摘要：在我国“一带一路”建设的施行下，国际间合作已逐渐深化。随着境外工程项目的增加，如何进行工程档案管理成为亟需解决的课题。档案管理工作具有复杂性和保密性，需要专业人员对其进行保存和管理。利用信息化可以便捷工程档案管理工作，提高信息档案管理的工作效率。但是目前信息化手段在我国工程档案管理工作中的应用仍然有很长的路要走。
关键词：新时代；工程档案；管理信息化建设
工程档案主要记录了企业在开展某项工程项目时，主要的负责人、项目主要内容、项目开展计划和项目经费使用情况等等，对于企业各个项目的有序开展具有重要的作用。随着我国企业规模的扩大和信息化技术的不断发展，工程档案管理信息化对企业开展各个项目的管理工作越来越重要。但是，新时期工程档案管理仍存在一些问题，而且随着国家经济的发展和人们生活水平的提高，企业的规模不断扩大。在这样的时代背景下，采用信息化手段实现工程档案的管理和控制，对于企业的进一步发展有重要的意义。故本文对新时期工程档案管理存在的问题及信息化建设的重要性进行分析，以探求改进措施来加快档案管理信息化建设。
一：目前工程档案管理存在的问题
1.沙龙制度管理中存在的问题
（1）未能形成高效的管理体系。对于档案资料的管理，许多工程的负责人，往往未能建立完善、高效的管理体系，从而使得档案资料的汇集、整理过程显得毫无章法，其后果便是数据收集的时间过长，各个部门往往不能按时提交相关的数据材料，从而导致收集整理滞后，为原本繁琐的档案资料管理添加了过多不必要的重复性、无意义的工作。（2）责任划分尚不明确。由于档案资料管理制度方面存在一定的欠缺，有些工程的档案资料往往会存在不同程度的误差，严重的，甚至会有相关数据的缺失，为后续施工和工程验收带来极大的不便。其主要原因在于，档案资料管制度中，对于责任的划分不够明确，不能有效督促相关人员强有力地执行相关工作。
2.档案管理人员积极性不高
档案分类不科学许多企业在安排工程档案管理时，未投入必要经费，管理人员对该工作不够重视。所以，许多工作人员在工作时，未能积极探索科学合理的管理方法，在档案分类上不够科学，导致不同档案被归为同一类，给相关人员在查找和利用时造成不便。此外，档案管理人员专业素质较低、服务意识不强，又因管理阶层的不重视而导致档案管理人员工作积极性不高，从而使档案管理工作停滞不前，发展缓慢。
3.档案管理人员业务能力参差不齐
工程档案管理工作是一项具有严谨性、保密性和复杂性的工作。如今，随着企业规模的扩大和信息化技术的发展，相关部门工作人员数量不断增加，工程档案管理工作更加注重信息化管理。因此，需要专业人员来开展这项工作。但是，当前就业市场上许多工程档案管理人员能力参差不齐，专业的档案管理知识不全，无法科学系统地开展管理工作。
二：加快新时期工程档案管理信息化建设的建议
1.建立档案数据库
随着企业规模的扩大，项目的具体内容越来越冗杂，所涉及的层面越来越多，如果没有足够强大的数据库将这些信息分类汇总，在后期调档和查找时会有很大的不便，所以，建立档案数据库是非常可靠有效的信息化方法。档案数据库应包括：①管理人员汇集项目各个方面的资料和信息，并将其分类汇总，特殊情况需做特殊处理。分类汇总的主要依据有项目类型、项目经费级别、项目的重要程度等。②数据库设置有搜索功能，即利用分类汇总得到的数据库，采用关键字搜索等方式查找到相关项目内容，方便开展后续工作。③数据库应尽可能收集详细资料，符合原本设置的档案内容要求，使各个项目能进一步更详细地被整理出来。
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2.完善档案资料管理的基本设施
