（东莞松山湖高新技术产业开发区管理委员会 广东东莞 523000）
摘要：随着科学技术的快速进步，网络信息技术普及率全面提升，纸质版的文件逐渐被电子文件所取代，为了保证相关电子文件的安全，相关人员在文件归档管理中，如何做好文件的收集、整理、规范管理，就尤为重要。本文主要从何为电子文件、电子文件归档和管理进行相关论述。
关键词：网络办公；电子文件；文件归档管理
引言
随着现代信息化的发展，传统的办公主要朝向网络化办公发展，新型的互联网式办公模式向“公文往返式”办公模式发起了挑战，由于网络办公高效、便捷、省事、省力，节约工作成本等优点，逐步让大众办公网络化。因此，做好电子文件的归档管理，就显得异常重要。尤其是对电子文件的形成和管理、积累、鉴定、归档，以及电子文档的保存、归档和管理，应该由相关工作部门指定特定人员去管理，从而保证电子文件的连续性和规整性。
一、电子文件分类与收集整理
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子文件主要包括通过特殊环境生成的数字信息，通过光盘、硬盘、Ｕ盘等介质保存，通过计算机阅读、处理、加工等数字信息。
1.1电子文件分类
文本文件，指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。
图像文件，指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。
图形文件，指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。
视频文件，指用视频设备获得并经计算机处理的文件。
音频文件，指用音频设备获得并经计算机处理的文件。
1.2电子文件的收集整理
电子文件的收集内容与纸质文件几乎相同，只是电子文件收集的范围、载体、形式有所不同而已。在归档的电子文件中，主要包括用计算机处理的各种公文和报表；其次，草稿性的电子文件一般不要归档收集，但针对某些法律法规等重要性文件，在修改的过程中，便需要开始收集相关电子文件。电子文件的整理，对于将来电子文件的查阅、检索等很有帮助，所以应做好电子文件的整理工作，以档案管理的标准进行归档。
例如，在收集各种电子文件的时候，要注意备份利用计算机处理生成的文书档案、所有电子财务数据的会计档案、全部数字化处理的科技档案、公文档案等。对于一切无纸化办公所生成的文件，都应该有一套严格的管理制度，进行电子文件归档，只有这样，才能避免因为其他原因，造成的文件丢失。
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在电子文件整理过程中，要对电子文件进行重新的分工与排序。将分散、凌乱的文件依据一定的标准，进行重新整理。根据单位的不同，我们可以将电子档案分为行政管理类、经营管理类、党政公务类、生产管理类、地质勘测类等相关类别，不同类别会产生不同的电子文件，因此，在进行电子文件整理过程中，为了保证文件的整齐、安全、完整，需要将文件的格式转换为统一格式，这在文件管理归档过程中，起到相当重要的作用。
根据文件的不同，电子文件管理员要建立不同的数据库，依据不同门类的实际情况，进行编排与分类，例如，文本文件开头字母用Ｗ表示，图像文件开头用Ｔ表示，图形文件开头用Ｘ表示，视频文件开头用Ｓ表示，音频文件开头用Ｙ表示等，这样，有利于后期对电子文件的维护和使用。
二、电子文件的归档管理
2.1 电子文件归档存在的问题及分析
由于多种原因，在进行纸质版文档向电子版文件转变过程中，很多单位或部门未能将纸质版对应的电子文件进行统一保存管理，导致电子版文件错乱，因此，在现实工作中，电子文件管理人员要加强电子文件与纸质文件的核对与收集工作，一方面，可以有效减少重复性工作带来的麻烦，有利于档案的检索工作，为了将来电子文件实现单轨制运行管理，我们也要积累电子文件的归档管理经验。另外，在实际工作中，存在数据库中的数据目录与电子文档不能一一对应，很容易出现重复归档、遗漏归档、错误归档等现象。
2.2电子文件的规范化管理
在档案管理归档过程中，电子文件逐年增多，因此，作为档案管理工作中的一项新课题，电子文件管理，需要重点关注。在网络办公的环境下，每个人的电脑中都存在着大量的电子文件，由于缺乏相应管理，加上电子产品的特性，操作失误、病毒感染、电子产品自身的硬件问题，很容易造成文件误删、找不到情况，因此，加强对电子文件的科学管理，发挥电子文件的相应作用，就尤为重要。
2.3电子文件的归档
2.3.1归档方法
电子文件的归档，可以分为两步走，先进行逻辑归档，然后定期完成物理归档。相关工作人员在归档时，要充分考虑到电子文件的技术环境、相关软件、数据类型、版本、被操作数据等技术因素。具体来说，逻辑归档指的是在计算机网络上进行，这样，不会改变电子文件原来的储存方式和位置，从而实现电子文件的管理权限向相关部门的移交；而物理归档，主要指在计算机失去网络上进行，然后将相关文件的管理权限向相关部门移交。
当然，对于归档电子文件的接收，接收单位要遵从有关规定进行认真检验，在检验合格后，才能如期将电子文件移交给相关部门进行保管。如果电脑处于联机状态，归档的电子文件的移交工作，可以通过网络进行移交，但是，移交方和接收方仍然需要进行相应手续的办理。移交方在移交之前，接收方在接收之前，都应该对归档文件进行检验，只有所有电子文件全部合格，方可进行。
2.3.2电子文件归档登记要求
每一份电子归档文件，都需要在相应电子文件登记表上登记，并且电子文件登记表要与电子文件同时保存。纸质电子文件登记表应该与电子文件载体保存在一起。电子文件接收方，应对移交的电子文件的真实性、完整性、有效性等方面进行检测，并且由接收方负责人签署审核意见，只要双方达成共识，方可移交登记。
2.3.3明确电子文件归档中的责任划分
电子文件归档过程中，大概会经历文件形成部门、信息管理部门、档案管理部门，这就要求各个部门各司其职，明确相应的责任和义务，协调相关工作。对于文件形成部门，有义务和责任将文件收集齐全，及时移交给档案管理部门。这就说明，在文件归档过程中，文件形成部门起到至关重要的作用；信息管理部门，承担着将各个部门的信息进行流通，收集对于文件归档有价值的文件，并且解决在文件归档过程中出现的问题，是实现文件归档自动化的首要关节点；档案管理部门，承担着对电子文件进行监督和管理职责，不但起到保障电子文件长期有效存在，而且还要为相关部门提供准确的信息及相关指导。因此，只有相关部门分工明晰，责任到位，全力以赴，才能更加科学、安全的进行电子文件的归档和管理。
2.3.4提高电子文件归档管理的质量
要提高文件归档管理，要做到对文件进行一定的编辑，按照统一的标准进行全面处理，规范文件格式，按照同一格式，分类保存，从而保证文件的长期有效性，最后，要保证电子文件的安全性，做到电子文件储存安全、信息安全。
结束语：本文主要网络办公条件下，电子文件分类、电子文件收集范围、电子文件归档存在问题以及解决方案，从而探究如何更好的进行电子文件归档管理，进行简单分析。
参考文献：
[1]李积敏.浅谈如何做好电子文件的管理与归档[J].《办公室业务》，2017年第07期.
[2]王良城.我国电子文件管理制度述略[J].中国档案，2012（03）：
论文作者:彭菲
论文发表刊物:《科技研究》2019年5期
论文发表时间:2019/7/23
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