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电子图书馆是现代图书馆发展的方向，是未来图书馆的一种存在形式和服务方式。它不仅要为读者和用户提供一个良好的电子阅览环境，而且要为读者和用户提供“更广、更快、更精和更准”的信息服务。电子图书馆无论从资源构成、组织结构、服务形式和管理方式等方面都有别于传统图书馆和现代图书馆。简单地说，电子图书馆功能更多，服务能力更强，智能化程度更高，管理更方便。因而，它是一个功能强大的计算机信息管理和服务系统；要发挥其作用，就必须对其进行科学的管理，使各部门、各系统能够协调一致地工作，使读者的信息需求能够得到更好地满足。
1 电子图书馆的组织结构
传统图书馆根据其工作和职能通常设置有采访部、编目部（或采编部）、参考咨询部、流通部和阅览部等。而现代图书馆除有这些传统的部室外，一般还有情报部（检索室）、期刊部和计算机部（或技术部）等。但不同地区或不同类别的图书馆，其部室名称和数量略有差别。然而，当现代通信技术、计算机技术、网络技术和多媒体等在图书馆的应用，使图书馆的工作进一步的计算机化和智能化，使传统图书馆的工作方式和职能发生了深刻的变化。因而，现代图书馆信息化的必然结果就是电子图书馆或数字图书馆，其直接表现就是信息技术在图书馆的广泛应用，其标志就是读者和用户的文献信息需求得到更好地满足。所以，电子图书馆无论其文献信息的加工、管理和服务方式和手段都区别于现代图书馆。因而，其组织结构和管理方法较现代图书馆都应有所改进和发展。根据电子图书馆的工作内容和服务方式，我们可以设立如下部室或组：办公室、电子文献信息采编部、电子文献信息开发加工部、信息咨询服务部、多媒体阅览部、计算机及网络管理部。
1.1 办公室。 电子图书馆办公室的职能与现代图书馆办公室的职能基本相同，但工作内容有所发展。它不仅要负责馆内各职能部室的工作协调，协助馆长做好业务、行政等工作，而且要积极加强对外联系，建立有关的资源共享关系和发展新用户。
1.2 电子文献信息采编部。 传统图书馆和现代图书馆的采访和编目部，是图书馆内务工作的主要部室，它担负着文献的采购、验收、财产登记和编目以及书目排序等工作，其工作对象是“文献”。电子图书馆的馆藏文献信息资源形式发生了变化，但它同样存在着馆藏建设这一任务。因而，文献信息采编部，同样负责文献信息资源的采购、验收和财产登记，只是采访对象发生了变化，它将以“信息”为工作中心。区别之二就是，电子图书馆不再需要向传统图书馆和现代图书馆那样，对每一本图书或期刊进行分类、编目、打印卡片目录等。电子文献信息的分类加工工作——MARK数据的生产，将利用“计算机辅助标引系统”直接进行。这一系统的发展，就是计算机自动化分类编目专家系统，使图书馆主要的内务工作由“手工”向“智能化”发展。区别之三就是，读者的书目查询工作，将由传统的手工“卡片查询或工具书查询”变为计算机终端书目信息查询。这一变化不仅提高了读者的查询速度，而且还同时提高了“查全率”。另外，读者还将知道所需图书的“去向”，为有效的“催还图书”和“预约借阅”奠定了基础，它将保障“重要读者”的借阅需求，提高我们的文献服务质量。图1 是传统图书馆和电子图书馆采编工作的流程，从中我们不难看出二者的差异。〔1〕 简单地说，电子文献信息部负责电子馆现实馆藏的采访、加工和馆藏电子文献目录信息数据库的建设工作，通过电子文献目录信息数据库实现与网络上其他成员馆的信息资源共享。另外，电子文献信息部的另一个重要职能就是与其他成员馆的合作、协调工作，实现联合采访和联机分类编目等工作，从而完成虚拟馆藏的开发和建设工作。
