文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示，本文主要内容关键词为：文件论文,最优化论文,启示论文,模式论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
长久以来，如何提供可持续的优质服务使文件利用者能及时地获取准确、可靠、真实、完整和有用的各类文件一直是世界各国文件和档案工作者共同奋斗的目标。近年来各国档案工作者在寻找电子文件的适宜管理方法方面作出了种种努力。本文将推荐被国际档案界（注：ISO 15489-1 International Standards for Records Management draft 1997,latest version 2001）广泛认可的文件连续体模式，该模式被认为可适用于档案学背景下的一切文件管理，包括电子和非电子的档案和文件管理（注：Flynn,Sarach J.A.(2001)"The Records Continuum Model in Context and its Implications for Archival Practice"Journal of the Society of Archivists.22(1):79-83）。本文通过分析和借用文件连续体模式最优化管理的机理，提出了电子文件最优化管理的框架。
一、文件连续体模式的提出
在1996年出版的澳大利亚的国家档案标准（AS4390：第4.22条）中文件连续体(records continuum)的定义是：“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”（注：As 4390.(1996)Standards Australia.（AS4390：第4.22条））。这一定义揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。
文件连续体模式及其概念的形成可以说经历了三个阶段：1.连续体意识萌芽；2.连续体术语流行；3.连续体思想及模式建立与使用（注：Mckemmish,Sue and Piggot,Michael(eds.)(1994)."The Records Continuum:Ian Maclean and Australian Archives First Fifty Years.Sydney:Ancora Press in Association with Australian Archives"）。
第一阶段为20世纪50-60年代。澳大利亚国家档案馆的档案专家迈克莱恩(Maclean)提出文件管理工作者才是真正的档案管理者，档案学的研究应该朝着被记录信息的特点、文件管理体系和分类过程的方向发展（注：Upward,Frank(2000)"Modeling the Continuum as Paradigm Shift in Recordkeeping and Archiving Processes,and Beyond-A Personal Reflection."Records Management Journal.10(3):118）。他的观点促进了人们对档案管理与文件管理间连续性问题的探索。
第二阶段为20世纪80年代。1985年在加拿大档案工作者年会上，加拿大档案专家阿瑟顿(Atherton)详述了连续体概念。他认为文件的所有阶段都是相互关联的，文件工作者和档案工作者在不同程度上都要介入被记录信息的管理。他同时指出人们假设文件要经过的生命周期阶段，事实上是档案管理和文件管理间一系列不断再现和重复的活动。阿瑟顿的连续体概念里潜在的一体化或联系因素是文件管理服务对文件形成者和所有利用者的功能（注：Cit.Opt.2）。他的论点指出了生命周期模式将文件管理与档案管理相互分离的致命弱点。
第三阶段为20世纪90年代。澳大利亚档案学者厄普奥德(Upward)构建了文件连续体模式，并提出了文件连续体管理的思想方法（注：Upward,Frank(1996)."Structuring the Records Continuum Part One:Post-custodial Principles and Properties".Archives and Manuscripts.24(2):268-285
Upward,Frank(1997):"Structuring the Records Continuum Part Two:Structurtion Theory and Recordkeeping".Archives and Manuscripts.25(1):10-35）。同时，澳大利亚学者麦克米希(Mckemmish)和英国档案工作者费林(Flynn)均对此进行了研究，并提出个人的观点。
二、文件连续体模式最优化管理的机理分析
费林于2001年指出，采用文件连续体模式方法进行文件管理具有三个方面特别重要的意义（注：Cit.Opt.2:89-90）：
首先，文件连续体模式拓宽了文件生命周期模式对文件和文件保管体系解释的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者实际工作的各种当前状况以及档案和文件使用的各种背景。
其次，文件连续体模式提醒我们，文件的形成和管理都是为了利用，文件保管是日常事务及其管理职能与职能活动过程的一部分，而不是其终结。
最后，文件连续体模式强调跨越文件保存机构间的合作，尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文件管理业务方面的合作。在当前机构经费短缺，跨部门工作平常的背景下，合作比任何时候都更为重要。
就电子文件的管理理念而言，本人认为文件连续体模式比文件生命周期模式更适宜，其原因可从10个方面进行分析比较，参见表1。
表1 文件连续体模式同生命周期模式的比较表（注：David,Robers.(1999)."Continuum and Life Cycle Models".
