摘要：随着市场经济体制改革不断深入，传统企业人事档案管理模式已经无法适应新时期企业发展需求。在这种情况下，企业人事档案管理必须推陈出新，转变传统人事档案管理方法与手段，完善人事档案管理制度，以提升人事档案管理水平以效率。文章主要研究了新时期企业人事档案管理重要性及策略，希望能为企业人事档案管理提供借鉴。
关键词：新时期；企业人事档案；管理；重要性；策略
企业人事档案记录了职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作变动以及工作表现等资料，是企业用人的依据，对人力资源开发、人才预测与人才政策制定具有重要意义。然而在企业人事档案管理的过程中，受各种因素影响，存在档案难查、档案遗失、档案利用率低与档案转接脱节等管理问题，制约了企业稳步发展。因此如何采取有效方法与措施进行管理，对提高企业人事档案管理效率与水平具有重要意义。
1、新时期企业人事档案管理的重要性
1.1企业人事档案管理创新是企业发展需要
为了增强自身竞争力，促进企业稳定发展，企业人事档案管理部门在新时期下，必须重视人才储备，充分发挥人事档案效用，以提高人事档案资料的利用率。然而从我国企业人事档案管理现状来看，大部分企业均是通过高价引进与猎头招聘方式来招揽人才，由于这些招聘方式缺少对人员理解，需要一定时间对人员进行观察，导致工作实际效率下降。如果企业人事档案管理部门对档案管理模式进行创新，建立完善人事档案管理模式，方便企业通过人事档案资料了解人员的实际情况，并做出合理评估，能够为企业选拔人才节约许多人力与财力。因此为促进企业稳定发展，必须加强对人事档案管理的创新。
1.2人事档案创新增强了社会对人才信息资源的利用
新时期下，各个领域与行业逐渐认识到人才培养与利用的重要性，使得人事档案管理发挥越来越重要的作用。因此要想确保人事档案流动的完整性，必须改革完善人事档案管理制度，加强对人事档案资料的管理与约束，从根源上杜绝人才流动而出现“死档”与“无档”现象，从而增强人才的流动性。
1.3人事档案创新是适应时代发展的需要
在传统人事档案管理过程中，由于人事档案资料使用范围狭窄，没有充分发挥人事档案效用，限制了人才的流动。加上部分企业没有认识到人事档案管理的重要性，人力、财力投入不足，工作人员综合业务能力薄弱，不利于人事档案管理进一步发展。因此企业人事档案管理在新形势下，必须推陈出新，优化人事档案管理模式，以适应时代发展需要[1]。
2、我国当前企业人事档案管理存在的问题
2.1人事档案管理未形成统一的管理机构
在新形势下，社会方方面的联系变得更加密切，人才流动的频繁性、人力资源管理对人事档案管理的依赖性，使得人事档案逐渐变成社会公共信息的重要组成部分，它要求各个行业、领域产生的人事档案必须统一起来，形成一个统一的管理机构对档案资料进行集中管理、开发、利用与控制。然而从我国人事档案管理的实际情况来看，人事档案管理还未形成统一的管理机构，档案管理混乱，不利于人事档案管理工作有序开展。
2.2档案管理体制不完善
在人事档案管理工作中，部分企业还未形成一整套完善的管理体制，工作管理缺少有关依据，档案资料的管理具有随意性，导致档案转接脱节、档案材料遗失、档案查找困难的问题频发。加上部分工作人员在工作时，对档案信息保密工作不到位，没有根据借阅、登记与保密等流程进行操作。甚至是受利益驱使，利用职务便利更改他人档案信息，为关系户的任用与晋升提供便利，造成人事档案信息失真。
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2.3 人事档案管理系统有待优化
人事档案资料涉及面广，数量庞大，对纸质的人事档案资料查阅、管理、保存存在一定难度。在新形势下，人事档案的信息化管理刻不容缓。但是由于企业部分负责人没有认识到档案资料管理的重要性，对档案管理资金投入不足，缺少专门的档案管理系统，导致企业人事档案管理的信息化程度偏低，无法实现资源共享，不利于人事档案管理资源的开发利用[2]。
