商业零售企业代销商品的管理与核算，本文主要内容关键词为：零售企业论文,商品论文,商业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
代销是目前我国商业企业尤其是大中型零售企业广泛采用的一种商品销售方式，越来越受到商业企业的青睐。笔者1999年2月份对怀柔县城内五大商业零售企业的代销商品情况进行了调查，结果表明，1997年代销商品销售额平均占商品销售额的35%，而1998年平均占商品销售额的43%，同比增加了8%；代销商品库存比重由1997年末的41%上升到57%；品种比重由31%上升为52%。可是通过调查也发现，多数企业忽视了对代销商品的核算与管理，如，代销商品不入帐，核算手续不完善，管理制度不健全，以至造成差价流失，业务部门吃回扣等管理漏洞。因此，加强代销商品的管理，正确核算金额巨大的代销商品，对商业企业具有重要的意义。
一、代销概念及方式
代销简单地讲就是商品所有者委托他人代其销售某商品的一种销售方式，前者一般称为委托代销方，后者称为受托代销方，代销商品对委托方而言，是委托代销商品；对受托方而言，是受托代销商品。代销通常有两种方式：一种是视同买断的代销方式，另一种是收取手续费的代销方式。视同买断的代销方式是指委托方按协议价格将商品委托给受托方进行代销，受托方按接收价格接收代销商品后，实际售价可由受托方自定，从而赚取零售价与接收价之间的差价，这种做法与商业企业经营的用自有资金按进价购入，再按售价卖出从而赚取商品进销差价的自购自销非常相似，所以这种代销方式还可称为自购自销的代销方式。收取手续费的代销方式是指委托方以零售价将商品委托给受托方代销，受托方将代销商品按零售价销售后，按其代销商品的零售额收取一定比例手续费的一种代销方式，这种代销方式与第一种方式相比，主要特点是，受托方通常要按照委托方规定的价格出售，不得擅自改变售价。
二、建立健全代销商品管理制度强化内部控制
事实表明，代销的确是受托与委托双方互惠互利、利工利商、利购利销，两权其美的一种经营方式。但是审计调查发现，当前代销业务管理中存在问题却是不可忽视的。
（一）进销不入帐，生意“飞过海”。据有关资料表明不少单位代销商品入库均不开验收单，只有白条或记备查簿，财会部门无法入帐，以致造成私分差价，挪用销售款，现金沉淀，坐支销售款等一系列问题。
（二）收索“回扣”预付货款，造成有问题商品。经审查发现，某企业，某柜组一个组长在审查中一次就交出“回扣”9000多元。还有的组长收了“回扣”放弃原则，让假冒伪劣和无商标、无厂址、无合格证的“三无”商品乘机挤进了柜台。坑害顾客，也坑害企业。还有的将正常商品压库，专门推销代销商品，“不要指标要钞票，富了‘和尚’穷了庙”。
（三）代销责任不明，商品保管不善，普遍存在货款长期拖欠。有的到期不及时退货造成商品过期；有的乱堆乱放，造成霉变破损；有的东拖西拉、个人借用，造成缺少损失。不仅影响了委托和受托双方的关系，而且影响了代销业务的发展。
（四）帐内帐外相互调节，指标失实，库存失控。审计调查中了解到有些部门承包人将代销商品进销列帐外帐，代销收入到小金库，当销售利润指标完成不好时，就从代销中转一部分抵算指标，指标完成较好时又将其隐藏起来。不少企业库存商品，代销自营混堆混放，无法分清，进货不入帐，库存余额赤字严重，隐藏了库存的真实情况。不仅给少数人钻了空子，企业带来了损失，而且不切实际的财会统计资料给领导带来了决策上的失误。
存在这些问题的原因，经分析，概括起来主要有三个方面：
（一）控制制度不够严密。代销业务环节上几个关键控制点失去了控制。具体表现为五不严：(1)签约不严。审计调查表明有80%以上的代销业务没有书面合同，多数只是口头协议；(2)审批不严。具调查某企业，柜组接受代销商品不需经任何部门或领导审批；(3)核价不严；(4)验收不严；(5)结算不严，货款不经财务部门统一结算。总之以上表现说明，内控制度不严是当前代销业务管理中一个较为普遍的问题。