http://www.asap.unmelb.edu.au/asa/aus-archivists/msg01182.html,accessed June 27,1999
Danielle,Wickman.(1999)."What's New?Functional Analysis in Life-cycle and Continuum Environment"
Archives and Manuscripts.26(1):114-127
Marchall,Peter.(2000)."Life Cycle Versus Continuum-What is the Difference?",Informaa Quaterly,16(2):20-25
Sletten Laurie.(1999)."Lessons from Down Under:Records Management in Australia".The Information Management Journal.January.26-32）
以上比较揭示了文件连续体模式同生命周期模式的差异，同时也显示了文件连续体模式在管理电子文件方面具有生命周期模式不可比拟的优势。
用连续体以目的为导向的系统方法管理文件从根本上改变了文件保管者的角色。文件保管者不再是被动等待，在文件形成后才管理文件，而是主动超前地同其他合保管者一起共同确定机构活动需要保管哪些文件，然后纳入事务活动体系进行管理。该体系经设计具有保管文件的能力，文件一旦形成，体系就能够捕获其中具有凭证特性的文件并纳入保管体系保存。建立捕获和评估的文件管理功能意味当电子系统用于事务活动处理时，文件价值将首先形成，采用适宜的元数据可以保证文件准确、完整、可靠和有用。这些文件具有必要的内容、背景和结构属性从而能作为事务活动的证据。从系统设计开始就知道电子文件应长久保存意味电子文件在硬件和软件升级时就能跨系统迁移（注：Cit.Opt.15:25）
与此相对，生命周期模式用生死过程来描述文件运动要经过的一系列阶段，其文件管理的框架支离破碎。它将文件管理和档案管理的任务人为分开，将文件管理者与档案工作者的责任人为拆散，就保管而言，其思想局限于狭隘的鉴定准则，其视野局限于纸质世界和静态环境下的有形物理实体。用生命周期模式管理电子文件存在严重问题。该模式将电子文件看成象胶片、录音带和缩微片一样的新型载体，仅需满足特别护理要求。就电子文件而言，按生命周期模式的观点，将文件看成物理实体，有一系列性质截然不同、不相关联的运动阶段。电子文件必须依附于硬件和软件系统环境生存，就文件在网络环境下的检索和利用而言，它与存放文件的系统的实际位置并不相干，由此否定了生命周期的传统档案馆保存和看管方式。
文件连续体模式为文件和档案的管理提供了一体化管理的思想，可以认为一体化管理的思想就是其最优化管理的机理。一体化强调共性而不是差异，强调质量而不是数量，强调积极主动和连贯性的思考而非消极被动和无法比较的思考，强调全局观念决策而非局部利益决策，强调实施一体化控制而不是搞分裂，强调统筹兼顾解决问题而不是各行其是，强调通过合作使用户满意。总之，应该强调文件连续体模式作为电子文件最优化管理模式的重要性，其目的是为了增进人们对文件管理的关心，提高管理效率和满足用户需求。
三、电子文件最优化管理的框架
文件连续体模式最优化实践的机理为我们实现电子文件的最优化管理带来了启示。电子文件管理可以以一体化管理的思想为指导，通过一体化方法、一体化组织和一体化控制实现最优化，从而构成电子文件最优化管理的框架。在该框架下，一体化方法将为档案概念的正确理解提供积极主动的思考，一体化组织将为最优化实践提供一体化的途径与层次要求，一体化控制将为评估最优化对策和方法提供统一的标准（参见表2）。
1.一体化方法