1.3 电子文献信息开发加工部。为了摆脱经费不足的困境， 我们馆员作了不少有益的工作。其中文献、信息的开发和加工工作，一度作为我们深化图书馆改革的一项重要内容。一些图书馆做得较好，取得了较大的成绩，既提高了服务水平，又增加了经济收入。但绝大多数馆由于种种原因，没有深入开展这项工作。实质上还是图书馆员被动服务的思想观念没有转变过来。电子图书馆要面向社会各类读者和用户，它将由一个纯公益性的事业单位，转变为一个信息中介组织和信息商品生产机构的综合体。被动地等待读者和用户的工作方式将会影响电子图书馆功能和效益的发挥。最终将被社会所淘汰。电子文献信息开发加工部一方面要对原有馆藏文献进行深入地开发，加工成电子信息，通过计算机网络为社会服务；另一方面要发挥电子图书馆智能化和网络化优势，主动收集读者和用户需求信息，及时开发、加工社会文化和经济生活所需的信息商品，为企事业单位或个人用户服务。
1.4 信息咨询服务部。 图书馆的服务通常可分为文献借阅服务和信息服务。信息服务是图书馆中较高层次的服务形式。一般信息服务都有一定的针对性，过去多为用户提出查询要求，图书馆员根据用户的需求制定检索策略，然后通过手检或机检获得检索结果，必要时可以征求用户对检索结果的意见，再进行检索。
信息服务又可以分为信息检索服务和信息咨询服务。信息检索（光盘检索或联机检索或网络查询）服务仍是电子图书馆的一项主要工作。信息咨询服务是图书馆信息服务的高级形式，它较信息检索服务层次更高，综合性更强。信息咨询服务一般要经过：用户信息咨询需求提出、用户信息咨询需求分析、信息咨询服务洽谈和咨询合同或协议的签订、信息咨询服务项目的实施、信息咨询报告的编写、信息咨询服务终结等过程。〔2〕电子图书馆是未来信息社会的信息中介和信息服务机构。信息咨询将是其未来发展最重要的一项服务形式。电子图书馆的信息咨询顾问（传统图书馆或现代图书馆的馆员）将借助于先进的计算机网络，利用丰富的电子信息资源为用户提供多层次、多形式和多种类型的信息咨询服务。
1.5
多媒体阅览部。多媒体阅览是传统图书馆图书和期刊阅览的发展，是图书馆服务方式的一种变革。由于电子文献的高度共享性，电子图书馆的传统服务方式以电子文献的阅览为主。电子图书馆的阅览部将利用多媒体终端，为读者提供电子图书、期刊或其他信息资料的阅览服务。读者既可以到馆内的多媒体阅览室阅览，也可以通过网络进行“远程阅览”。因而，电子图书馆的阅览室有集中和分散两种形式。集中阅览室设在电子图书馆内，而分散阅览室将分散在计算机网络所延伸到的所有地方。它可能是教研室、办公室、家庭、学生宿舍或咖啡馆等。电子图书馆通常不开展电子文献的借阅服务，而有条件地提供电子文献的复制服务。电子出版物的复制将依据“版权法”，有条件地开展，通常是有偿收费服务。
1.6
计算机网络管理部。电子图书馆栖身的智能型建筑物，内部有大量的信息技术设备和各类计算机局域网，因而计算机等信息技术设备和计算机网络的管理工作就显得格外重要。计算机网络管理部的职责就是各类网络的管理和维护，确保整个大楼各计算机局域网正常工作。具体的工作有，计算机等设备的定时检查、维护；网络的检测和维护。故障的分析和排除。设备的安装和更换。各类管理和服务软件的维护、更新和开发换代。读者和用户的技术咨询等等。
1.7
馆员及用户教育发展部。馆员和读者教育工作其实早已开展，但没有提高到这一高度。现在高校图书馆中，绝大多数开设了“文献检索”课，但它不是读者教育的全部。馆员的教育（业务学习），各馆差异很大，但都没有向现在这样问题突出。信息技术在图书馆的广泛应用，使许多馆员既欣喜，又恐惧。欣喜的是图书馆将获得大的发展。恐惧的是自己是“计算机盲”，担心被时代所淘汰。因而，他们渴望获得有关新的知识和技术。
馆员教育不是电子图书馆新的工作内容。它不仅要教会其对计算机等信息技术设备的操作和使用。更重要的是使其转变观念，由被动服务变主动服务；由传统文献服务变电子信息、咨询服务，最终使其过渡到信息咨询顾问。总之，要有“用户观念和市场意识”。
总之，图书馆的电子化、网络化和信息化将导致现代图书馆组织结构重组。其中主要有以下方面的变化。