（二）核算方法不够完善。实际工作中不少单位代销商品入库不入帐，售后付款再补作验收。财会部门听其帐报记帐，不结不记帐，不报也不记帐，根本无法掌握和控制。
（三）“回扣”之风影响甚广。近年来“回扣”之风盛行，一些企业把“回扣”看作放开搞活的“法宝”，一些生产厂家和个体户盲目发展生产，不在产品质量上做文章去赢得市场，而是不择手段，靠“回扣”推销，靠“回扣”起家，靠“回扣”发财，而我们有些意志薄弱者容易接受这种形式，谁的“回扣”高就为谁代销。造成了一些不正常现象。
为了加强代销商品的管理，堵塞经营环节的漏洞，企业必须制定代销商品经营与结算过程的管理制度，强化内部控制。
（一）明确规定代销的经营原则。经营代销商品，必须坚持对消费者负责的原则，做到质量可靠、数量适宜、价格合理、讲求信誉，对无产品合格证、生产许可证、卫生合格证、以次充好、以假充真产品一律不能经营。同时要根据商品销售状况确定批次进货数量，以避免双方资金、设施、人力、运力、仓储的浪费。凡是按收取手续费方式代销的商品，在协议售价时一般应要求低于或相当于同质同类商品的市场价格。开展代销业务前委托方和受托方必须签订协议，双方都要讲求信誉。受托方不应将已销售的商品资金挪作它用，借故拖欠、苛扣货款及商品。
（二）明确规定代销业务的审批权限。代销商品因其数量大、品种多，核算方式与自营商品有较大差异，因此，要求我们对代销商品按不同的供应商、不同商品种类区别对待，特别是在确定代销业务的审批权限时，既要考虑代销商品进货过程要堵塞漏洞，防止吃回扣等现象，也要考虑适销对路商品能及时上柜，尽快产生效益。确定代销商品审批权限时应作如下工作。
1.代销商品一律应签订书面协议，严禁口头协议。协议内容应包括产品数量、质量、结算价格、送货方式等内容，协议或合同签订后应交财务部留档备查。
2.对信誉较好、建立供销关系时间较长、有稳定供货渠道的委托代销商，实行业务部门先同供货商签订协议，事后审查的制度。
对初次打交道的供应商，必须由业务部门调查清楚供货商的详细情况，报送主管经理审批后，再签订协议。主管经理随时监督合同执行情况。
3.对额度较小、进货频繁、适销对路的商品，业务部门有权同其签订合同。
4.对额度较大、周转时间较长的商品，业务部门在充分研究市场的基础上，上报领导共同签订合同。
（三）加强代销商品的价格管理。代销商品分视同买断代销和收取手续费代销。
对视同买断方式代销商品，企业对其价格的确定灵活性较大，应视同自购自锁商品的定价原则确定销售价格。
对收取手续费方式代销商品，在签订协议之前，应先对市场同类商品进行充分调查了解，在同等质量条件下，要求供货商不得以高于市场同类商品价格供货。
（四）加强代销商的结算。代销商品要由实物负责柜组向财务部门提供“商品销售情况报告单”，由会计人员根据协议价格及“商品销售情况报告单”给委托人办理货款结算。
（五）建全代销商品的管理手续。要求实物柜组对所经营的代销商品和经销商品手续必须分开，单独管理。做到代销商品一进入企业就得验收入库，会计部门和实物柜组平行记帐，定期核算，做到有货有帐，单货同行，帐帐相符，帐实相符。
（六）要加强库存代销商品保管制度。要求代销商品必须视同自营商品一样管理，与自营商品分开存放，确保代销商品的安全。
三、代销商品的核算手续及会计处理方法
目前，企业对代销商品核算手续及会计处理不统一，存在最大的问题，一是代销商品不入帐；二是违背了代销商品的性质，核算不规模。如：接受代销商品时会计处理没有依据《商品流通企业会计制度》规定，按零售价借记“受托代销商品”帐户（资产类），按接收价贷记“代销商品款”帐户（负债类）和按差价贷记“商品进销差价”帐户。多数企业都适同经销商品，直接按售价借记“库存商品”帐户，按接受价贷记“应付帐款”帐户和按差价贷记“商品进销差价”帐户及其他有关帐户。代销商品究竟应该怎样核算，我认为这个问题应该从代销商品的性质入手分析，代销商品性质决定其正确的会计处理方法。
