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“ 文件”这一概念的出现，虽然比“公文”、“文书”要晚得多，但其内在含义的变化，却远比这两者要大得多、复杂得多。对于文件及其理论的研究，八十年代以来，有了革命性的改变，以至于现在我们在谈论文件管理、档案管理，作相关的学术研究和探讨时，必须分清探讨前提，即分清什么是文件？什么是档案？以建立起共同的概念基础，否则就无法进行相对的学术交流，甚至会出现各走各的路、各唱各的调、各吹各的号的现象。为此，笔者在本文中对与文件问题研究有关的方面，作一综述，并把各种观点介绍给大家，以供参考。
一、文件定义：你支持哪一个？
长期以来，我们对文件的认识和理解，并没有根本的改变。只是到了八十年代以来，由于国外档案学理论，特别是文件管理理论的引入，给了我们一种新的文件观。这样，在档案学研究中情况才产生了一些变化。以中国人民大学陈兆祦教授为首的一批学者甚至主张建立“文件论”这门学科，提出“大文件观”的思想。1994年出版的《档案学词典》把改变前后的两种文件观分别加以概括，称之为狭义的文件和广义的文件，并作如此解释：
“广义的（文件）是指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料，它既包括纸质文件，也包括胶版文件、磁盘文件和光盘文件；包括公务文件，也包括私人文件。”
“狭义的（文件）仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整体式和处理程度的公文。”
这两种解释应该说是较具权威性的。但是目前在我国理论研究中“文件”一词的含义，却远非这两种解释所能全部概括，事实上，无论是狭义的还是广义的文件定义类型，都有不少表述。笔者在此略作例举：
一是把文件定义等同于公文的定义。认为“所谓文件，一般是指党政机关制定和颁发的各种法规性公文。”〔1 〕此种定义强调文件是机关公务活动中形成和使用、具有正规格式的书面文字材料；至于机关内无正规格式、非法规性的书面材料，如会议记录等，均不包括在内，其它非书面文字形式的记录材料，则更被摒弃于文件之外。
二是把文件理解为介于公文与文书之间的事物，认为“文件包括机关向外发出和收进的公文，也包括机关内部使用的文件，但不包括机关内部使用的其它书面材料，如簿册、帐本、表格之类。”〔2 〕这一理解没有把私人形成的记录材料包括在内。不过也有人进了一步，认为私人文件也是文件，但同样也认为簿册、帐本、表格之类不能称作文件。
三是把文件的理解与文书等同起来，认为文件和文书是同义词，“文件或文书是人们为解决某一特定的具体问题用文字、图形、音像或其它技术方式制成的，正在用来传递思想、记录和反映情况的一种工具。”〔3〕
以上三种文件的定义和理解，基本上可以说是属于狭义的文件范畴，之所以对文件定义作这种表述，其出发点在于为适应文书学研究的需要，都想利用长期以来含义比较稳定的“公文”或“文书”来揭示文件的内涵。因而，这种文件观无疑是传统的。
广义的文件，其定义也有不同的表述。如：
“文件是人们在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的记录材料。”〔4〕
“文件是机关或个人在社会活动中直接形成和使用的各种信息记录材料。”〔5〕
另外，广义的文件，如果从内涵上追究起来，还有两种说法：一是外延式的广义文件，这种广义的文件观只不过是把以往的没有包括在文件范围内的其它载体形式的记录材料也概括进来了，但仍然认为文件是现行使用着的各种记录材料；二是内涵式的广义的文件，这种文件观主要从价值角度去认识它的特性，而不仅仅把文件视作为现行使用着的文件。
因而，综合起来说，对于文件的认识，目前在我国学术界有多种观点，这些观点的存在和相互探讨，在一定程度上繁荣了我国的档案学理论，推动了其进一步的发展；但是，另一方面也正是由于这些不同观点的相互混淆，给我国档案工作理论和实践两个方面带来思想上的混乱，使得我们的学术争议和探讨，很多时候没有一个共同的概念基础，而难以达成理论上的共识，这种情形应该引起重视。
二、有没有必要研究文件生命周期理论？
关于文件的研究，近十几年来出现了一种新的理论，那就是文件生命周期理论。这一理论在欧美国家非常流行。八十年代中后期以来，在我国档案界也有许多学者，重视起这一理论的研究。
然而，从目前看来，在我国要深化文件生命周期理论的研究，却有着观念和实践基础的双重困难。
首先，我国对于文件的理论，在很大程度、很多场合下是狭义的。从狭义的文件观去理解文件生命周期理论都有一定的难度，更不必说是研究了；
其次，文件生命周期理论的实践基础是文件管理，要求把现行文件与档案管理纳入一个系统中去，而我国这一条件显然不具备。
正是鉴于以上两点，使得我国档案界有些同志认为文件生命周期理论是国外的东西，对我国档案工作理论与实践没有多大指导意义。
