【摘 要】随着我国经济的飞速发展，建筑业也得到了巨大的改变，对于信息系统工程而言，其中档案管理的监理工作是非常重要的，能够让工程的质量与顺利完成更有保证。只是在信息系统工程监理中的档案管理还是存在一些问题，比如信息技术标准相对落后、形式化严重以及工作人员责任心不足等。为此，则需要采取一些相关的措施来加强工程监理中的档案管理。
【关键词】档案管理；信息系统工程；监理
经济的发展迅速，让国家在信息技术的发展中投入了更多的资金与人力、物力，但是，在有些方面仍各项缺失都比较明显。信息系统工程监理里面的档案管理，对于许多工程其质量、资金以及进度等都是保证符合要求的存在。加强信息系统工程监理中的档案管理研究，可以给工程建设带来更大的保证。
一、信息系统工程监理中档案管理的概述
1、发展现状
我国在2003年1月3日颁布了《电子政务工程技术指南》，此指南明确指出：“同一个工程建设和监理必须是相互独立的机构分别承担且监理单位要在承建单位之前进行介入，监理单位明确后，建设单位才可以进行工程建设。”由此可见，国家相关的政府部门已经意识到了信息系统工程监理的重要作用。但由于我国起步较晚，很多企业在进行信息化工程前，会主动要求监理介入并以此减少项目失败风风险，但这种现象仅仅在经济比较发达的地区，比如北京、上海、天津等地区常见，在一些经济落后的地区，信息系统工程监理几乎是不存在的，甚至有的偏远地区根本对信息系统工程监理的理念一无所知，那么档案管理更加无从谈起。由此，我们可以看出不同地区对其理念的认知程度是有很大差别的。
2、监理档案管理工作在信息系统工程的重要性
在信息系统工程项目中监理档案管理工作是非常重要的，它是监理方在进行工程项目建设中所形成的文字性记录，其是判断监理工作是否做到位重要的凭据之一。所以，在信息系统工程建设的过程中，无论工作多么繁杂都必须对当前的建设活动进行文字性的记录。通过文字记录及相关数据来说话，是切实做好信息系统工程监理中档案管理的重中之重。
3、监理资料档案对于建设方的重要性
信息系统工程单位首要要求就是对监理档案进行有效的管理。建设方将信息系统工程交付给监理进行负责后，也是要定期进行工程进度跟踪和监督的，而跟踪和监督的主要依据就是监理的档案资料，这些资料包含着信息系统工程建设中的详细情况，建设方通过对档案、数据的查阅来对工程进行全面的了解，并可以对出现的问题进行及时的处理和整改。
4、监理资料档案对于承建方的重要性
在工程建设中，当工程出现问题时，建设方、承建方及监理方三个单位的相关人员要对工程问题进行排查，而此时信息系统工程监理中的档案资料则成为了排查时最重要的依据，不仅能够维护监理及建设单位的合法权益，也能够最大限度的保证承建方的经济不受损失。所以，承建方要尽力配合监理的档案管理工作，一旦发生问题，档案管理的完善度是其不受经济损失的最根本保障。
二、信息系统工程监理中档案管理的研究
2.1监理中档案管理存在的问题
尽管信息系统工程关于档案管理的监理工作越来越得到发展，但在当下，这项工作当中还存在一些问题会对其进一步发展造成限制与阻碍。首先是，当下的档案管理进行建立时的信息技术标准，相比于当下的信息技术其发展来说是落后的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆通常情况下，在档案管理进行监理时，信息技术标准就是它的依据，而业主和承建单位将建设合同签订好了，法律法规以及合同、技术标准等就是负责监理工程的工作人员将不同问题公平协调解决的基础与标准。只是，很多技术标准，尤其是信息技术标准如计算机网络、软件工程标准等的更新速度是非常快的，而信息系统工程监理采用的标准跟不上更新的速度，无疑就导致了它的落后也对它的发展造成了限制与阻碍。
在信息系统工程档案管理的监理当中，还有很严重的形式化问题存在。这里指的形式化，即意味着监理工程将建设单位的业务承接之后，并没有将对制定监理方法以及相关规章制度的工作认真完成，这可能是因为技术人员的技术不足够，也可能是因为他们的管理经验过于缺乏。在这之外，如果监理人员没有根据要求去进行工程进度的记录，也会导致一些问题的出现。因为档案管理其监理工程过于形式化，以致于很多时候，建设单位并没有办法将档案资料或者相关数据作为依据来知道工程的具体进度或者是对其潜在的风险进行排查等。如果在进行档案管理的时候，工作人员不够负责也会让工程质量得不到保障。档案管理在进行数据记录的时候，实时性是很重要的，如果负责的工程人员没有注意到这一点，数据记录比较滞后，就会影响到工程真正数据的记录。包括数据在进行记录的时候，要做到完整全面而不是只记录重要部分的内容而忽视其他。
2.2信息系统工程监理中档案管理
要做好信息系统工程监理当中的档案管理，第一要以坚持领导足够重视，全部的工作人员都参与进来，有专门的工作人员对其进行负责，以及全过程且全方位进行管理来作为原则与基础。要让监理工作水平得到提升，让信息监理工程变得更加程序化、科学化以及规范化，那么监理单位就需要能够把其中的档案管理工作落实好，要足够负责并且将专门的管理办法制定好。
第二是，对于信息系统工程而言，其档案的其中一个内容就是信息监理档案，对于系统项目业主档案以及承建单位档案来说，它们是共同组成完成工程项目档案整体的存在。是以，在进行档案管理的时候，应该做到以项目的整体作为基础，将文档编制的策略进行统一制定与要求。除此之外，信息监理档案还需要和其工程形象同步，在进行档案整理的时候可以按类别来区分，并且要求数据内容具有足够的真实性。
第三，当在对档案进行管理的时候，如果发现了其中存在的问题，应该在第一时间就做到补充以及整改，避免出现重要的文档其资料不够全面的情况。监理档案需要和信息系统工程是一致和同步的，最好不要有信息后补或者遗漏的情况存在。并且档案管理要足够真实且足够有效。对于计算机管理系统以及软件也可以灵活运用，从而让负责监理工作的人员能够有工作效率与管理水平的提升。档案在进行归档与标注的时候，要注意使用耐久性字迹书写工具。
第四，建立有效的信息管理机制，有效的信息管理机制是保证项目管理UML模型能够实现的基础。在项目启动初期，本项目组即规定所有参研人员都要求按照UML模型标准编制文档，并将文档交于信息管理员统一归档。项目组同时规定，每一阶段的项目验收或者里程碑阶段的验收皆以是否及时完成文档编制为第一评判标准，未按标准及时完成文档编制的不予签署意见。此外，信息管理员也应及时将监理专题报告、监理周报、会议纪要、项目变更文件等文档及时分发给。三方的联系人
结束语：
信息系统工程监理中的档案管理是非常重要的，而档案中的资料与数据也是可以为各方的相关工作带来便利。加强档案的信息化管理是提高工作效率的途径，在管理的过程中要根据实际的情况进行分析，不断完善档案管理的方法，尽管在这之中还存在一些问题，但只要针对这些问题加以改善与解决，就能够让信息系统工程监理中的档案管理做得更好，也让工程更加有保证。
参考文献：
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论文作者:黄英超
论文发表刊物:《低碳地产》2016年12期
论文发表时间:2016/11/1
标签：档案管理论文; 信息系统论文; 工程监理论文; 档案论文; 信息论文; 工程论文; 系统工程论文; 《低碳地产》2016年12期论文;