。"我不敢说１００％的文件都应该扫描存储，这得一步步来。以前我们得使用三到四个文件夹，现在我们有一个就够了。你看有些如已签字的合约信、代表信、银行确认函和一些其他的审计证据我们还是会以'硬拷贝'的形式保存。这全由你自己决定。
"新技术带来的一个最大的好处就是对工作底稿等的远程访问。执行一项审计工作时，在现场使用的工作底稿可以同时被身处异地的工作主管浏览审核。一个也许是很容易实现的"同步"就能够保证审核主管看到的是最新的资料。审计师在还没有离开客户公司时也许就能够把财务报告草稿发回到事务所了。
客户通过访问指定网页，输入唯一密码就能够访问该客户的所有相关文件。而且这种访问随时随地都可获取。
培训对于无纸化审计流程的实现至关重要，只有通过完善的培训，合伙人及员工才能充分利用引入的新技术来提高工作效率，降低成本。
事务所在实施无纸化审计时应考虑设立审计软件的"超级用户"。每一个应用领域都应该有两到三位这样的用户。他们将负责指定职能的标准。６５％到７０％的日常工作应该能由审计软件完成。
西蒙说，对于Ｈａｂｉｆ公司而言无纸化审计是很成功的。同等条件下的收入有了很大提高。"我们的员工数降低了５０％，他们可以在更短的时间里完成更多的工作。""在转型前我们的年平均员工周转率为２５％到３０％。现在下降到８％到１５％。这完全应该归功于新技术的使用。"对新技术的应用已成为事务所招募高素质员工的一个法宝了。