在工程开始之初，就应当明确档案资料管理办公室，使其充分发挥统一管理、接受等基本职能。该办公室应当独立于其他办公室，避免相关资料弄混、弄乱。在必要时，该办公室也应当配备相应的库房、档案管理器具和相关保护措施施如防火防盗设施等等。针对数字化档案资料的管理，应当配备独立的电脑，方便档案资料的汇集和整理，避免共用电脑导致的种种问题。同时，随着相关管理方式的不断改进，也应当在必要时，引进相关的软件，从而使得档案资料的管理更加高效便捷。
3.专业化建设。
工程档案管理具有较强的专业性，对于相关工作人员的要求较高，因此应对相关工作人员进行定期培训工作，拓展工作人员的知识面，丰富其知识结构，掌握基础计算机技能和相关专业知识。强化工作人员的服务意识，调动其学习的积极性，以此提高工程档案管理的科学性，建立完善的档案管理。
三：新时期工程档案管理信息化建设的重要性
1.有利于提高工作效率。
在工程档案管理工作中应用信息化手段能够大大地提高工程档案管理效率。信息化手段能够通过互联网、大数据等信息化的因素，快速达到工程档案管理的目标。在工程档案管理中，需要面对很大的管理工程量，传统的管理模式较为复杂，且大多数时候以人工为主。这种情况下往往会造成由于人工操作失误而带来的工作效率的降低。传统的管理模式，管理过程较为繁琐和复杂。
2.减少成本。
在传统的工程档案管理中，需要大量的人力物力来服务于工程档案的管理。传统的工程管理较为复杂，需要耗费大量的时间以及人力物力投入。在管理过程中，工程管理量巨大，工程复杂将会造成工程档案管理成本的大幅增加。而信息化成本够能省去不必要的人工劳动，和繁杂的管理过程。
3.时代发展要求
时代的快速发展和企业规模的不断进步，要求相关部门紧跟时代发展的潮流，利用信息化技术，改革工程档案管理的制度体系，从而促进企业项目有序开展。对于工程档案管理部门，实现人事档案信息化管理是一个重要的前进方向，相关部门必须贯彻落实信息化理念和宗旨，打破传统管理模式的束缚，注重管理工作的效率，将信息化技术落实至整个管理工作中，不断提高工程档案管理的工作效率，推动企业项目有序开展。
4.档案管理体制
随着企业项目规模的扩大，传统档案管理制度弊病显现，制度的落后和不灵活导致工作效率低下。采用信息化的管理和控制，可改变原来粗放式的管理方法，做到标准化、程序化和目标化，对于改革档案管理体制有重要的意义。标准化是指员工在工作时必须按照标准开展工作，提高工作效率；程序化是指将工作落实到每一个具体人员上，人员之间的工作内容互相关联但又互相区别，当遇到问题时，可以及时反馈给具体责任人，从而实现及时有效解决问题的目标；目标化是指根据各个工程的特点，制定相应的管理工作制度，不断提高工作效率。
结束语：
综上所述，新时代工程档案作为建筑事业中的重点，需要采用现代化的手段进行管理，有利于确定工程的发展方向。信息化建设由于其复杂性和重要性，要在新时期背景下真正实现其信息化，仍存在一定的难度，虽可通过引进专业人才、建立档案数据库、提高信息化管理意识、构建档案动态管理体系及聚焦档案管理工作重心等手段在一定程度上加快档案管理的信息化建设，我们也应当清楚地认识到信息化手段在管理当中的不足。我们要能够去不断发展完善不足的地方，要通过信息化技术来促进工程档案管理工作中的应用，使其日建成熟。
参考文献：
[1]曾中原.工程档案的信息化建设与管理探讨[J].卷宗，2018（22）：55.
[2]周涟漪.论工程档案管理信息化建设的思路[J].大陆桥视野，2018（4）：37.
论文作者:张冬兰
论文发表刊物:《基层建设》2019年第17期
论文发表时间:2019/9/9
标签：工程论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 项目论文; 信息化建设论文; 档案资料论文; 《基层建设》2019年第17期论文;