（1）体系结构由实体图书馆向实体与虚拟图书馆并存转移〔3〕。传统图书馆是实体，由馆舍、藏书、设备、人员和服务五大要素组成。国际互联网的普及，为文献信息服务提供了一个全新的信息环境。它具有广泛的信息资源、众多的用户、多变的检索手段和信息服务专家，它以空前的规模将用户、信息资源和计算机信息系统连接起来，支持一系列信息传递与服务形式，形成一种新信息交流方式。这种新的信息体系就是电子图书馆或数字图书馆的体系结构，一种新的信息服务综合体。
（2）组织结构的管理层次将减少。传统图书馆的组织是由馆、 部、室、组等组成的多层塔式结构。电子图书馆将全面实行办公自动化，信息在各层的流动将加快，基层和中层之间的信息时差将减小。或者说，信息化将减弱“中层”管理人员的作用。这样，未来新型图书馆（包括电子图书馆在内）的组织结构，将有“多层塔式”向层次较少的“扁平式”发展。
（3）电子图书馆的部室数量将减少，但职能将增加。 传统图书馆是按采、分、编、典、流等一条龙的工作方式。一般图书馆围绕这一工作流程和文献的层次（期刊——一次文献，检索工具——二次文献），根据其相应的“职能”，将部室划分为——采访、编目、流通、阅览（教师阅览室、学生阅览室等）、期刊（中文期刊组、外文期刊组，或期刊一部、二部等）、情报、计算机或技术部等等。而随着图书馆的进一步开放和计算机化，一些部室之间的职能更加相近，之间的界限更加模糊，如实行计算机借阅和全开架阅览，使得流通和阅览的职能趋向一致；图书馆计算机集成管理系统的使用，使得采访和编目的工作内容大量重复；实行计算机检索和阅览，使得以文献信息的“层次”划分部室变得没有必要。因而，电子图书馆的部室数量将减少，而其职能将增加。
（4）电子图书馆的管理人员和普通服务人员将减少， 而高层次的信息咨询服务人员将增加。图书馆的电子化和信息化，并不排斥传统图书馆，就业岗位也并非一定要减少。但为适应图书馆的发展，在组织结构重组的同时，人员构成结构将发生变化。图书馆员必须更新知识结构，学习新技术，完成由“文献服务”到“信息服务”的转变，提高自己信息服务能力。电子图书馆的一般信息检索等服务，将由读者或用户自己完成。图书馆员要做的工作，一是文献资料的电子化和信息化；二是较高层次的信息咨询服务。这样，较低层次的管理和服务人员要相对减少，高层次的信息咨询服务人员要相应增加，而且，从事信息咨询服务工作的馆员，还要树立市场观念，完成由“图书馆员”到“信息咨询顾问”的转变。
2 电子图书馆管理智能化的内容
图书馆现代化已被广大图书馆和馆员所认识，而其智能化，现在还未引起他们的注意。但图书馆现代化与智能化不同。各种功能的现代化是图书馆智能化的基础和发展的必然阶段。而智能化是从整个建筑物的整体出发，既要考虑建筑物内部各功能的自动化、计算机化，又要考虑建筑物本身管理的自动化。而且，智能化是一个高度集成的计算机网络系统，与图书馆内部某项工作的自动化有较大的差别。电子图书馆要为广大读者提供一个舒适的阅览环境，使读者在良好的氛围中获得优质的信息服务。因而，仅有文献资料管理的现代化和计算机远远不够，必须把电子图书馆建设成一个有较高智能的智能大厦。根据前两部分的分析，电子图书馆的管理应实现五化：（1）办公自动化（OA）；（2）通讯自动化（CA）；（3）信息管理和服务自动化（MA）；（4）楼宇自动化（BA）；（5）消防自动化（SA）。
智能大厦是建筑技术和信息技术相接合的产物。电子图书馆是一个公共的信息服务场所，其主要职能是电子文献资源的收集、整理、开发、管理和服务。它不同于一般的智能大厦，对信息技术有更高的要求。概括地说，要把电子图书馆建设成“5A”级的智能大厦，应有三大部分组成：（1）通信自动化系统（Communication Automatic System， 简称CAS）；（2）电子图书馆信息综合管理与服务系统，即一般智能大厦所谓的办公自动化系统（Office Automatic System，简称OAS）；（3 ）电子图书馆大楼自控系统，即智能大厦的楼宇自动化系统（BuildingAutomatic Control System，简称BAS）。