那么，在我国目前档案工作的状态下，有没有必要研究这一理论呢？关于这一点，我们可以从文件生命周期理论的研究基础上找到答案。
从文件生命周期理论的研究基础看，欧美国家之所以十分重视此理论，原因就在于战后“文件管理”的需要。
本世纪五十年代以来，由于管理领域的扩大与大量自动化设备在办公和管理活动中的使用，导致文件数量急剧增加，给各种档案保管机构带来巨大的压力，为此，各国迫切需要建立一种新的工作制度来解决文件的“雪崩”问题。这些国家的档案人员认识到，档案管理必须要与文件管理联系起来，综合处理，才能达到精简文件的目的。如美国档案学家谢伦伯格就指出“管理公共文件的任务在于以最低廉的代价和最有效的方式使这些文件服务于它问世的目的，并在这种作用完成之后对它作适当的处理。”〔6〕因此他认为， 文件管理工作涉及到大多数文件的整个生命过程，它应力图限制文件的增长，在这个领域里，应该像人类遗传学的领域一样，能够发现一种“节制生育”的手段。加拿大档案学者卡罗尔·库蒂尔也认为，现行文件长期以来得不到良好的管理，导致这类信息的查检发生困难，这一问题并非外界原因造成的，而是现行文件管理方法上的失误，甚至是完全忽视现行文件管理本身所造成的，但如果仅依靠扩大文件保存空间或单纯依靠先进的机器设备来解决这一问题，“好比用降低体温的办法来医治流感一样，人们往往只纠正问题的表面，而不是从根本上解决问题。”
因而，基于这种认识，欧美许多国家在制订文件管理计划时，就把文件的整个生命过程或文件生命周期纳入自己的视野中了，而且在此基础上把现行文件管理与档案管理都纳入一个系统中加以控制了。
从欧美国家这种实践基础中我们完全可以看出，文件生命周期理论的产生是现实作用的结果，而不是某种观念和某种制度的伴生物。对比国外的实践，我们同样也可以发现，我国近年来在档案馆馆藏建设中，存在着相似的问题。
我国馆藏建设中最大的问题，就是一方面我们档案馆（室）的库房越来越紧张，大量的文件需要接收和保管；而另一方面我们的档案库房里保存有大量价值不大的文件，这些文件急待处理，但又无力处理，“档案是文件的精华”这句话，在我国几乎是一句空话。这种现象的产生，从根本上说，是由于我们长期来缺乏对文件管理的控制，缺乏对文件的整体研究。
要解决我国馆藏建设中存在的问题，关键在于更新观念和变革档案管理体制，而进行更新和变革的前提就是要加强文件生命周期理论研究。
从目前我国已有的研究探讨看，我国许多档案学者在文书和档案一体化管理、文件价值研究、建立文件中心、档案定义探讨以及全宗理论研究上，都运用了文件生命周期理论的相关原理，提出了许多有建设性的意见，这对解决我国在档案学理论研究和档案工作实践中存在的问题大有裨益。吴宝康教授在他的《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》一文中（载1993年第1期《档案学通讯》）， 就提出：“我相信文件与档案管理一体化，是我们档案工作中的一项重大的根本改革措施，它不仅是时代发展的需要，而且在文件运动周期理论或文件生命周期理论的指导下，它是终将会实现的。”
总而言之，文件生命周期理论，无论从其内在核心，还是研究基础上考察，它都不只是国外仅有的，在我国档案工作理论与实践两方面都有其渊源可寻。因而，可以认为，文件生命周期理论是很有意义的学说，我们要做的，不是去轻视它、贬低它，而是要去发展它、完善它。
三、如何认识档案定义？
在我国，档案定义的探讨和争议，由来已久，这是一个几乎人人都能参与、发表意见，但又不能达成共识的话题。从目前看来，要想把档案定义归纳到人人都满意、并符合每一个研究者和实际工作者思路的程度，是根本不可能的。
（一）如何看待种类繁多、表述各异的档案定义现象？
从目前看，档案定义的表述有多种多样，但从档案定义的途径看，其类型无外乎以下两种：
一是“档案是……的原始记录或历史记录”；另一是“档案是……的文件。”
第一种类型的定义，是目前比较常见且占主导地位的。其中有吴宝康教授主编的《档案学概念》，把档案定义表述为“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、保存备查的文字、图表、声音以及各种形式的原始记录。”《中华人民共和国档案法》第二条的档案定义就是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文件、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”1985年颁布的《档案著录规则》和1992年发布的国家行业标准即《档案工作基本术语》，也基本上属于同一种类型。
这种类型的档案定义，比较符合我国长期以来对档案和文件关系的认识，把文件与档案看成是两种不同性质的事物。这样，也就自然而然地把档案的本质属性理解为“原始记录性”或“本源性”，这种意义上的档案，在实际工作中，是定位于“归档后的文件”。
