关键词：文秘人员；必备；素质；能力
1提高文秘人员素质的作用
加强自身学习，提高文秘人员素质具有重要作用。不管是对自身学习还是对将来的工作，都具有十分重要的作用。（1）满足日常工作需要。文秘人员在日常工作中扮演十分重要的角色，不仅要正确处理与上级领导的关系，还要学会与工作对象和谐相处。为顺利实现这些目标，减少与工作对象的摩擦，他们应该加强自身学习，具备良好的品格修养，提高实践技能和创新素质，能灵活处理和应对各项工作任务，满足工作需要。（2）顺利完成实际工作。通过自身的不断学习，能让文秘人员拥有良好的心理素质和品格修养，增强实践技能等，而这些技能是文秘人员开展日常工作不可缺少的。文秘人员加强自身学习有利于增强实践技能，更好适应工作需要，达到顺利完成工作任务的目的。（3）提高文秘工作效率。要想提高工作效率，文秘人员加强自身学习是必不可少的。在拥有必备的素质之后，才能更好地开展工作，增进与工作对象的联系，妥善处理相互间的关系，顺利实现工作目标，促进文秘人员工作效率的提升。
2文秘人员必备的素质
2.1培养优秀的品质修养
（1）秘书工作的特点是繁重、琐碎、责任重大，这就要求文秘人员能任劳任怨，不为名，不为利，甘当无名英雄。秘书经常加班加点，节假日也不能正常休息，甚至有时还得不到别人的理解和社会的公认。所以，文秘人员必须树立全心全意为人民服务的思想。（2）文秘人员做工作不仅要对组织、对领导负责，更重要的是对党、对人民负责。这就要求文秘人员能敢于坚持原则，而不是无原则地盲目服从。在领导意志和党的意志相抵触时，要秉承党的意志；在集体利益、个人利益与国家利益、人民利益发生矛盾时，要服从国家利益、人民利益；对领导的错误行为或不正之风不能包庇、怂恿，而应敢于规劝。文秘人员不仅要当领导的助手，也要当领导的诤友。（3）文秘人员是人民的勤务员。这就要求文秘人员不能高高在上、自以为是，任何时候都要密切联系群众，注意谦虚谨慎，平等待人，不能狐假虎威、盛气凌人。（4）文秘人员对工作要实事求是。不管是拟写文稿还是引用材料，不管是下基层调查研究还是向领导汇报工作情况，不管是总结工作经验还是查找工作中存在的问题，都必须做到实事求是。（5）文秘人员要提高工作主动性，注重工作时效性。文秘人员做工作往往处于被动地位，要等领导批示，要等下面情况，要等其他部门配合。但是，文秘人员不能因此而造成工作拖拉、推诿，而应该尽量争取主动，遇事要反应敏捷，办事要干净利落，提高工作时效性。
2.2具备合理的知识结构
加强学习，完善知识结构体系，主要包括三个方面：（1）基础知识。基础知识指的是文秘人员知识结构中起基础性作用的知识，它包含历史、地理、政治、哲学、法律等。基础知识是文秘人员必须具备的最起码的知识面，基础知识越扎实、越丰富，秘书的潜力发挥就越大。（2）专业知识。专业知识指的是文秘人员应具有的秘书业务知识，它包含有秘书学、写作学、文书学、档案学、逻辑学、速记等以及所在行业的专业知识。专业知识是完成秘书日常工作的基础，特别是写作学，通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，熟练不同文种的写作方法，以适应文秘工作的需要。（3）相关知识。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆相关知识是指与文秘人员工作有密切联系的知识，是文秘人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是文秘人员知识结构中的较高层次。学习并掌握必要的相关知识，有助于文秘人员整体素质的提高，也有助于文秘人员更有效地开展工作。。它包含有管理学、公共关系学、秘书语言学、秘书心理学、计算机应用技术等等，通过学习开阔视野、扩大思路、提高工作效率。
2.3锤炼过硬的实际能力
秘书工作的复杂性、多样性和文秘活动的丰富性、广泛性，需要文秘人员具有多种能力。（1）阅读能力。阅读能力，就是指感知书面信息的能力，是汲取知识、捕捉信息、认识世界的重要途径之一。文秘人员离不开阅读文件、翻阅资料及业务书刊，应该成为一种经常性的活动。阅读能力又是表达能力的基础，只有通过博览群书，才能获得知识和有价值的信息，才能有效地办理公文和处理事务。对于文秘人员来说，阅读要做到准确和快速，既要准确地把握文章的整体结构和中心思想，又要提高阅读效率。（2）写作能力。文秘人员的写作能力主要是指应用写作能力，即要能写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达清晰、语言流畅、符合公文格式的各类应用性文件。文秘人员应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。写作能力需要加以锻炼、培养才能得到提高。（3）口头表达能力。口头语言比书面语言使用频率更高，使用范围更文。文秘人员经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作，能说会道是文秘人员的一个起码要求。口头表达能力表现在多方面，其中口齿清晰、条理分明、不紧不慢、不卑不亢、言词文雅、简练生动是文秘人员语言表达的基本要求。口头表达能力反映了一个人的思维深度、知识广度、性格和品质，要提高口头表达能力，关于在于多讲多练多想，注意多方面的修养和磨炼。
2.4具备善于沟通、协调能力
在现当代社会，沟通已经扮演着越来越重要的作用，甚至无可替代，尤其是专业化的文秘人员，更应当培养这种品质。做到沟通、协调的快速有效，首先，应当来源于对待沟通者的态度，而首要态度则是尊重，每个人都希望受到他人的尊重，也只有相互尊重才可以互利共信，才可以长效发展。其次应当具有相同的沟通话题，深知沟通的目的。每一次沟通都有其目的性，所不同的是目的的长效与短制，既沟通目的的时间性，鉴于此，一定要找到切合的切入点，做到双向沟通，而有效地沟通则应是思维的清晰性、语言的逻辑性、表达的技巧性的三位一体，有机结合。最后应是沟通的长效性，沟通协调应是以个长期合作，互利共赢的长效机制，不应太注重短期得失，切忌争抢口舌之快。还要说明一点是沟通应是一个长期复杂的过程，j要发挥一而再再而三的锲而不舍的精神，刘备三顾茅庐、杨映程门立雪就是这个道理。
3结束语
综上所述，在这么一个高速发展的信息时代，想要做好文秘这一专业职业是很不容易的。它是对工作人员整体素质的一个考核，要求其必须是一名全方位的人员，现阶段的文秘早已不再是只要能写就可以胜任的。相反，它应该是一个高方位、立体化、搞武装、高涵盖，涉及昕、说、读、写、社交、公关等一系列的尖端人才，而需要做到这些并非易事，需要文秘工作者不断用理论武装，用知识扩充、用实践加以探索、完善。“劳者多能”才应该是这个社会发展的主流，这已经成为时代对个人发展的要求，已成为这个时代发展的必然趋势。
参考文献：
[1]文秘人员应抓好文稿的“供给侧改革”[J].王维新.秘书之友.2018（03）
[2]机关文秘人员素质与文书档案管理[J].刘畅.办公室业务.2017（10）
[3]浅谈企业文秘岗位职业素养的养成[J].王维炜.现代国企研究.2017（10）
论文作者:方婧雯1,李华2,胡秀莹3
论文发表刊物:《防护工程》2018年第36期
论文发表时间:2019/4/17
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