2.1 电子图书馆的通信自动化系统。 主要包括结构化布线系统、集成网络系统程控交换机，无线和有线多媒体通讯系统，电视会议系统，Internet网络服务、馆际互借和信息交换等等。电子图书馆是一个高度开放的计算机系统。它在利用自身的微机局域网为本馆现有读者和用户服务的同时，希望与其它电子馆或信息服务机构或信息服务中介人合作，并取得其信息资源的利用权——信息资源共享。就是说，电子图书馆的通讯与网络管理子系统，要提供图书馆内外的一切语音、数据和图象通信。既要保证馆内语音、数据和图象的传输，又要与楼外通信网相联，以达到互通信息，共享信息资源的目的。电子图书馆的通信与网络管理子系统主要包括：以多功能电话、传真、数据终端等为主的通信网；馆内的局域网，它将馆内的各种终端和工作站等联网，实现数据通信；另外，还有远程数据通信网。电子图书馆的主干网通过网间接口与远程通信网相连，从而实现整个图书馆与外界的远距离通信联系。
2.2
电子图书馆文献信息综合管理系统。信息综合管理服务系统是电子图书馆智能化的核心。它将决定馆藏信息资源的管理效率和服务质量。它将包括综合信息资源和数据库的管理、读者管理、服务项目管理、收费及财务管理。具体它将包括多媒体导读子系统；信息资源管理子系统；信息服务子系统和读者管理子系统。
（1）电子图书馆多媒体导读服务系统。 多媒体导读系统是电子图书馆智能化的一个方面，通过导读系统读者可以方便快捷地了解电子图书馆的馆藏资源数量、分布、服务项目等情况。多媒体导读系统有三个子系统构成。一是图书馆简介子系统。它将利用声音、文字和图象告诉读者馆藏电子文献信息资源的数量、种类、使用和分布情况，告诉专业信息咨询顾问的数量、名字、职称和所属部门，还将告诉读者职能部门的数量、所处位置和所提供的服务以及有关人员的联系电话等等。二是电子图书馆使用简介子系统。它将以具体生动的事例告诉读者有关各功能的使用方法。如，如何使用多媒体阅览室；如何利用图书馆局域网上校园网，上CERNET或Internet；如何通过本馆网络实现馆际资源共享；以及如何办理借阅证或设立自己的电脑终端等等。三是馆藏电子信息资源查询子系统。以及如何办理借阅证或设立自己的电脑终端等等。三是馆藏电子信息资源查询子系统。它将告诉读者他所要查询的信息本馆有否收藏；如果没有，从何处可以获得有关信息的服务等等。
（2）电子图书馆信息资源管理子系统。 信息资源是图书馆开展工作的物质基础，是电子图书馆最重要的财富之一。它是电子图书馆综合信息管理系统的核心。广义地说，电子图书馆的信息资源包括电子信息资料——各类电子文献和各类信息技术设备及其计算机网络系统两大部分。其中电子文献是主要的信息资源。因而，电子文献的管理是本部分的重点。本部分的核心是对电子图书馆的馆藏电子文献的科学管理和服务的实事控制。它包括电子图书馆的各种功能体系，如电子图书馆的计算机建成管理系统，各类计算机光盘服务系统，各类网络的联机检索系统等等。
2.3
电子图书馆大楼自控系统。楼宇自动化系统是以中央计算机为核心，由多种多样的楼宇控制子系统组成的综合体系。它主要包括能源管理、安全保卫、空调和其它设备监控系统等。电子图书馆的楼宇自动化系统的功能是，馆内照明电灯、空调等各种动力设备的启／停控制与监视，各类设备运行状态的显示、设备非正常运行状态报警和动力设备的节能控制等。实现自动化后，馆内各子系统之间可以进行信息互换和联动，实现最优化控制各类，从而提高整个图书馆的安全和舒适性，节约能源，降低费用〔4〕。
3电子图书馆的计算机及网络管理