按照《企业会计准则》规定，商业企业持有并正在销售的商品，只有所有权在商业企业手中的那部分存货才是商业企业的存货，任何形式代销的商品都不是商业企业的存货，商业企业绝不能以任何理由将它们完全按企业自己的库存商品一样进行会计处理，并列入企业自己的资产负债表中。否则，就严重歪曲了事实，与会计核算的客观性原则相悖。如何对代销商品核算是一个原则性的问题，不应模棱两可，即便代销商品占柜组销售的比重较高，也不能将它按企业自己的库存商品来处理，因为从本质上说，在代销商品销售以前，它是其他企业的资产，受托方只是替人销售，并有着赚取毛利的机会，只有当代销商品真正被销售了，受托方的利益才得以实现，受托代销的商品才结束其纯粹代销的性质，并体现出与受托方库存商品同样的功能。
由此可见，零售企业在处理以视同买断方式代销的商品时，应注意把握以下原则：一是销售以前的代销商品不能做存货入帐，不能参加商品进销差价的计算，更不能反映在资产负债表中；二是销售以后的代销商品应与自有的库存商品一样按月反映其商品销售收入和商品销售成本，月末要参加商品进销差价的计算与结转；三是正确处理委托方的与受托方的税金的核算。根据这些原则，企业会计人员可设计出不同的会计处理方法，本人现提出一种模式供研究，具体方法如下：
（一）会计科目设置。受托单位接受的代销商品既然不属于本企业的库存商品，因此按照现行会计制度规定，应设置“受托代销商品”科目，核算企业接受其他单位委托代销的商品，并按委托单位设置明细帐户进行分类核算；对企业接受代销商品的价款，应按现行会计制度规定设置“代销商品款”科目，并按实物负责人设置明细帐户进行核算，为正确计算当月已销商品的进销差价，还应将代销商品的差价单独设专户核算。
（二）帐簿设置。会计部门应按委托单位分户设“代销商品款”明细分类帐，反映接受代销商品全部价款，按实物负责小组设“受托代销商品”明细分类帐。实物负责小组需建立代销商品数量金额帐，按品种反映代销商品的规格、型号、数量、进价、进项税、售价、销项税、商品进销差价等。同时还应按委托单位建立代销商品金额帐。柜组每月要与会计部门核对帐目，做到帐帐相符。
（三）进货手续处理。接收代销商品时，柜组根据代销商品协议书或合同书的有关条款，对所接收的代销商品点验后，填制“代销商品验收单”一式三联，一联留存，二、三联连同协议书、委托方发货的原始凭证送会计部门，会计人员审核无误后签单，将第三联退回柜组。
（四）代销商品销售手续处理。不易分清库存商品和受托代销商品各销售多少，为了简化手续，平时的商品销售只反映库存商品销售，不做受托代销商品的帐务处理。
（五）代销商品变价核算。代销商品变价主要有以下两种情况，一种是下调价格。即由于代销商品零售价格、花色品种、质量等原因，形成滞销商品，委托方为了扩大销售，减少损失，同意降价出售。另一种是上调价格。无论出现那种情况，均涉及到代销商品的进价、售价和差价。基于这种原因，为了核算上方便起见，代销商品变价时，由柜组根据代销商品结存数量，填制红字“代销商品验收单”，冲销原单价的代销商品数量，然后用蓝字填写新单价相同数量的“代销商品验收单”，传递手续与接收代销商品手续一致。
代销商品采取上述管理及核算办法，虽然帐簿设置较多，会计部门和柜组的工作量较大，但是做到自营商品和代销商品单独核算，达到了帐帐相符和帐实相符的要求。会计部门日常管理中均能通过“库存商品帐户”和“受托代销商品帐户”控制各实物负责人经销库存和代销商品库存，从而能够避免业务人员与委托单位作弊而造成商品积压损失，使企业的管理更加完善。