一体化方法即以合作的思想为指导保证机构和社会记忆的可靠、真实和完整；以合作的思想为指导提供连贯的和可持续的文件管理服务满足社会需求；以合作的思想为指导倡导业务承诺和有价值奉献以实现最优化管理。一体化方法将采用三种一体化手段，即用户导向服务战略、后现代档案管理思想和文件连续体管理模式来处理电子和数字化的难题。它们将为数字化时代的文件最优化管理通用原则的产生，提供系统、开放和积极的思考。其中，用户导向服务战略强调形成者和用户的需求是文件保管服务的使命，该需求应得到有效的满足。后现代档案管理思想认为档案化是形成文件真实性的社会交流过程的一个重要特征，而不仅仅是记录文件真实性。该思想认为档案工作者是知识、文化和社会的形成者之一而不仅只是被动的接收、保护和检索完全由他人形成的文件和知识。运用后现代管理思想的必然结果将是采用前端控制实现文件和档案一体化管理服务，在不同保管者、不同保管机构和不同管理领域间采用合作方法保管文件。文件连续体模式将采用跨学科的方法，用一体化管理的组织和控制手段将文件管理和档案管理纳入事务管理过程，保证文件在其整个生命过程中准确、真实、可靠和完整。
2.一体化组织
一体化组织将文件管理看成一项档案的经营管理服务，使文件管理达到用户满意，管理经济高效，文件具有最佳价值。由此产生用户至上、文件管理过程一体化和优质信息服务。这意味将有5个途径和层次的一体化管理纳入文件保管的过程，即：
(1)达成共识：形成者、利用者、保管者和管理者间相互理解相互支持，在文件和档案的价值及其作用方面建立共同的文化观。
(2)建立统一标准：建立统一一致的术语和管理程序，保证文件运动和文件保管过程中文件连续体的管理办法易于维护和介入。
表2 电子文件最优化管理的框架表
(3)实现信息共享：在整个事务管理的程序和过程中，最优化实践准则、政策和标准能纳入事务活动的过程。
(4)工作协调：了解各自的需求和不足，开展文件管理政策的协调和交流，许可相互独立的文件管理存在。
(5)实现合作：形成者、利用者、保管者和管理者在开展一体化组织和实施一体化政策及对社会承担责任方面建立伙伴关系。
3.一体化控制
一体化控制意味采用一体化方法和一体化组织，将文件管理的产品质量控制、管理过程控制和管理服务控制纳入文件保管的管理过程。它将一体化控制作为管理措施，实现全面质量管理；增加文件的整体价值及其完整性；促进文件形成者、利用者、保管者和管理者间的合作共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠和完整的文件。
一体化控制为评估电子文件管理方法的效果提供了一系列评价准则，我们可以从3个方面评价文件管理，即产品质量控制，管理过程控制和管理服务控制。
产品质量控制意味文件和档案管理规划或体系的成果将可以从质量和数量两个方面评价。质量检验的标识是：文件的准确性、真实性和可靠性；数量检验的标识是：完整性或系统性。
管理过程控制意味文件和档案管理的过程可以通过其一体化组织的情况进行评价，其检验的标识是：管理过程的有效性、经济性和效率。
管理服务控制意味服务的成效可以根据其使用户满意的可持续性和连贯性情况来评价，其检验的标识是：文件的可获取能力、可检索能力、可读性和利用的及时性。
总之，最优化管理框架意味采用合作的方法探索最优化的途径。最优化可以在文件一体化组织下，通过产品质量控制达到文件最大价值，通过管理过程控制使管理经济高效，通过管理服务控制使用户满意。合作的方法即是采用跨学科的方法，文件的保管应跨越文件的管理和档案的管理，文件保管的责任将是各机构共同分担，在文件的整个生命中文件形成者、利用者、保管者和管理者将通过一体化组织实现目标管理。
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