近两年国际计算机互联网络获得了飞快的发展。我国也已经建成了以中国科学院互联网（NCFC），国家教委互联网（CERNET），邮电部互联网（Chinanet）和电子部互联网（ChinaGBN，又称中国金桥网）四大网络为基础的中国计算机互联网络系统。现在图书馆可以很方便地入网，利用网络上的公用或免费信息资源。计算机互联网的发展有力地促进了现代图书馆向电子图书馆、数字图书馆或网络图书馆的发展进程。它使传统图书馆的性质发生了改变。图书馆成了一种更加面向大众的新型的信息中介机构， 而不是少数学者皓首穷经或供人单纯消遣的场所〔5〕。这些变化方便了读者和用户，增加了图书馆自身的管理工作。
3.1
电子图书馆计算机系统管理。随着通信技术、计算机技术、网络技术和多媒体技术在图书馆的广泛应用，将把原来一个个孤立、分散的图书馆连在了一起，形成一个大的计算机广域网。现在，计算机和国际互联网络正在变革图书馆的工作，使其适应信息社会广大读者和用户的需要。计算机在现代和未来图书馆中的作用越来越重要。在电子图书馆中，计算机网络系统将起到中枢和主干的作用。一套设计先进的计算机网络系统将CA、BA、OA等系统有机地接合在一起，使电子图书馆的工作人员和读者共享馆内的信息资源（包括数据、文本、语音和图象等等），并且能与全球计算机网络Internet联网，获取世界各地的信息资料。
计算机技术已由原来的大型主机结构正向着以局域网为基础的、面向分布式计算的客户机／服务器（Client／Server）方式进步。ATM 是一种极高速的传输技术，它采用了高带宽、低时延、包交换及多路复用等技术。而且，从长远看，ATM 将能够在一个高容量的网络架构下将数据、语音和图象的各种LAN、WAN和公众电信网联结在一起。ATM 与以前的网络技术不同，它不局限于特定类型的网络或特定类型的传输 〔6〕。电子图书馆的计算机网络是一个以ATM（或其它100MBPS速率以上的网络）为高速主干，与国内和国际计算机网络相连的现代化计算机网络。根据这一设想，电子图书馆计算机网络的总体结构如图1所示。
3.2 电子图书馆网络的管理。 电子图书馆的网络管理是一项非常重要的工作，这项工作由网络管理部具体负责。在网络电子图书馆中网络与计算机一样，已成为整个智能图书馆大厦关键的一部分。因而，网络管理就变得更加重要，网络管理部在电子图书馆中的地位越来越突出。网络管理应具有以下功能〔7〕：
（1）故障管理。包括诊断网络异常、 将网络故障隔离在最小可定义的域内，尽量缩小并能控制故障。
（2）性能管理。包括分析网络出错率，分析网络吞吐量、 分析优化网络性能的参数。
（3）配置管理模块。包括检测逻辑定位信息、 并处理网络设备状态。
（4）安全管理模块。包括提供网络优化不同层次的存取权限。
（5）物理层管理模块。 物力管理者不仅可以在屏幕上直接看到整个网络的物理布局，还可以利用该模块与其他模块之间的紧密集性，在检测到故障时进一步利用模块检查所有可能导致故障的物理部件，从而迅速排除故障。
（6）故障跟踪与处理模块。 排除故障、报表生成等一系列工作均电子化。
为了实现网络的管理，可设置一台网络管理机，配置一套功能强大的网络管理核心软件，将它接在主干网上。以集中式的管理模式，对整个大楼的局域网实行管理。如果远程端的计算机系统配有SNMP（简式网络管理协议）的管理软件，管理系统也能了解远程端计算机的某些网络管理参数。
总之，电子图书馆是一种新的图书馆管理模式。从形式上看，各类信息技术在电子图书馆内得到广泛的应用。从服务上看，它将利用各类计算机网络和信息技术设备，为读者或用户提供更加快捷的信息服务。但是，要充分发挥其功能优势，就必须加强科学管理。就必须对传统图书馆或现代图书馆进行改革，使各部门、各系统之间协调一致的工作。我国现在虽然还没有真正意义上的电子图书馆，但我国图书馆正在实现计算机化和现代化。它是电子图书馆建设的必然阶段和基础，因而，从现在开始，我们就应该对图书馆的组织、管理、工作和服务等进行科学的改革，以适应未来发展的需要。
本文为“国家社科规划基金“九五”项目，“电子图书馆研究”第六章中的部分内容
收稿日期 1997.11.13，编发者 王孝