第二种类型的档案定义则在各种理论探讨中提出的，最早的比如陈兆祦、和宝荣教授的提法：“档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备考查的文件。”后来也有其它说法，如“档案是人们在社会活动中形成以备查考的非现行作用的文件。”
这种类型的档案定义，一般是通过分两步来进行解释的。第一步是对文件进行定义，把文件从狭义的理解和认识中解脱出来，达到广义的理解和认识层次上；第二步再在“文件”这个属概念下揭示档案的“种差”。这种定义档案的方法，比较接近于国外定义“档案”的做法。比如美国著名的档案学家谢伦伯格在其著作《现代档案——原则与技术》中，对档案的定义就采用这种分两步走的方法。另外，这种档案定义也比较接近国际档案理事会的档案定义，1984年国际档案理事会的《档案术语词典》中的档案定义是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件。”
以上两种类型的档案定义，孰好孰坏，难以直接断定。事实上这两种观点，一是站在传统立场或者说是我国当前工作实际基础上理解和认识档案、档案工作的；另一则是站在与国外趋同的立场、也可以说是在发展了的文件观基础上来理解和认识档案和档案工作的。这两方面的理由似乎都十分充裕，持这两种不同观点的学者也难以驳倒对方，因而，从我国档案定义探讨和争议的现状看，档案定义一时间是难以统一起来的。
（二）档案是一个什么性质的概念：单体还是集合？
档案到底是一个什么样的概念，应该说这个问题一直来大家都比较清楚的，或者说都了解所谓的“档案”是指什么。然而，这一、二年来我们档案界有些同志提出了一些新观点，这个问题似乎又糊涂了。这种观点认为：档案是一个集合概念，而不是单体概念，为区分这一点，必须再造一个“档案件”的概念。〔10〕
如果真正地追究起来，这种认为档案是一个集合概念的观点，并不是什么“新鲜货”，事实上，早在旧档案学期间，就有人提出了档案是一个集合体的思想。龙兆佛在其1940年出版的《档案管理法》一书中，区别文书与档案时就提出：“再就数量说，单一的文件叫文书，汇集同案的文件叫做档案，文书是组成档案的因子，档案是文件的集合体。”殷仲麒在其1929年出版的《中国档案管理新论》一书中也把“数量之不同”作为区分文书与档案的标志之一。建国后，我国档案专业教科书中也一直把这一说法继承下来了，在论述“文件”向“档案”转化的条件时，就把“按照一定的规律集中保存起来的”作为条件之一，并进一步提出：“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”
因此，关于“档案”是一个集合概念还是一个单体概念的问题其实是长期以来我们过份强调“档案是文件的集合体”这一说法造成的。
然而，“档案”必须是一种集合体吗？而文件就非得是一种单体概念吗？笔者认为，这两个问题是有必要作进一步探讨的。
从逻辑学角度看，概念既有单体性质的，也有集合性质的，又有单体和集合性质兼而有之的。档案与文件，从其属性上，应该是单体与集合性质兼而有之的事物概念，档案与文件的单体与集合性质是不相排斥的，就像“人”这个概念一样，既可能是全称的，也可以是特称的，不需要再造其它词来区别它的单体与集合性质。而且，我们在日常运用中，“一份档案”的意思也再明白不过了，而“一份档案件”的说法，则有画蛇添足之感了；同样，一份“文件”、“一组文件”的意思也十分明确，不能说文件就非得是一个特称（单体）概念了。
总而言之，在理论研究中，应明确研究对象的概念性质，要进一步简明概念本身，才能让理论容易理解。为此，我们不要再人为地把“档案”和“文件”这种概念在表述上引向复杂化，否则，既在逻辑上违反规则，同时理论上也没有生命力。
注释：
〔1〕陈鸿滨：《文书学概论》，1985年，辽宁大学出版社。
〔2〕梁毓阶：《文书学》，1985年，档案出版社。
〔3〕陈作明：《文秘工作原理与技术》，1995年， 中国档案出版社。
〔4 〕陈兆祦：《在山西省和太原市直属机关企业单位档案干部大会上的学术报告》，《山西档案》，1986年第3期。
〔5〕陈琼：《文件论》，载《文件论与档案管理》，1993年， 中国档案出版社。
〔6〕（美）谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》， 黄坤坊等译，1983年，档案出版社。
〔7〕Carol Couture,Juan-Yves Rousseau,The Life of a Document:Global Approach to Archives and Records Management 1987。
〔8〕陈兆祦、和宝荣：《档案管理学基础》，1986年， 中国人民大学出版社。
〔9〕傅荣校：《档案定义刍议》，《档案工作》，1991年12期。
〔10〕王玉声：《论档案三属性与档案定义三要素》，《档案学研究》增刊，1996年。