3、新时期下优化企业人事档案管理的策略
3.1建立人事档案管理机构
人事档案管理不仅要在管理体制上实施集中管理，还要在具体实体管理机构的设立上进行创新，因此建立人事档案管理机构刻不容缓。具体体现为在进行人事档案管理过程中，全省、市、县的党政机关与企事业单位应协调合作，建立区域性的人事档案管理机构，在操作上，形成档案的员工或者是单位可委托人事档案管理机构保管个人、职工的人事档案，由单位定期补充更新信息，实现档案信息资源共享，从而提高档案信息的利用效率。例如某城市建立的人事档案管理中心，将一个集团与总公司作为一个管理单位，然后在一个管理单位中再分一、二级管理单位进行分类管理，由职工所在单位按照《企业职工档案管理工作规定》有关规定，将职工的聘用、晋升、新订立劳动合同材料、奖惩材料、参加党与团材料、专业技术职务评审材料移送到人事档案管理机构，并整理装入在个人人事档案中。一旦企业需要应聘人员时，可按照有关规定到人事档案管理机构查询、打印个人档案信息，从而提高人事档案信息资源的利用率。
3.2建立完善人事档案管理体系
档案管理性质决定了认识档案管理工作的严肃性，因此在企业人事档案管理的过程中，必须建立完善人事档案管理机制，确保工作人员在管理档案过程中有章可循、有据可依，从而实现档案管理的规范化、标准化。具体体现为企业应以《鉴别归档制度》为依据，制定符合自身发展的认识档案管理制度，规范人事档案管理工作流程，明确有关部门、人员的责权利。此外，在实际管理过程中，工作人员必须遵守保管保密制度，根据人事档案转递程序来操作，对于机密档案，需经过申请与登记才能借阅，避免档案在转接时脱节、材料遗失与档案查找困难等问题出现，从而提升人事档案管理水平[3]。
3.3优化企业人力资源管理系统
对于人事档案管理而言，为了提高人事档案管理水平与效率，必须优化企业人力资源管理系统。具体体现为企业应加强人事档案管理信息化建设，通过现代化信息技术，完善人事档案管理系统，实现文档管理的自动化、网络化，为企业利用档案提供优质服务。除此之外，企业还应加大资金投入，配备相应的档案管理设施，建立内部局域网平台，通过计算机对人事档案材料的立卷、检索、编目、统计与借阅进行统一管理，实时共享档案信息，方便有关人员随时随地浏览、查看有关档案信息[4]。例如某企业在设计人力资源管理系统时，为了优化更新人力资源管理系统，实现人力资源信息实时共享，企业投入相应的资金，通过全方位一体化设计，以局域网为基础，基于C/S构架上，借助Microsoft Visual Studio.NET与SQL-SERVER技术，构建出适合企业发展的库结构，帮助企业实现跨区域的人力资源管理业务，为有关人员查阅档案资料提供方便。
4、结束语
综上所述，人事档案作为个人的真实反映与参与社会活动的记载，是企业用人的依据。因此在新形势下，有关部门必须与时俱进，建立完善人事档案管理体系，设立人事档案管理机构，对人事档案资料实施集中管理。此外，为了提高管理效率，还应优化人力资源管理系统，实现管理的标准化、规范化，从而充分发挥人事档案的功能与效用。
参考文献
[1]何芳兰.试论医院人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务, 2016(1):167-167.
[2]秘莎莉.新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J].办公室业务,2016(8):152-152.
[3]张飞华.新时期人事档案管理现状与优化策略[J].人才资源开发,2016(6):171-171.
论文作者:刘志南
论文发表刊物:《基层建设》2017年第13期
论文发表时间:2017/9/8
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